Podologie
KI-Telefonassistent Podologe: Rückrufbitten statt Klingeln während der Fußbehandlung
Während der Behandlung nimmt ein KI-Telefonassistent Podologe und Team die Anrufe ab, für die sonst die Hände frei sein müssten. Wer gerade einen Nagel abträgt, eine Schwiele abtrennt oder einen Fußabdruck für Einlagen nimmt, kann nicht abheben, ohne Handschuhe und Instrumente abzulegen. ClinicAll meldet sich in dieser Zeit als Empfang Ihrer Praxis, fragt nach dem Anliegen und fasst es für Sie zusammen.
Patientinnen und Patienten einer Podologiepraxis rufen wegen Fußpflege, Hühneraugen, Einlagen oder einer Fußkontrolle bei Diabetes an. Häufig meldet sich eine Angehörige oder ein Pflegeheim für jemanden, der schlecht zu Fuß ist. Jeder Terminwunsch erreicht Ihr Team als Rückrufbitte im Dashboard; Sie rufen zurück und bestätigen den Termin. Der Telefonassistent gibt keinen medizinischen Rat und verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin.
Eines ist für eine deutschsprachige Praxis entscheidend: Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft, Deutsch ist es nicht. Der Telefonassistent passt deshalb zu Podologiepraxen, die ihre Anrufe auf Französisch oder Englisch bekommen, etwa in Luxemburg oder im französischen Grenzgebiet. Die folgenden Abschnitte zeigen die typischen Anrufe einer Podologiepraxis, den Weg eines Terminwunschs, den Umgang mit dringenden Fußproblemen und die Berufsregeln am Telefon; zu anderen Praxisarten gelangen Sie über die Übersicht aller Fachbereiche.
Für diese Fachrichtung ist noch keine Terminsoftware angebunden: Die KI-Rezeption nimmt den Terminwunsch auf, und Ihr Team ruft den Patienten zur Bestätigung zurück.
Ihre Anrufe in der Praxis
Ein typischer Anruf gilt einem Termin für die medizinische Fußpflege, häufig im gewohnten Abstand zur letzten Behandlung. Der Telefonassistent fragt nach Name und Geburtsdatum, ob der Patient schon bei Ihnen war und an welchen Tagen und zu welcher Tageszeit er kommen kann. Er notiert auch, ob jemand den Patienten bringt, denn davon hängt oft ab, welcher Termin überhaupt infrage kommt.
Anrufe zum Verschieben, Absagen oder Bestätigen eines Termins nimmt ebenfalls der Telefonassistent an. Der Telefonassistent verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Notiert werden der betroffene Termin und ein Zeitpunkt, der dem Patienten stattdessen passen würde; fragt jemand nur, ob sein Termin am Dienstag noch steht, wird auch daraus eine Rückrufbitte, weil er Ihren Kalender nicht einsieht. Eine Absage, die früh im Dashboard steht, gibt Ihnen die Chance, den Platz an einen Patienten mit akuten Nagelschmerzen zu vergeben.
Für eine podologische Untersuchung oder neue orthopädische Einlagen planen Sie mehr Zeit ein als für eine Fußpflege. Der Telefonassistent fragt deshalb, ob es um eine erste Untersuchung, um Einlagen oder um eine Kontrolle geht. Er notiert, ob der Patient eine Verordnung, alte Einlagen oder frühere Befunde mitbringen kann, damit Sie beim Rückruf gleich den passenden Zeitblock vorschlagen.
Ein eingewachsener Nagel, ein Hühnerauge, eine Schwiele, die bei jedem Schritt drückt: Wer deshalb anruft, möchte bald kommen. Der Telefonassistent schreibt die Beschwerden in den Worten des Anrufers auf, an welchem Fuß und seit wann, und bewertet sie nicht. Ob der Termin noch in dieser Woche sein muss, entscheiden Sie; Fieber oder eine Rötung, die sich ausbreitet, fallen unter Ihre Notfallregeln im nächsten Abschnitt.
