Calculateur appels manqués : ce que coûtent les appels sans réponse au cabinet

Le calcul multiplie les appels reçus par jour par la part sans réponse et la part qui aurait abouti à un rendez-vous. Il applique ensuite la valeur moyenne d’une consultation et le nombre de jours ouvrés du mois. Ce produit donne le chiffre d’affaires en jeu chaque mois, affiché en tête du résultat. En dessous figurent les rendez-vous manqués chaque mois et l’équivalent du montant sur l’année, puis le calcul posé avec vos propres chiffres, que vous pouvez refaire à la main. Sans valeur de consultation, le résultat s’en tient aux rendez-vous manqués par mois.

Les jours ouvrés vont du lundi au vendredi, jours fériés retirés. Un cabinet ouvert le samedi, ou fermé un après-midi par semaine, s’écarte de cette base : gardez-le en tête en lisant le résultat mensuel. Les autres outils pour votre cabinet aident à situer ces jours et ces heures de fermeture.

La valeur d’une consultation suit le tarif conventionnel français de l’Assurance Maladie pour le médecin généraliste, l’ophtalmologue et le dentiste. Pour un opticien, aucun tarif officiel n’existe : le calculateur ne propose rien et attend votre panier moyen ou la valeur d’un examen de vue. Un cabinet au Luxembourg ou en Allemagne applique d’autres tarifs, et le calcul n’a de sens qu’avec les siens.

Trois valeurs restent provisoires tant que nous n’avons pas de source publique solide : les appels par jour, la part manquée et la part qui aurait réservé. Nous les signalons comme des estimations de ClinicAll, chacune sous son champ, et nous les remplacerons quand une source publique ou nos propres mesures le permettront. L’étude de cas Hubert Vision montre le type de données de production dont nous disposons aujourd’hui.

Pour obtenir vos propres chiffres, partez du journal d’appels de votre standard ou de votre opérateur : il distingue le plus souvent les appels décrochés des appels perdus. À défaut, une feuille tenue à l’accueil pendant une semaine suffit, en notant aussi les appels reçus pendant la pause de midi. Demandez enfin à l’équipe de marquer les appels qui concernaient un rendez-vous.

Lisez le résultat comme un ordre de grandeur. Un patient qui rappelle et obtient son rendez-vous plus tard n’est pas perdu, ce qui réduit la part qui aurait réservé. Un appel décroché puis laissé trop longtemps en attente peut être perdu sans figurer parmi vos appels manqués. Les deux effets jouent en sens contraire, d’où l’intérêt de mesurer plutôt que de supposer.

Les valeurs retenues s’inscrivent dans l’adresse de la page. Un lien copié ou une page imprimée permet donc de partager le calcul avec un associé ou votre expert-comptable. Le calcul se fait dans votre navigateur ; nous recevons seulement le signal que l’outil a servi, sans aucune valeur.

ClinicAll répond aux appels que votre accueil ne peut pas prendre. Pour les modalités de prise de rendez-vous, consultez les intégrations. Le fonctionnement de l’assistant décrit chaque étape, et la page tarifs explique comment le prix est fixé dans un devis écrit. L’équipe présentée sur la page qui nous sommes met l’assistant en service et répond ensuite à vos questions, en français, depuis le Luxembourg.