Podologie
Secrétaire IA podologue pour l’accueil téléphonique de votre cabinet
La secrétaire IA podologue de ClinicAll prend les appels entrants du cabinet quand vous avez la fraise à la main ou que vous êtes en visite chez un patient. L’assistant décroche comme l’accueil du cabinet, recueille le nom, le numéro de rappel et le motif, et votre équipe reçoit le tout sous forme de demande de rappel. Dans un cabinet souvent sans secrétariat, le téléphone sonne pendant une prise d’empreinte pour des semelles ou la rédaction d’un bilan. L’assistant prend ces appels et vous laisse terminer le geste commencé, sans interrompre le patient installé dans le fauteuil.
Un standard téléphonique IA podologue n’a d’intérêt que s’il respecte la place du praticien. L’assistant ne donne aucun conseil médical, ne juge pas l’aspect d’un ongle ou d’une plaie et ne choisit pas entre un soin et un bilan. L’assistant ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme.
Le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service ; nous validons toute autre langue sur votre ligne avant la mise en service. Cette page présente les appels de podologie, les demandes de rendez-vous, les urgences et les règles en France, au Luxembourg et en Allemagne. Les autres professions figurent sur la page des spécialités.
Aucun logiciel de rendez-vous de cette spécialité n’est encore connecté : la secrétaire IA prend la demande de rendez-vous et votre équipe rappelle le patient pour la confirmer.
- Patient: Bonjour, j’ai un ongle incarné au gros orteil, ça me fait mal depuis le week-end. Je voudrais passer au plus vite.
- Secrétariat: Bonjour, je note votre demande pour le podologue. Avez-vous de la fièvre, ou une ligne rouge qui remonte sur le pied ou la jambe ?
- Patient: Non, rien de tout ça. C’est juste douloureux quand je mets mes chaussures.
- Secrétariat: Merci. Puis-je avoir votre nom et les moments où vous pourriez venir ?
- Patient: Lucas. Plutôt en fin de journée, ou le samedi matin.
- Secrétariat: C’est noté : ongle incarné douloureux, sans fièvre, fin de journée ou samedi matin. Le cabinet vous rappelle pour fixer le rendez-vous.
Demande de rappel transmise à l’équipe
Vos appels, en pratique
Les demandes de soins de pédicurie reviennent du matin au soir. Une patiente âgée ne parvient plus à couper ses ongles. Une aide à domicile appelle pour la personne qu’elle accompagne, ou un coureur décrit ses douleurs après une course.
L’assistant note qui consulte et, si c’est un proche qui appelle, qui il est. Il demande aussi quels jours, et à quelle heure, le patient pourrait se rendre au cabinet. Votre équipe rappelle avec ces éléments déjà réunis.
Pour un ongle incarné, un cor ou un durillon douloureux, le patient veut surtout savoir quand il sera soulagé. Si vos règles le prévoient, l’assistant demande depuis quand la douleur dure et si elle s’accompagne de fièvre ou d’une rougeur qui s’étend. Il ne commente pas la gravité et ne propose aucun soin à faire chez soi. La demande vous parvient avec ces réponses, et vous fixez le délai.
Une demande de bilan podologique ou de semelles orthopédiques prend une autre forme. Vous voulez savoir d’où elle vient : une ordonnance, un conseil du médecin traitant, une douleur apparue avec le sport. L’assistant écrit le motif avec les termes employés par le patient, puis lui demande s’il a une prescription. Si vous lui en donnez la consigne, il rappelle d’apporter les chaussures portées au quotidien.
Les semelles déjà fabriquées entraînent leurs propres appels : savoir si elles sont prêtes, signaler qu’elles blessent, demander un contrôle avant de reprendre l’entraînement. L’assistant ignore où en est la fabrication, car il ne consulte ni le dossier du patient ni le suivi de votre atelier. Il note la demande, la paire concernée et la gêne décrite. Votre équipe rappelle avec la réponse.
Les patients diabétiques appellent pour leur bilan du risque podologique ou pour les soins de prévention qui en découlent. Ces appels ne se traitent pas comme une coupe d’ongles : votre équipe veut savoir si un grade de risque a déjà été établi et quel médecin suit le patient. L’assistant pose les questions que vous avez retenues et signale le diabète dans le motif. Une plaie du pied chez ces patients relève des cas urgents décrits plus bas.