Patienten mit Diabetes rufen an, um die Beurteilung ihres Fußrisikos oder vorbeugende Behandlungen zu organisieren, nicht selten auf Anraten ihres Hausarztes. Der Telefonassistent hält fest, ob es um eine erste Einschätzung oder eine laufende Betreuung geht und ob eine Verordnung vorliegt. Erwähnt der Anrufer eine offene Stelle oder Wunde am Fuß, gilt nicht mehr der gewöhnliche Terminwunsch, sondern die Regel, die Sie dafür hinterlegt haben.
Bei Preisen, Erstattungsbedingungen und erforderlichen Unterlagen stützt sich der Telefonassistent allein auf die Angaben, die Ihre Praxis hinterlegt hat. Ob die Krankenkasse, die Assurance Maladie oder die CNS etwas übernimmt, hängt vom Land und vom Einzelfall ab. Fehlt eine Angabe, schätzt er keinen Betrag und sagt keine Erstattung zu, sondern nimmt die Frage als Rückrufbitte auf.
Sind die Einlagen fertig, drücken sie nach den ersten Tagen oder passen sie nicht in die neuen Winterschuhe, ruft der Patient wieder an. Der Telefonassistent fragt, ob es um die Abholung, eine Kontrolle oder eine Anpassung geht, und notiert, was genau stört. So sehen Sie schon vor dem Rückruf, ob ein kurzer Termin genügt oder ob Sie die Einlagen nacharbeiten müssen.
Hausbesuche fragt selten der Patient selbst an, sondern ein Pflegeheim, eine Tochter oder ein Nachbar. Der Telefonassistent notiert die Adresse, für wen der Besuch gedacht ist und wer den Rückruf entgegennimmt; zusagen kann er den Besuch nicht. Wer selbst kommt, fragt eher nach dem Aufzug, einem Parkplatz vor der Tür oder einem stufenlosen Eingang, und diese Auskünfte gibt er, sofern Sie sie hinterlegt haben.
All diese Anrufe kommen, während Sie am Behandlungsstuhl sitzen, und in einer Podologiepraxis ist das fast der ganze Tag. Was unbeantwortete Anrufe Ihre Praxis kosten können, rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen im Rechner für verpasste Anrufe nach. Der Telefonassistent nimmt in dieser Zeit ab, und die Rückrufbitten warten im Dashboard, bis Sie zwischen zwei Behandlungen nachsehen.
- Einen Termin für eine medizinische Fußpflege vereinbaren
- Einen Termin verschieben, absagen oder bestätigen
- Einen Termin für eine podologische Untersuchung oder orthopädische Einlagen vereinbaren
- Einen Termin wegen eines eingewachsenen Nagels, Hühnerauges oder einer schmerzhaften Schwiele anfragen
- Die Beurteilung des Fußrisikos und vorbeugende Behandlungen bei Diabetes organisieren
- Preise, Erstattungsbedingungen und erforderliche Unterlagen erfragen
- Die Abgabe, Kontrolle oder Anpassung von Einlagen organisieren
- Einen Hausbesuch oder Informationen zum Zugang zur Praxis anfragen
Was ClinicAll übernimmt und was bei Ihnen bleibt
In der Podologie trägt der Telefonassistent keinen Termin ein: Jeder Terminwunsch erreicht Sie als Rückrufbitte, nicht als Eintrag in Ihrem Kalender. Sie oder Ihre Mitarbeiterin lesen die Anfrage im Dashboard, rufen den Patienten an und übertragen den Termin, auf den Sie sich einigen, selbst in Ihre Praxissoftware. Erst mit diesem Rückruf steht der Termin fest; bis dahin hat der Patient eine Anfrage gestellt und keine Zusage erhalten.
Eine Rückrufbitte enthält, was Sie für das Gespräch brauchen: Name und Geburtsdatum, die gewünschte Behandlung, die Beschwerden in den Worten des Anrufers und die Zeiten, zu denen er erreichbar ist. Bei Einlagen steht dabei, ob eine Verordnung vorliegt, bei einem Hausbesuch die Adresse. Ruft eine Angehörige für ihren Vater an, hält die Nachricht beide Namen auseinander, damit Sie wissen, wen Sie zurückrufen und für wen der Termin ist.
