Le défi
La plupart des appels vers un cabinet d’ophtalmologie arrivent pendant les heures de consultation, quand l’équipe est avec les patients. Les pics se situent en milieu de matinée, puis en début d’après-midi.
Beaucoup de ces appels sont de routine : prendre une consultation, déplacer un rendez-vous, se renseigner sur la logistique d’une opération. Chacun détournait pourtant quelqu’un d’un patient.
La mise en place
L’assistant est connecté directement à Mikrono. Il identifie les patients par date de naissance, crée les dossiers des nouveaux patients, propose de vrais créneaux libres et réserve, déplace ou annule les rendez-vous, sur le bon site.
Les règles du cabinet sont intégrées : quel site prend les urgences, ce qui peut être dit sur la préparation d’une opération, et quand une demande doit passer par le secrétariat. Tout ce qui sort de ces règles devient une demande de rappel avec un résumé dans le tableau de bord du cabinet.