Quand un patient veut déplacer, annuler ou confirmer son rendez-vous, l’assistant ne touche pas à l’agenda. Il relève de quel rendez-vous il s’agit, d’après les indications du patient, et ce que celui-ci demande ; votre équipe rappelle ensuite. Un créneau libéré reste sous votre contrôle, ce qui compte quand une tournée de visites a été organisée autour.
Les questions sur les tarifs, le remboursement ou les documents à apporter arrivent elles aussi par téléphone. L’assistant n’avance aucun chiffre et ne s’engage sur aucune prise en charge. Il reprend la question comme le patient la pose, avec la mutuelle ou l’ordonnance qu’il mentionne, pour que la réponse vienne de votre équipe.
Certains patients ne se déplacent plus et demandent une visite à domicile. L’assistant note l’adresse, les difficultés de déplacement et les jours possibles, et votre équipe décide si la tournée le permet. Pour l’accès au cabinet, l’étage, l’ascenseur ou le stationnement, il donne les indications que vous avez fournies à la mise en place. Le poids de ces appels dans votre semaine se mesure avec le calculateur d’appels manqués, à partir de votre propre volume.
- Prendre rendez-vous pour des soins de pédicurie
- Déplacer, annuler ou confirmer un rendez-vous
- Prendre rendez-vous pour un bilan podologique ou des semelles orthopédiques
- Demander un rendez-vous pour un ongle incarné, un cor ou un durillon douloureux
- Organiser le bilan du risque podologique et les soins de prévention liés au diabète
- Connaître les tarifs, les conditions de remboursement et les documents nécessaires
- Organiser la remise, le contrôle ou l'adaptation de semelles
- Demander une visite à domicile ou des informations sur l'accès au cabinet
Ce que ClinicAll prend en charge, et ce qu’il vous laisse
Aucune entrée n’apparaît dans votre agenda pendant l’appel : chaque rendez-vous de podologie vous parvient comme une demande de rappel. Concrètement, la demande de rendez-vous arrive à votre équipe, qui rappelle le patient pour la confirmer. Le créneau n’existe qu’à partir du moment où votre équipe l’a fixé au téléphone avec le patient.
Dans le tableau de bord, chaque demande réunit le nom du patient, son numéro de rappel et le motif : soin de pédicurie, bilan, semelles, ongle douloureux, suivi lié au diabète. S’ajoutent le lieu souhaité, cabinet ou domicile, les moments où le patient est disponible et la mention d’une ordonnance. Votre secrétaire, ou vous-même entre deux patients, rappelle avec tout cela sous les yeux.
Ce fonctionnement suit la réalité d’un cabinet de podologie. Un bilan avec prise d’empreinte n’occupe pas la même plage qu’un soin, et une visite à domicile se place selon le secteur de votre tournée. C’est au moment du rappel que vous choisissez la durée, le lieu et l’ordre de passage. L’assistant ne fige rien à votre place.
Une demande de changement suit le même chemin. Le patient qui ne pourra pas venir jeudi indique quel rendez-vous il doit manquer et pourquoi ; votre équipe modifie l’agenda elle-même, puis le recontacte. Vous savez ainsi toujours quel créneau s’est libéré et pourquoi, avant de le proposer à quelqu’un d’autre.
L’assistant peut aussi proposer le transfert vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée, par exemple pour un patient qui insiste pour parler à quelqu’un. Si vous exercez seul ou que l’accueil est fermé, l’assistant explique au patient qu’il sera rappelé et enregistre sa demande de rappel. Pour régler ce choix selon vos horaires de soins et de tournée, voyez quand préférer le transfert au rappel.
Un appel de 30 minutes sur vos motifs d’appel et vos plages de soins précède le devis écrit qui fixe le prix de l’assistant pour votre cabinet de podologie. La page des tarifs décrit le contenu de ce devis et la marche à suivre.
Pris en charge par ClinicAll
- La demande de rendez-vous et les horaires souhaités
- Les questions sur le cabinet, à partir des informations que vous avez validées
- Le nom, la date de naissance et le motif de l’appel
- Le transfert à l’accueil quand il est tenu, sinon une demande de rappel résumée
Reste à votre équipe
- Tout conseil médical
- La décision sur une urgence : ClinicAll applique vos règles
- Le report ou l’annulation d’un rendez-vous : ClinicAll prend la demande, votre équipe confirme
- La confirmation du rendez-vous demandé
Deux autres appels
- Patient: Bonjour, j’ai récupéré mes semelles le mois dernier et elles me font mal au talon. Il faut les refaire ?