Viele Podologinnen und Podologen arbeiten ohne eigene Empfangskraft. Dann gibt es niemanden, zu dem ein Anruf gehen könnte, und der Telefonassistent nimmt jedes Anliegen als Rückrufbitte auf. Arbeitet bei Ihnen jemand am Tresen, gilt das Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist; sobald eine der beiden Bedingungen nicht erfüllt ist, wird der Anruf wieder zur Rückrufbitte.
Am Telefon spricht der Telefonassistent für Ihre Podologiepraxis; was er ist, sagt er erst, wenn jemand danach fragt. Will eine Patientin wissen, ob sie mit einem Menschen redet, erfährt sie, dass hier „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“ am Apparat ist, und das Gespräch geht weiter. Für einen Menschen gibt er sich nie aus.
Über Behandlung und Kalender entscheiden weiterhin Sie: welcher Termin vergeben wird, wie lange er dauert, ob ein Hausbesuch möglich ist und ob eine Leistung erstattet wird. Nach Zahlungsdaten fragt der Telefonassistent in keinem Fall, selbst wenn es um eine offene Rechnung geht.
Ein schriftliches Angebot mit den Kosten für Ihre Podologiepraxis bekommen Sie im Anschluss an ein 30-minütiges Gespräch; die Zusammensetzung der Tarife erläutert die Preisseite. Den ganzen Ablauf, vom ersten Wort des Telefonassistenten bis zur Rückrufbitte im Dashboard, schildert die Seite So funktioniert ClinicAll.
ClinicAll übernimmt
- Die Terminanfrage mit den Wunschzeiten
- Fragen zur Praxis, anhand der Angaben, die Sie freigegeben haben
- Name, Geburtsdatum und Anlass des Anrufs
- Die Weiterleitung an den Empfang, wenn er besetzt ist, sonst eine zusammengefasste Rückrufbitte
Bei Ihnen bleibt
- Jede medizinische Beratung
- Die Entscheidung im Notfall: ClinicAll folgt Ihren Regeln
- Das Verschieben oder Absagen eines Termins: ClinicAll nimmt die Anfrage auf, Ihr Team bestätigt
- Die Bestätigung des angefragten Termins
Seit Mai 2026 am Telefon bei Hubert Vision
- angenommene Anrufe
- 751
- verschiedene Anrufer
- 469
- Gesprächsdauer (Median)
- 1 Min. 54 Sek.
- Anrufe im September 2026
- 173
Hubert Vision, Augenheilkunde, Luxemburg und Belgien · Produktionsdaten vom 31. Mai 2026 bis 1. Oktober 2026 · Fallstudie Hubert Vision lesen
Dringende Fälle
Ob ein Fußproblem eilt, beurteilen Sie oder ein Arzt, nicht der Telefonassistent. Er gibt keinen medizinischen Rat und wendet Ihre Notfallregeln an; festgelegt werden sie vor der Inbetriebnahme zusammen mit uns. Ihre Regeln bestimmen, wann der Anrufer den Hinweis auf den Notruf hört und wann sein Anliegen als dringende Rückrufbitte im Dashboard erscheint; keine andere Anweisung hat Vorrang vor ihnen.
Wer sich beim Nägelschneiden zu Hause tief geschnitten hat, ruft manchmal zuerst beim Podologen an. Die Assurance Maladie (ameli.fr) beschreibt für Praxen in Frankreich, bei welchen Zeichen nach einer Schnittverletzung sofort 15 oder 112 anzurufen ist: Bewusstlosigkeit, Schockzeichen oder eine starke Blutung, die trotz Druck nicht aufhört. Beschreibt der Anrufer eines davon, verweist der Telefonassistent nach Ihrer Regel sofort an den Notruf, statt erst Personalien aufzunehmen.
