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Physiotherapie

KI-Telefonassistent Physiotherapeut: Anrufe annehmen, während Sie behandeln

KI-Telefonassistent Physiotherapeut: Gemeint ist ein Empfang am Telefon, der abhebt, während Sie mit beiden Händen an einer Schulter arbeiten. Am Apparat meldet sich ClinicAll als Empfang Ihrer Physiotherapiepraxis, erfragt Geburtsdatum, Namen und Anliegen und legt Ihrem Team zu jedem Gespräch eine kurze Zusammenfassung vor. Terminwünsche gelangen so als Rückrufbitten ins Dashboard; in Ihren Terminkalender trägt er nichts ein.

In der Physiotherapie folgt eine Behandlung auf die nächste, oft ohne Luft dazwischen. Patientinnen und Patienten rufen an, um eine neue Verordnung einzulösen, eine Serie fortzusetzen, eine Sitzung zu verlegen oder einen Hausbesuch für die Mutter nach der Hüftoperation zu erfragen. Wer am Behandlungstisch steht, kann nicht abheben, und wer am Empfang gerade eine Verordnung abschreibt, hat ebenfalls keine Hand frei.

Der Telefonassistent gibt keinen medizinischen Rat und verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft, Deutsch ist es nicht; passend ist er daher dort, wo Ihre Patienten meist französisch- oder englischsprachig sind, in Luxemburg zum Beispiel oder in Lothringen. Weiter unten geht es um die typischen Anrufe einer Physiotherapiepraxis, um das, was aus einem Terminwunsch wird, um dringende Schilderungen und um die geltenden Berufsregeln; alle anderen Praxisarten führt die Übersicht der Fachbereiche auf.

Per Rückruf

Für diese Fachrichtung ist noch keine Terminsoftware angebunden: Die KI-Rezeption nimmt den Terminwunsch auf, und Ihr Team ruft den Patienten zur Bestätigung zurück.

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Ihre Anrufe in der Praxis

Oft beginnt ein Anruf mit einer Verordnung in der Hand: Jemand war beim Orthopäden oder beim Hausarzt und möchte mit der Behandlung anfangen. Der Telefonassistent fragt nach Namen, Geburtsdatum und Rückrufnummer, nach der verordneten Behandlung und danach, an welchen Wochentagen und zu welchen Tageszeiten der Patient kommen kann. Nach freien Terminen gefragt, nennt er keine Lücke, denn Ihren Kalender sieht er nicht; er kündigt an, dass Ihr Team mit einem Vorschlag zurückruft.

Läuft eine Serie bereits, geht es um die Folgetermine. Gern legen Patienten ihre Sitzungen auf denselben Wochentag und dieselbe Uhrzeit, passend zu Schichtplan, Schule oder Bus. Der Telefonassistent notiert dieses Muster, welche Serie fortgesetzt werden soll und bei welchem Therapeuten der Patient bisher behandelt wurde, damit Ihr Team die ganze Reihe in einem Zug planen kann.

Eine Sitzung verschieben oder absagen möchten Patienten oft kurzfristig, wegen Fieber, einer Dienstreise oder eines kranken Kindes. Der Telefonassistent hält fest, welcher Termin betroffen ist und welche Ausweichzeiten passen würden, und gibt das als Rückrufbitte weiter. Er sagt dem Anrufer offen, dass erst Ihr Team die Änderung bestätigt. So erfahren Sie früh von einer frei werdenden Stunde, die Sie jemandem von Ihrer Warteliste anbieten können.

Vor der ersten Behandlung fragen Patienten, was sie mitbringen sollen und ob mit ihrer Verordnung alles stimmt. Der Telefonassistent nennt die Unterlagen, die Ihre Praxis hinterlegt hat, etwa die Verordnung im Original, Arztberichte, Aufnahmen aus der Bildgebung oder ein großes Handtuch. Ob die Verordnung formal in Ordnung ist, beurteilt er nicht: Er notiert, wer sie ausgestellt hat, an welchem Tag und welche Behandlung darauf steht, und Ihr Team prüft den Rest.

