Fonctionnement
Comment ClinicAll répond au téléphone de votre cabinet
Un assistant vocal configuré pour votre cabinet : vos horaires d’ouverture, vos sites, vos types de rendez-vous et vos règles sur ce qu’il peut ou non traiter.
Ce qu’il prend en charge
Les appels de routine qui remplissent vos journées
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Prend les nouveaux rendez-vous
Identifie le bon type de rendez-vous, propose de vrais créneaux libres et les réserve dans votre logiciel de gestion du cabinet.
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Déplace et annule
Retrouve les rendez-vous existants du patient et les déplace ou les annule à sa demande.
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Retrouve ou crée le dossier patient
Identifie les patients existants par date de naissance ou numéro de téléphone, et crée un dossier pour les nouveaux patients.
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Répond aux questions sur le cabinet
Horaires d’ouverture, adresses, documents à apporter, préparation. Uniquement à partir des informations que vous avez validées.
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Prend les demandes de rappel
Quand une personne est nécessaire, il recueille les informations et envoie à votre équipe une demande de rappel résumée.
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Parle les langues de vos patients
Détecte la langue de l’appelant et peut passer du français à l’anglais ou à l’allemand.
Quand une personne est nécessaire
Il sait ce qu’il ne doit pas traiter
L’assistant ne donne jamais de conseil médical et n’invente jamais de disponibilités ni de règles. Quand une demande sort de son cadre, il le dit, indique à l’appelant que l’équipe le rappellera et transmet la demande à votre équipe avec un résumé.
Urgences
Suit les règles d’urgence que vous définissez, par exemple quel site prend en charge les urgences et ce que l’appelant doit faire immédiatement.
Des résumés, pas des messages vocaux
Votre équipe reçoit qui a appelé, pourquoi, et les informations déjà recueillies : le rappel est court et déjà préparé.
Démarrage
Du premier appel à la mise en service
- 1
Appel de découverte
Un appel de 30 minutes pour comprendre l’usage actuel de votre téléphone : types d’appels, sites, logiciel et ce qui doit toujours passer par une personne. Vous recevez ensuite un devis écrit.
- 2
Configuration
Nous paramétrons l’assistant avec les informations et les règles de votre cabinet, et le connectons à votre logiciel de gestion du cabinet.
- 3
Tests avec votre équipe
Votre équipe l’appelle, tente de le mettre en défaut et valide la façon dont il répond avant qu’un patient ne l’entende.
- 4
Mise en service
Vous transférez les appels quand vous êtes occupés, ou tous les appels, et consultez chaque conversation dans votre tableau de bord.
Les questions que les cabinets nous posent
Les patients sauront-ils qu’ils ne parlent pas à une personne ?
L’assistant se présente comme « l’assistante vocale du cabinet » au début de chaque appel.
Que se passe-t-il quand il ne peut pas aider ?
Il explique qu’un membre de l’équipe rappellera, recueille les coordonnées de l’appelant et le motif de l’appel, puis envoie à votre équipe une demande de rappel avec un résumé.
Avec quels logiciels de gestion du cabinet fonctionne-t-il ?
Mikrono est en production et XEYEX est en cours de déploiement. Les autres systèmes sont intégrés cabinet par cabinet ; dites-nous lequel vous utilisez.
Gère-t-il les appels urgents ?
Il suit les règles d’urgence que vous définissez et ne donne jamais de conseil médical. Les urgences sont orientées exactement comme votre cabinet le précise.
Quelles langues parle-t-il ?
Il détecte la langue de l’appelant et peut passer du français à l’anglais ou à l’allemand. Notre déploiement en production fonctionne en français.
Gardons-nous notre numéro de téléphone ?
Oui. Vous transférez les appels depuis votre numéro actuel, uniquement quand votre équipe est occupée ou en permanence.