Bei Diabetes ist eine Wunde am Fuß kein gewöhnlicher Terminwunsch. Die Haute Autorité de santé (HAS) stuft eine Fußwunde bei einem Diabetespatienten mit erhöhtem Risiko als medizinisch dringend ein. Nach der HAS ist innerhalb von 48 Stunden an ein spezialisiertes Team für den diabetischen Fuß weiterzuleiten. Mit dieser Regel kennzeichnet der Telefonassistent die Rückrufbitte als dringend; die Weiterleitung an das Fußteam organisiert Ihre Praxis.
Ein eingewachsener Nagel allein ist nach der Assurance Maladie (ameli.fr) kein Grund für einen Notruf. Kommen Fieber oder ein druckempfindlicher roter Streifen am Fuß oder an der Wade hinzu, verlangt sie noch am selben Tag eine ärztliche Untersuchung. Haben Sie diese Regel hinterlegt, sagt der Telefonassistent dem Anrufer, dass er heute einen Arzt aufsuchen soll, und gibt die Schilderung zusätzlich als Rückrufbitte an Sie weiter.
Bei Lebensgefahr ist in Deutschland nach der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) die 112 anzurufen. Dringende, aber nicht lebensbedrohliche Beschwerden, die außerhalb der ärztlichen Sprechzeiten auftreten und nicht bis zum nächsten Tag warten können, gehören nach der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) zur 116117. Eine Podologiepraxis ersetzt keinen dieser beiden Wege. Abends oder am Wochenende gibt der Telefonassistent den passenden weiter, sofern Ihre Regeln das vorsehen.
In Luxemburg ruft man nach den Hinweisen der CNS bei einem medizinischen Notfall direkt die 112 an, statt auf einen podologischen Termin zu warten. Einen Termin, und sei es der nächste freie, schlägt der Telefonassistent dann gar nicht erst vor; er verweist an den Notruf. Die Kontrolle danach lässt sich später immer noch vereinbaren.
Für Beschwerden, die keine Ihrer Regeln erfasst, trifft der Telefonassistent keine eigene Einschätzung. Er rät weder zum Abwarten noch zu einem Fußbad; Sie bekommen die Schilderung so, wie der Anrufer sie gegeben hat. Den Umgang mit Rückrufbitten erläutert der Ratgeber zu Weiterleitung oder Rückrufbitte.
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Frankreich: Nach einer Schnittverletzung bei Bewusstlosigkeit, Schockzeichen oder trotz Druck anhaltender starker Blutung sofort 15 oder 112 anrufen.
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Frankreich: Eine Fußwunde bei einem Diabetespatienten mit erhöhtem Risiko ist medizinisch dringend; innerhalb von 48 Stunden an ein spezialisiertes Team für den diabetischen Fuß weiterleiten.
HAS — Affection podologique et diabète : un suivi pluriprofessionnel
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Frankreich: Ein eingewachsener Nagel mit Fieber oder einem druckempfindlichen roten Streifen am Fuß oder an der Wade erfordert noch am selben Tag eine ärztliche Untersuchung. Ein eingewachsener Nagel allein rechtfertigt keinen Notruf.
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Deutschland: Bei Lebensgefahr an die 112 verweisen; bei dringenden, nicht lebensbedrohlichen Beschwerden außerhalb der ärztlichen Sprechzeiten, deren Behandlung nicht bis zum nächsten Tag warten kann, an die 116117 verweisen.
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Luxemburg: Bei einem medizinischen Notfall direkt 112 anrufen, statt auf einen podologischen Termin zu warten.
Die geltenden Regeln
Ob eine Mitarbeiterin abhebt oder der Telefonassistent, am Telefon einer Podologiepraxis gelten dieselben Berufsregeln. Die Absätze unten nennen die Pflichten aus der französischen Berufsordnung der Podologen, aus dem deutschen Heilmittelrecht und aus den Regeln der luxemburgischen CNS, jeweils mit Quelle. Danach folgt, wie der Telefonassistent sie im Gespräch einhält.
Der Code de déontologie des Ordre national des pédicures-podologues (ONPP) fasst die Schweigepflicht weit: Sie umfasst, was dem Podologen anvertraut wurde, und ebenso, was er gesehen, gehört oder erschlossen hat. Der Podologe muss seine Hilfskräfte über diese Pflicht unterrichten und dafür sorgen, dass sie sie einhalten. Dass jemand bei Ihnen in Behandlung ist, bestätigt der Telefonassistent deshalb keinem Dritten; er gibt höchstens wieder, was der Anrufer ihm selbst erzählt hat.