- Secrétariat: Je ne peux pas juger des semelles, c’est le podologue qui les contrôle. Je lui transmets votre demande de contrôle avec la gêne que vous décrivez.
- Patient: D’accord. Et si elles sont refaites, la mutuelle rembourse ?
- Secrétariat: Je n’ai pas cette information, et je préfère ne rien vous promettre. J’ajoute votre question à la demande pour que l’équipe vous réponde.
- Patient: Très bien, je m’appelle Martine.
- Secrétariat: Merci, Martine. Demande de contrôle des semelles et question sur la mutuelle : le cabinet vous rappelle.
Demande de rappel transmise à l’équipe
- Patient: Bonjour, j’appelle pour mon père, il ne sort plus de chez lui. Est-ce que le podologue fait des soins à domicile ?
- Secrétariat: Bonjour. C’est l’équipe qui organise les visites à domicile selon la tournée. Souhaitez-vous que je vous passe l’accueil du cabinet ?
- Patient: Oui, je préfère en parler directement. Vous êtes une vraie personne ?
- Secrétariat: Je suis la réceptionniste virtuelle du cabinet. L’accueil est ouvert et une ligne de transfert est configurée : je vous transfère, restez en ligne.
Transféré à l’équipe
Au téléphone chez Hubert Vision depuis mai 2026
- appels traités
- 751
- appelants différents
- 469
- durée médiane d’un appel
- 1 min 54 s
- appels en septembre 2026
- 173
Hubert Vision, ophtalmologie, Luxembourg et Belgique · données de production du 31 mai 2026 au 1 octobre 2026 · Lire l’étude de cas Hubert Vision
Les cas urgents
L’assistant ne donne aucun conseil médical et applique vos règles d’urgence. Ces règles se définissent ensemble, avant la mise en service, à partir des repères publics cités sur cette page. L’assistant pose ensuite les questions retenues et suit, pour chaque réponse, la conduite que vous avez choisie ; il ne décide jamais seul qu’une douleur au pied peut attendre.
En France, après une coupure, l’Assurance Maladie (ameli.fr) demande d’appeler immédiatement le 15 ou le 112 en cas de perte de connaissance, de signes de choc ou de saignement abondant persistant malgré une compression. Au cabinet, la situation se présente quand un patient s’est blessé en taillant lui-même un cor ou un ongle. L’assistant donne cette orientation avant de noter quoi que ce soit d’autre.
La Haute Autorité de santé (HAS) considère qu’une plaie du pied chez un patient diabétique à risque est une urgence médicale, à orienter vers une équipe spécialisée dans le pied diabétique sous 48 heures. L’assistant ne peut pas évaluer la plaie ; il peut poser la question dès qu’un appelant mentionne son diabète. Vos règles disent ensuite vers qui il oriente : votre propre rappel prioritaire, le médecin traitant ou l’équipe de référence de votre secteur.
Selon l’Assurance Maladie (ameli.fr), un ongle incarné accompagné de fièvre ou d’une ligne rouge sensible remontant sur le pied ou le mollet impose une consultation médicale dans la journée. Un ongle incarné isolé ne justifie pas, à lui seul, un appel aux secours. Vos règles peuvent donc prévoir ces questions : si l’un de ces signes est présent, l’assistant oriente vers un médecin le jour même ; sinon, il prend la demande de soin habituelle.
Au Luxembourg, la CNS demande, face à une urgence médicale, de composer directement le 112 plutôt que d’attendre un rendez-vous de podologie. Pour un cabinet installé dans la capitale ou dans le sud du pays, la consigne tient en une phrase, et l’assistant la donne sans détour. Pour un cabinet de la capitale, la page consacrée à Luxembourg rassemble les repères locaux.
En Allemagne, la KBV (Kassenärztliche Bundesvereinigung) oriente les urgences vitales vers le 112. Pour des symptômes urgents sans danger vital, quand le cabinet médical est fermé et que les soins ne peuvent attendre le lendemain, la KBV renvoie vers le 116117. Si votre cabinet reçoit des patients qui vivent outre-Rhin, ces repères peuvent figurer dans vos règles.