Manche Verordnungen nennen Leistungen, die nicht jede Praxis anbietet, zum Beispiel manuelle Lymphdrainage, Krankengymnastik am Gerät, Beckenbodentherapie oder Behandlung nach neurologischem Konzept. Fragt jemand, ob Ihre Praxis die verordnete Rehabilitation übernimmt, antwortet der Telefonassistent nur anhand der Leistungsliste, die Sie ihm mitgegeben haben. Fehlt eine Leistung darauf, sagt er weder ja noch nein und nimmt die Frage als Rückrufbitte auf.

Eine Behandlung zu Hause fragen oft Angehörige an, etwa für einen Vater nach einem Schlaganfall oder für eine Nachbarin, die nach der Knieoperation die Treppe noch nicht schafft. Der Telefonassistent hält fest, wer behandelt werden soll, unter welcher Adresse, welche Behandlung verordnet ist und ob auf der Verordnung ein Hausbesuch vermerkt ist. Ob und wann eine Therapeutin hinfahren kann, klärt Ihr Team im Rückruf.

Fragen nach Preisen, Kostenerstattung oder einer Rechnung beantwortet der Telefonassistent nur so weit, wie Ihre Praxis Auskünfte hinterlegt hat, etwa zu Selbstzahlerleistungen. Eine Erstattung durch Krankenkasse oder Versicherung sagt er nie zu, und eine Rechnung schlägt er nicht nach. Bei einer Rückfrage zur Rechnung notiert er den Behandlungszeitraum, wie der Anrufer ihn nennt, und fragt keine Zahlungsdaten ab.

Manche Anrufe sollte Ihr Team rasch sehen: Ein Patient meldet, dass die Schmerzen seit der letzten Sitzung stärker geworden sind, oder bittet ausdrücklich um einen Rückruf seines Physiotherapeuten. Der Telefonassistent beurteilt die Verschlechterung nicht und rät weder zu Kälte noch zu Schonung. Er notiert die Schilderung in den Worten des Patienten, seit wann sie besteht und wer zurückrufen soll; passt sie zu einer Ihrer Notfallregeln, gilt diese Regel zuerst.

Solche Gespräche fallen oft in Stunden, in denen alle Therapeuten behandeln und niemand am Empfang sitzt. Eine Schätzung, wie viele Anrufe Ihrer Praxis heute ins Leere laufen könnten, liefert der Rechner für verpasste Anrufe. Die Rückrufbitten aus diesen Stunden warten im Dashboard, jede mit Anliegen und Rückrufnummer, bis jemand wieder Zeit für das Telefon hat.

  • Einen ersten Termin vereinbaren und freie Termine erfragen
  • Folgetermine planen
  • Eine Sitzung verschieben oder absagen
  • Die Verordnung und die mitzubringenden Unterlagen prüfen
  • Fragen, ob die Praxis die verordnete Rehabilitation anbietet
  • Eine Behandlung zu Hause anfragen
  • Nach Preisen, Kostenerstattung oder einer Rechnung fragen
  • Eine Verschlechterung melden oder um einen Rückruf des Physiotherapeuten bitten

Was ClinicAll übernimmt und was bei Ihnen bleibt

Was der Telefonassistent als Terminwunsch aufnimmt, liegt anschließend als Rückrufbitte im Dashboard; in Ihrem Kalender taucht es nicht auf. Beim Rückruf schlägt Ihr Team dem Patienten einen Termin vor, den es danach eigenhändig in der Praxissoftware einträgt. Zur festen Verabredung wird der Wunsch erst durch dieses Gespräch.

Für die Planung einer Serie fragt der Telefonassistent nach dem, was Ihr Team beim Rückruf braucht: Name und Geburtsdatum, die verordnete Behandlung, den verordnenden Arzt, das Ausstellungsdatum der Verordnung und die passenden Wochentage und Uhrzeiten. Wünscht der Patient eine bestimmte Therapeutin oder eine Behandlung zu Hause, steht auch das in der Rückrufbitte. Ihr Team muss beim Rückruf nichts davon erneut erfragen.