Fragt ein Pflegeheim, wann eine Bewohnerin zuletzt zur Fußpflege da war, bekommt es vom Telefonassistenten keine Auskunft über frühere Termine. Er notiert die Frage, den Namen der Einrichtung und die Rückrufnummer, und Ihr Team klärt, ob eine Einwilligung vorliegt. Für Anrufe von Angehörigen und Einrichtungen beschreibt der Ratgeber zur Schweigepflicht am Telefon, wie weit die Pflicht reicht.
Nach den Leitlinien des ONPP liegen Untersuchung, podologische Diagnose und Behandlungswahl beim Behandler. Für den Empfang heißt das, Symptome weiterzugeben, ohne eine Diagnose zu stellen oder eine Behandlung auszuwählen. Fragt ein Anrufer, ob sein Hühnerauge nicht eher eine Warze ist oder ob er eine Nagelspange braucht, notiert der Telefonassistent die Frage für Sie, statt sie zu beantworten.
Der Code de déontologie verlangt, dass alles, was Ihre Podologiepraxis am Telefon sagt, sachgerecht und ehrlich bleibt: keine Erfahrungsberichte Dritter, keine Vergleiche mit anderen Behandlern, keine Anreize zu unnötigen Behandlungen. Der Telefonassistent sagt nur, was Sie hinterlegt haben, wirbt nicht mit Bewertungen anderer Patienten und schlägt keine Behandlung vor, nach der niemand gefragt hat. Ob die Podologin nebenan schneller einen Termin hätte, kommentiert er nicht.
Kontaktdaten und medizinische Angaben, die am Empfang erhoben werden, sind nach den Hinweisen des ONPP personenbezogene Daten; Gesundheitsdaten gelten als sensibel und brauchen besonderen Schutz. Der Telefonassistent erfragt deshalb nur, was der Rückruf braucht, und keine Zahlungsdaten. Wer die Anrufdaten verarbeitet und an welchem Ort, beschreibt die Seite Sicherheit und Datenschutz, und worauf Sie beim Einsatz eines Sprachassistenten nach der DSGVO achten, erklärt der Ratgeber zur DSGVO in der Praxis.
In Deutschland ist Podologie als Kassenleistung ein Heilmittel: Nach der KBV setzt sie eine ärztliche Verordnung für die zugelassenen Indikationen voraus. Den französischen Direktzugang, bei dem Patienten ohne Verordnung zum Podologen gehen, überträgt der Telefonassistent nicht auf Ihre deutsche Praxis, und er ersetzt keine Verordnung. Fragt jemand, ob die Kasse zahlt, notiert er, ob eine Verordnung vorliegt; wie andere Heilmittelpraxen damit umgehen, zeigt die Seite zur Physiotherapie.
In Luxemburg prüft Ihr Team vor jeder Erstattungszusage für orthopädische Hilfsmittel die Bedingungen der CNS, die insbesondere zwischen Produkten der Listen B1 und B2 unterscheidet. Französische Bedingungen gelten dort nicht automatisch, und der Telefonassistent sagt keine Erstattung zu. Was Praxen im Großherzogtum am Telefon sonst beschäftigt, lesen Sie auf der Seite zu Luxemburg.
Noch vor der Inbetriebnahme klären wir gemeinsam, welche dieser Regeln für Ihre Podologiepraxis gelten. Unser Team richtet den Telefonassistenten für Sie ein, steht danach für Fragen bereit und arbeitet auf Französisch, von Luxemburg aus. Schreiben Sie uns über die Kontaktseite, wenn Sie Ihre Notfall- und Datenschutzregeln vorab besprechen möchten.
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Frankreich: Die Schweigepflicht umfasst anvertraute, gesehene, gehörte oder erschlossene Informationen. Der Podologe muss seine Hilfskräfte über diese Pflicht unterrichten und ihre Einhaltung sicherstellen.
