Outils
Couverture horaire appels cabinet : les appels reçus hors horaires
L’outil « couverture horaire appels cabinet » compare vos horaires d’ouverture aux heures d’appel de la grille de référence. Là où les appels tombent en dehors de vos plages, le téléphone sonne dans un cabinet fermé, que ce soit à l’heure du déjeuner, en fin de journée ou le samedi matin.
La grille utilise des données provisoires dont la provenance réelle reste à vérifier. Elle répartit les appels par jour de la semaine et par heure, et la note placée sous l’outil indique la période qu’elle couvre. Tant que cette provenance n’est pas établie, lisez les résultats comme une démonstration du calcul plutôt que comme le portrait d’une patientèle.
Indiquez vos horaires, en partant au besoin d’un horaire type, puis votre volume mensuel. L’outil estime la part et le nombre d’appels reçus hors horaires, et la carte de la semaine hachure vos heures de fermeture. La suite de la page explique le calcul et ses limites.
Comment fonctionne cet outil
La grille provisoire répartit des valeurs illustratives entre les heures et les jours de la semaine. Pour chacune de ces cases, l’outil regarde si votre cabinet est ouvert. La somme des cases fermées donne la part des appels qui arrive porte close ; appliquée à votre volume mensuel, elle donne un nombre d’appels.
Chaque jour accepte jusqu’à trois plages horaires, pour tenir compte d’une pause de midi ou d’une ouverture en plusieurs temps. Une plage qui se termine avant de commencer est signalée et n’entre pas dans le calcul ; les résultats précédents restent affichés jusqu’à ce qu’elle soit corrigée.
Les heures les plus chargées que l’outil affiche viennent de la grille de référence, pas de votre cabinet. Elles illustrent le calcul sur une grille provisoire, sans décrire les appels réels de votre patientèle. Si vous connaissez vos propres heures de pointe, votre journal d’appels les confirme mieux que cet outil.
Cette grille provisoire ne décrit pas une patientèle vérifiée. Un cabinet de médecine générale, un cabinet dentaire ou un opticien ne reçoivent pas leurs appels aux mêmes heures, et une grille bâtie sur les appels réels de plusieurs cabinets serait plus représentative. Notre page méthodologie explique comment nous choisissons, sourçons et datons les chiffres du site.
Le volume mensuel se trouve sur le relevé de votre opérateur ou dans le journal de votre standard. Comptez tous les appels entrants, décrochés ou non : la grille décrit le moment où les patients appellent, pas celui où quelqu’un leur répond.
Les appels hors horaires ne sont pas des appels de second rang. Un patient peut appeler à l’heure du déjeuner parce que c’est sa pause, ou en fin de journée après son travail. Ce qu’on en tire dépend du cabinet : décaler une plage d’ouverture, tenir la ligne à midi par roulement, ou laisser un message de répondeur qui dit quand rappeler.
La carte de la semaine montre les appels heure par heure, plus foncés aux heures chargées. Les heures où vous êtes fermé y sont hachurées, si bien qu’on voit d’un coup d’œil si les appels perdus se concentrent à midi, le soir ou un jour précis.
Le calcul se fait dans votre navigateur, à partir de la grille que la page contient déjà. Vos horaires et votre volume ne nous sont pas envoyés ; nous recevons seulement le signal que l’outil a servi.
La semaine type ne dit rien des fermetures exceptionnelles. Pour les ponts et les jours chômés, le planificateur des jours fériés aide à préparer ce que le cabinet annonce au téléphone. Le calculateur d’appels manqués reprend la question sous un autre angle, à partir des appels qui restent sans réponse.
Un appel qui arrive quand vous êtes fermé n’est pas forcément perdu. Avec ClinicAll, l’assistant répond, donne vos horaires et prend une demande de rappel pour le retour de l’équipe ; le fonctionnement de l’assistant détaille ce qu’il dit et ce qu’il ne fait pas. La page sécurité décrit où sont traitées ces demandes, les tarifs comment le prix est fixé, et les autres outils complètent cette lecture de votre accueil.
Questions sur cet outil
D’où viennent les heures d’appel utilisées ?
La grille contient actuellement des données provisoires réparties par jour et par heure. Leur provenance réelle reste à vérifier. La note placée sous l’outil indique la période couverte.
Pourquoi les heures de pointe ne sont-elles pas les miennes ?
L’outil ne connaît que la grille de référence, pas les appels de votre cabinet. Les heures les plus chargées sont celles de la grille provisoire, sans attribution vérifiée à un cabinet réel. Votre journal d’appels vous dira quelles sont les vôtres.
La pause de midi est-elle prise en compte ?
Oui. Un jour avec une coupure à midi compte deux plages horaires, l’une le matin et l’autre l’après-midi. Les heures entre les deux comptent comme fermées, et les appels qui y tombent s’ajoutent au résultat.
Que devient un appel reçu quand le cabinet est fermé ?
Sans assistant, il tombe en général sur le répondeur. Avec ClinicAll, l’assistant répond, donne vos horaires et prend une demande de rappel que votre équipe retrouve à son retour.