Einen Zeitpunkt für den Rückruf nennt der Telefonassistent bloß dann, wenn Ihre Praxisregeln einen festlegen, zum Beispiel „noch heute bis zum Abend“. Ohne solche Regel kündigt er an, dass sich die Praxis meldet. Bevor er auflegt, klärt er, ob der Patient unter der Nummer, mit der er gerade anruft, auch zurückgerufen werden kann.

Für Ihre Patienten klingt der Telefonassistent wie der Praxisempfang; was er ist, erwähnt er nicht unaufgefordert. Fragt eine Patientin, ob sie mit einem Menschen spricht, sagt er offen, dass hier „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“ antwortet, und nimmt ihr Anliegen weiter auf. Als Mensch gibt er sich nie aus.

Manche Anrufer möchten unbedingt mit ihrem Therapeuten sprechen. Der Telefonassistent stellt nicht in den Behandlungsraum durch; es gilt das Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist. Fehlt eine der beiden Bedingungen oder nimmt am Empfang niemand ab, wird aus dem Anruf eine Rückrufbitte.

Alle Entscheidungen zu Behandlung und Kalender treffen weiterhin Sie: welche Therapeutin eine Serie übernimmt, ob ein Hausbesuch in die Woche passt und wie Sie mit kurzfristigen Absagen umgehen. Der Telefonassistent sieht weder Ihre Praxissoftware noch eine Patientenakte ein. Er sammelt die Angaben, Ihr Team entscheidet.

Nach einem 30-minütigen Gespräch erhalten Sie für Ihre Physiotherapiepraxis ein schriftliches Angebot mit dem Preis des Telefonassistenten; den Aufbau unserer Tarife erklärt die Preisseite. Was mit einem Anruf zwischen Begrüßung und fertiger Rückrufbitte geschieht, zeigt die Seite zum Ablauf eines Anrufs.

ClinicAll übernimmt

  • Die Terminanfrage mit den Wunschzeiten
  • Fragen zur Praxis, anhand der Angaben, die Sie freigegeben haben
  • Name, Geburtsdatum und Anlass des Anrufs
  • Die Weiterleitung an den Empfang, wenn er besetzt ist, sonst eine zusammengefasste Rückrufbitte

Bei Ihnen bleibt

  • Jede medizinische Beratung
  • Die Entscheidung im Notfall: ClinicAll folgt Ihren Regeln
  • Das Verschieben oder Absagen eines Termins: ClinicAll nimmt die Anfrage auf, Ihr Team bestätigt
  • Die Bestätigung des angefragten Termins

Seit Mai 2026 am Telefon bei Hubert Vision

angenommene Anrufe
751
verschiedene Anrufer
469
Gesprächsdauer (Median)
1 Min. 54 Sek.
Anrufe im September 2026
173

Hubert Vision, Augenheilkunde, Luxemburg und Belgien · Produktionsdaten vom 31. Mai 2026 bis 1. Oktober 2026 · Fallstudie Hubert Vision lesen

Dringende Fälle

Was als Notfall gilt, legen Sie fest, nicht der Telefonassistent. Er gibt keinen medizinischen Rat und wendet Ihre Notfallregeln an, die wir vor der Inbetriebnahme gemeinsam abstimmen. Darin steht, bei welchen Schilderungen er an den Notruf verweist, wann er auf eine dringende ärztliche Untersuchung hinweist und welche Anrufe Ihr Team als dringende Rückrufbitte erreichen. Keine andere Anweisung geht diesen Regeln vor.

Zeichen eines Schlaganfalls listet die Assurance Maladie für Praxen in Frankreich auf: plötzliche Schwäche eines Arms oder Beins, ein verzogenes Gesicht, eine plötzlich auftretende Sprachstörung. Nach dieser Regel der Assurance Maladie fordert der Telefonassistent den Anrufer auf, sofort die 15 oder 112 anzurufen, auch wenn die Zeichen schon wieder verschwunden sind. Ruft eine Angehörige aus der neurologischen Nachbehandlung an, weil ihr Mann plötzlich undeutlich spricht, bietet er keinen Termin an.