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Frankreich: Untersuchung, podologische Diagnose und Behandlungswahl liegen beim Behandler. Für den Empfang folgt daraus: Symptome weitergeben, ohne eine Diagnose zu stellen oder eine Behandlung auszuwählen.
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Frankreich: Öffentliche Kommunikation muss sachgerecht und ehrlich sein, ohne Erfahrungsberichte Dritter, Vergleiche mit anderen Behandlern oder Anreize zu unnötigen Behandlungen. Auskünfte des Empfangs müssen diese Grenzen beachten.
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Frankreich: Am Empfang erhobene Kontaktdaten und medizinische Angaben sind personenbezogene Daten; Gesundheitsdaten sind sensibel und benötigen besonderen Schutz.
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Deutschland: Podologie als Kassenleistung im Heilmittelbereich erfordert eine ärztliche Verordnung für die zugelassenen Indikationen. Der Empfang darf den französischen Direktzugang nicht auf diesen Versorgungsweg übertragen oder die Verordnung ersetzen.
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Luxemburg: Vor einer Erstattungszusage für orthopädische Hilfsmittel die jeweiligen CNS-Bedingungen prüfen. Die CNS unterscheidet insbesondere Produkte der Listen B1 und B2; französische Bedingungen sind nicht automatisch übertragbar.
Häufige Fragen
Trägt der KI-Telefonassistent Termine für die Fußpflege direkt in meinen Kalender ein?
Nein, in der Podologie kommt jeder Terminwunsch als Rückrufbitte bei Ihnen an. Der Telefonassistent notiert Namen, Geburtsdatum, die gewünschte Behandlung und die Zeiten, zu denen der Patient erreichbar ist. Sie rufen zurück, vereinbaren den Termin und tragen ihn selbst ein.
Kann der Telefonassistent Patienten sagen, ob die Krankenkasse die Podologie bezahlt?
Nein, eine Erstattung sagt er nie zu. In Deutschland setzt Podologie als Kassenleistung nach der KBV eine ärztliche Verordnung voraus, und der Telefonassistent notiert nur, ob eine vorliegt. Die Antwort zur Kostenübernahme gibt Ihr Team im Rückruf.
Was geschieht, wenn ein Patient mit Diabetes eine Wunde am Fuß meldet?
Dann greift die Notfallregel, die Ihre Praxis dafür festgelegt hat, und nicht der gewöhnliche Terminwunsch. Der Telefonassistent gibt keinen medizinischen Rat und bewertet die Wunde nicht. Sieht Ihre Regel es vor, kennzeichnet er die Rückrufbitte als dringend, damit Ihr Team die Weiterleitung an ein Fußteam organisiert.
Spricht der Telefonassistent mit meinen Patienten Deutsch?
Deutsch ist nicht geprüft. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft, und jede weitere Sprache prüfen wir auf Ihrer Leitung, bevor sie in Betrieb geht. Rufen Ihre Patienten auf Deutsch an, besprechen wir das mit Ihnen, bevor ein schriftliches Angebot entsteht.
Ich arbeite allein in meiner Podologiepraxis. Kann der Telefonassistent Anrufe zu mir durchstellen?
Durchgestellt wird nur zu einem besetzten Empfang, und nur wenn eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist. Behandeln Sie gerade, ist der Empfang nicht besetzt, und der Telefonassistent nimmt eine Rückrufbitte auf. Die Anliegen lesen Sie zwischen zwei Behandlungen im Dashboard.
Gibt es eine kostenlose Testphase?
Nein. Sie lernen den Telefonassistenten in einem 30-minütigen Gespräch kennen, nach dem Sie ein schriftliches Angebot erhalten. Die Laufzeit wird vor der Inbetriebnahme im schriftlichen Angebot festgelegt; einen Tarif ohne Mindestlaufzeit bieten wir nicht an.
Hören Sie, wie die Assistentin einen Anruf für Ihre Praxis annimmt
Eine 30-minütige Demo per Video. Wir zeigen die Assistentin live und schauen, wie sie zu Ihrer Praxis, Ihrer Software und Ihren Regeln passt.
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