En soirée, le week-end ou durant vos congés, aucun rappel n’est possible avant la reprise. Vos règles indiquent alors ce que l’assistant dit au patient, et il ne promet aucun rappel que personne ne pourrait assurer. Relisez ces consignes quand vos horaires changent ; l’outil de couverture horaire repère les heures où votre téléphone sonne sans que personne décroche.
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France : après une coupure, appeler immédiatement le 15 ou le 112 en cas de perte de connaissance, de signes de choc ou de saignement abondant persistant malgré une compression.
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France : une plaie du pied chez un patient diabétique à risque est une urgence médicale ; organiser une orientation vers une équipe spécialisée dans le pied diabétique sous 48 heures.
HAS — Affection podologique et diabète : un suivi pluriprofessionnel
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France : un ongle incarné accompagné de fièvre ou d'une ligne rouge sensible remontant sur le pied ou le mollet impose une consultation médicale dans la journée. Un ongle incarné isolé ne justifie pas, à lui seul, un appel aux secours.
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Allemagne : orienter les urgences vitales vers le 112 ; pour des symptômes urgents sans danger vital, lorsque le cabinet médical est fermé et que les soins ne peuvent attendre le lendemain, orienter vers le 116117.
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Luxembourg : en cas d'urgence médicale, appeler directement le 112 plutôt que d'attendre un rendez-vous de podologie.
Les règles qui s’appliquent
Le code de déontologie de l’Ordre national des pédicures-podologues étend le secret professionnel à tout ce qui a été confié, vu, entendu ou compris. Il demande aussi au podologue de former les personnes qui l’assistent à cette obligation et de veiller à son respect. Pour l’assistant, cette formation prend la forme des consignes que vous validez à la mise en place : il ne consulte aucun dossier et ne dit rien d’un patient à un autre appelant.
Concrètement, si une fille veut connaître l’heure du soin de son père, l’assistant ne lui dit rien et ouvre une demande de rappel ; votre équipe choisit ce qu’elle peut lui répondre. Il en va de même pour un voisin ou un aidant qui se renseigne sur les suites d’un soin. Avant de répondre à un proche, les questions à se poser figurent dans le guide du secret médical pour l’accueil.
Selon les repères de l’Ordre national des pédicures-podologues, le bilan, le diagnostic podologique et le choix des soins relèvent du praticien. Pour l’accueil, la conséquence est nette : transmettre les symptômes au professionnel sans établir de diagnostic ni choisir un traitement. Quand un patient demande s’il lui faut des semelles ou un simple soin, l’assistant note la question et la description donnée, et la décision vous revient.
Le code de déontologie des pédicures-podologues exige une communication au public loyale et honnête : pas de témoignage de tiers, aucune comparaison avec un confrère, rien qui pousse à des soins inutiles. Ce que l’assistant dit au nom de votre cabinet doit tenir dans ces limites. Il ne vante aucun soin, ne suggère pas de séance supplémentaire et ne met jamais votre cabinet en concurrence avec un autre. Pour une annonce sobre, à relire avant la mise en service, partez du générateur de message d’accueil téléphonique.
L’Ordre national des pédicures-podologues rappelle que les coordonnées et les informations médicales recueillies à l’accueil sont des données personnelles, et que les données de santé sont sensibles et appellent une protection particulière. Le motif qu’enregistre l’assistant, qu’il s’agisse d’une plaie, d’un diabète ou d’une douleur, entre dans cette catégorie. Notre guide sur le RGPD et l’assistant vocal aide à décrire ce traitement, et la page consacrée à la sécurité explique comment ClinicAll protège ces appels.
En Allemagne, la KBV précise que la podologie prise en charge comme Heilmittel relève d’une prescription médicale, selon les indications admises. L’accueil ne doit pas y transposer l’accès direct que connaissent les patients en France, ni remplacer la prescription. L’assistant ne dit donc jamais à un patient assuré outre-Rhin qu’il peut venir sans ordonnance ; il note la question et votre équipe vérifie.
