KI-Telefonassistent Arztpraxis Trier: Anrufe annehmen, während Ihr Team am Tresen steht

Das Gesundheitsministerium Rheinland-Pfalz und die KV RLP führen für Trier 21 Behandler in der Augenheilkunde (Landtagsdrucksache 17/10398, 2019). Zu ihren Anrufern gehören Menschen aus der Eifel, dem Hunsrück und von der Saar, für die jeder Termin eine längere Anfahrt bedeutet. Sie fragen am Telefon nach Parkplätzen, Busverbindungen und der Dauer der Untersuchung, und der Telefonassistent antwortet mit den Hinweisen, die Ihre Praxis hinterlegt hat.

Arbeitet Ihre Praxis mit Mikrono, steht die Untersuchung am Ende des Gesprächs in Ihrem Kalender, und niemand muss sie nachträglich bestätigen. Der Anrufer wählt dabei unter den freien Zeiten, die Mikrono anbietet. Bei einem anderen Praxisprogramm gilt: Ihr Team bespricht beim Rückruf mit dem Patienten, welcher Termin passt.

Möchte jemand die Kontrolle nach einer Kataraktoperation vorziehen oder eine Gesichtsfeldmessung absagen, entsteht daraus eine Rückrufbitte. Der Telefonassistent verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Befunde, frühere Messwerte oder Diagnosen kennt er nicht, denn auf Patientenakten greift er nicht zu.

Meldet ein Anrufer einen Schatten vor dem Auge oder plötzlich verzerrtes Sehen, verzichtet der Telefonassistent auf jeden ärztlichen Ratschlag; was dann geschieht, bestimmen Ihre Notfallregeln. Welche Hinweise er dann gibt, etwa auf den Bereitschaftsdienst, legen Sie vor dem Start fest. Mehr über die Anrufe Ihres Fachs lesen Sie auf der Seite zur Augenheilkunde.

Kunden eines Optikers in der Simeonstraße oder in Trier-West rufen meist aus drei Gründen an: wegen eines Sehtests, einer fertigen Brille oder einer Reparatur. Während Ihr Team gerade eine Fassung anpasst oder einem Kunden das Einsetzen von Kontaktlinsen zeigt, nimmt der Telefonassistent den Anruf an und fragt, worum es geht. Wer aus Luxemburg zum Einkaufen nach Trier kommt und auf Französisch anruft, spricht mit ihm in einer geprüften Sprache.

Arbeitet Ihr Geschäft mit XEYEX, hält der Telefonassistent einen Sehtest vor, den Ihr Team prüft und dem Kunden bestätigt; erst dann steht er fest im Plan. Ob die Messkabine zu dieser Zeit wirklich frei ist, entscheidet also weiterhin jemand aus Ihrem Geschäft. Mit einem anderen Verwaltungsprogramm vereinbart Ihr Team den Termin für die Messung beim Rückruf.

Ob die Gleitsichtbrille schon aus der Werkstatt zurück ist, weiß der Telefonassistent nicht, denn Auftragsdaten sieht er keine. Er notiert die Frage mit Namen und Rückrufnummer, und Ihr Team meldet sich mit einer Antwort, die stimmt. Anfragen an einen Hörakustiker im selben Geschäft, etwa zu Batterien oder zur Nachkontrolle eines Hörgeräts, erreichen Ihr Team auf demselben Weg.

Öffnungszeiten, das nächste Parkhaus und den Weg vom Hauptbahnhof nennt der Telefonassistent so, wie Sie sie hinterlegt haben. Ändert sich etwas, etwa an einem Brückentag, passen Sie die Angaben an, bevor die ersten Kunden anrufen. Wie Optikgeschäfte den Telefonassistenten sonst einsetzen, beschreibt die Seite für Optiker.

Das Statistische Landesamt Rheinland-Pfalz zählt im Statistischen Jahrbuch 2022 für Trier 83 Behandler in der Zahnmedizin, Stand 2021. Bei so vielen Praxen in der Stadt kann ein Patient, der zweimal niemanden erreicht, leicht zu einer anderen wechseln. Im Behandlungszimmer hat derweil niemand eine Hand frei für das Telefon.

Eine Zahnarztpraxis in Trier erhält Terminwünsche als Rückrufbitten, nicht als fertige Kalendereinträge. Der Telefonassistent fragt nach der gewünschten Behandlung, etwa Kontrolle, professionelle Zahnreinigung oder eine neue Krone, und nach den Tagen, die dem Patienten passen. Beim Rückruf legt Ihr Team den Termin mit dem Patienten fest und bucht ihn anschließend selbst in Ihrem Praxisprogramm.

Ruft jemand am Samstagmorgen mit geschwollener Wange an, bekommt er vom Telefonassistenten keine medizinische Empfehlung; maßgeblich sind die Notfallregeln, die Sie hinterlegt haben. Ihre Regeln können ihn zum Beispiel auf den zahnärztlichen Notdienst hinweisen lassen. Wie ernst die Schwellung ist, beurteilt er nicht.

Wer einen Termin verlegen will, weil sich eine Schicht in Luxemburg geändert hat, hinterlässt eine Rückrufbitte, denn einen Termin verschiebt der Telefonassistent nicht selbst. Ihr Team kennt die Lücken im Behandlungsplan und findet mit dem Patienten den neuen Zeitpunkt. Mehr über die Anrufe in Zahnarztpraxen steht auf der Seite zur Zahnmedizin.

Für die Allgemeinmedizin weist das Statistische Landesamt Rheinland-Pfalz im Statistischen Jahrbuch 2022 für Trier 54 Behandler aus, Stand 2021. In diesen Praxen ist die Leitung vom Öffnen an belegt: Fieber seit der Nacht, ein Folgerezept, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber. Wer zu Beginn der Sprechstunde in der Warteschleife hängt, legt oft auf und versucht es später erneut.

Hausarzttermine landen bei Ihnen als Rückrufbitten im Dashboard; der Praxiskalender bleibt dabei unberührt. Der Telefonassistent erfasst, ob es um einen Termin, ein Folgerezept oder eine Frage an die Ärztin geht, und notiert die Zeiten, zu denen der Patient erreichbar ist. Ihr Team sieht im Dashboard, welche Bitten warten, und entscheidet selbst, wen es zuerst zurückruft.

Eine Studentin aus einem Wohnheim in Tarforst ruft mit Halsschmerzen an und fragt, ob sie heute noch vorbeikommen kann. Der Telefonassistent sagt ihr nicht, wie ernst das ist: Er gibt keinen medizinischen Rat, wendet Ihre Notfallregeln an und legt eine Rückrufbitte mit ihren Beschwerden an. Ist Ihr Empfang besetzt und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet, kann er sie stattdessen zu Ihrem Team durchstellen.

Nach Praxisschluss können Ihre Vorgaben Anrufer auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst hinweisen, und Rezeptwünsche vom Abend warten am nächsten Morgen im Dashboard. Zu welchen Tageszeiten Patienten ihre Praxis anrufen, erklärt der Ratgeber zu den Anrufzeiten. Weitere Anrufe aus Ihrem Fach beschreibt die Seite zur Allgemeinmedizin.