Au Luxembourg, la CNS demande de vérifier ses propres conditions avant d’annoncer le remboursement d’un dispositif orthopédique. La CNS distingue notamment les dispositifs des listes B1 et B2, et les conditions françaises ne s’y transposent pas automatiquement. Pour une paire de semelles, l’assistant ne se prononce sur aucune prise en charge et transmet la question à votre équipe.
Enfin, l’assistant décroche comme l’accueil de votre cabinet. Un patient qui s’interroge sur son interlocuteur l’entend se présenter comme la réceptionniste virtuelle du cabinet, jamais comme une personne. Ses autres limites sont recensées dans notre liste de ce qu’une secrétaire IA ne fait pas.
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France : le secret professionnel couvre les informations confiées, vues, entendues ou comprises. Le podologue doit former les personnes qui l'assistent à cette obligation et veiller à son respect.
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France : le bilan, le diagnostic podologique et le choix des soins relèvent du praticien. Conséquence pour l'accueil : transmettre les symptômes au professionnel sans établir de diagnostic ni choisir un traitement.
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France : la communication au public doit être loyale et honnête, sans témoignages de tiers, comparaisons avec d'autres praticiens ni incitation à des soins inutiles. Les informations données par l'accueil doivent respecter ces limites.
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France : les coordonnées et les informations médicales recueillies à l'accueil sont des données personnelles ; les données de santé sont sensibles et nécessitent une protection particulière.
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Allemagne : la podologie prise en charge comme Heilmittel relève d'une prescription médicale selon les indications admises. L'accueil ne doit pas transposer à ce parcours l'accès direct français ni remplacer la prescription.
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Luxembourg : pour les dispositifs orthopédiques, vérifier les conditions propres à la CNS avant d'annoncer un remboursement. La CNS distingue notamment les dispositifs des listes B1 et B2 ; les conditions françaises ne sont pas transposables automatiquement.
Questions fréquentes
La secrétaire IA inscrit-elle les rendez-vous dans l’agenda du podologue ?
Non. L’assistant recueille la demande avec le motif, les coordonnées du patient et ses disponibilités, puis votre équipe rappelle le patient pour fixer le créneau. Les rendez-vous arrivent dans le tableau de bord comme des demandes de rappel, pas comme des entrées dans votre agenda.
Un patient peut-il changer ou annuler son rendez-vous de podologie par téléphone ?
Il peut le demander, et l’assistant transmet sa demande. Il ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Le rendez-vous concerné et la raison donnée par le patient figurent dans la demande de rappel.
Que fait l’assistant quand un patient diabétique signale une plaie au pied ?
Il applique les règles d’urgence que vous avez fixées et ne donne aucun conseil médical. La Haute Autorité de santé (HAS) considère une plaie du pied chez un patient diabétique à risque comme une urgence médicale, à orienter vers une équipe spécialisée dans le pied diabétique sous 48 heures. L’assistant oriente le patient selon la voie que vous avez choisie pour ce cas.
L’assistant répond-il sur le remboursement des semelles orthopédiques ?
Non, il ne cite aucun montant et ne promet aucune prise en charge. Il note la question telle que le patient la pose, et votre équipe rappelle avec la réponse. Au Luxembourg, la CNS applique ses propres conditions aux dispositifs orthopédiques, que seul le cabinet peut vérifier.
Les patients savent-ils qu’ils parlent à une secrétaire IA ?
Oui, dès qu’ils posent la question. L’assistant répond comme l’accueil du cabinet et, si on le lui demande, dit qu’il est la réceptionniste virtuelle du cabinet. Il ne prétend jamais être une personne.
L’assistant peut-il me passer un appel pendant une séance de soins ?
Seulement si votre accueil est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée. Dans le cas contraire, il prend une demande de rappel et prévient le patient que le cabinet le recontactera. Vous terminez votre soin et rappelez avec le motif déjà noté.
Combien coûte une secrétaire IA pour un cabinet de podologie ?
Le prix est fixé dans un devis écrit, après un appel de 30 minutes sur vos motifs d’appel, vos horaires et vos visites à domicile. La page des tarifs décrit cette démarche. Il n’y a pas de formule sans engagement.
Voyez-le répondre à un appel pour votre cabinet
Une démo de 30 minutes en visio. Nous vous montrons l’assistant en direct et examinons comment il s’intégrerait à votre cabinet, votre logiciel et vos règles.
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