Patienten nach einer Operation oder einer Ruhigstellung gehören zum Alltag einer Physiotherapiepraxis. Für sie nennt die Assurance Maladie Brustschmerzen und plötzliche Atembeschwerden als Grund für einen sofortigen Anruf bei der 15 oder 112. Klagt jemand nach der Knieprothese oder nach Wochen im Gips über solche Beschwerden, verweist der Telefonassistent nach dieser Regel an den Notruf, statt über die nächste Sitzung zu sprechen.

Rückenschmerzen, die ins Bein ausstrahlen, führen oft zu einer Verordnung. Die Assurance Maladie nennt dabei Warnzeichen, die eine dringende ärztliche Untersuchung erfordern: Kraftverlust im Bein, Gefühllosigkeit im Dammbereich oder Störungen beim Wasserlassen oder bei der Stuhlkontrolle. Schildert ein Anrufer so etwas, schlägt der Telefonassistent keinen Behandlungstermin vor, sondern schickt ihn nach Ihrer Regel zu einem Arzt; Ihr Team erhält zusätzlich eine dringende Rückrufbitte.

Steht Ihre Praxis in Deutschland, folgt die Regel der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV): Lebensgefahr heißt 112, und dringende Beschwerden, mit denen man nicht bis zur nächsten Sprechstunde warten kann, führen zur 116117. Haben Sie diese Unterscheidung hinterlegt, nennt der Telefonassistent dem Anrufer den passenden Weg, gerade abends oder am Wochenende, wenn Ihre Praxis geschlossen hat. Eine Rückrufbitte für den nächsten Praxistag nimmt er trotzdem auf.

Während der Öffnungszeiten soll ein dringender Anruf nicht hinter Terminanfragen zurückstehen. Hier greift das Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist. Fehlt das eine oder das andere, kennzeichnet der Telefonassistent die Rückrufbitte gleich zu Beginn als dringend, damit Ihr Team sie vor allen anderen liest.

Für Beschwerden ohne Regel gibt es am Telefon keine Einschätzung: kein „das ist normal nach der Behandlung“, kein Tipp zu Wärme oder Kälte, keine Übung zum Nachmachen. Der Telefonassistent nimmt die Schilderung auf und reicht sie an Ihr Team weiter. Wann ein Anruf besser sofort durchgestellt wird und wann eine Rückrufbitte genügt, erörtert der Ratgeber zu Weiterleitung und Rückrufbitte.

  • Frankreich: Bei plötzlicher Schwäche einer Gliedmaße, einer Gesichtsverformung oder einer plötzlich auftretenden Sprachstörung sofort die 15 oder 112 anrufen lassen, auch wenn die Anzeichen verschwinden.

    Assurance Maladie — AVC : que faire ?

  • Frankreich: Brustschmerzen und plötzliche Atembeschwerden, insbesondere nach einer Operation oder Immobilisierung, erfordern einen sofortigen Anruf bei der 15 oder 112.

    Assurance Maladie — Embolie pulmonaire

  • Frankreich: Ischiasschmerzen mit Kraftverlust im Bein, Gefühllosigkeit im Dammbereich oder Störungen beim Wasserlassen oder der Stuhlkontrolle erfordern eine dringende ärztliche Untersuchung.

    Assurance Maladie — Sciatique : comment être soulagé(e) et quand consulter ?

  • Deutschland: Bei Lebensgefahr an die 112 verweisen; bei einem dringenden, nicht lebensbedrohlichen medizinischen Problem, das nicht bis zur nächsten Sprechstunde warten kann, an die 116117 verweisen.

    KBV — Dossier Notfallversorgung

Die geltenden Regeln

Am Telefon einer Physiotherapiepraxis gelten Berufsregeln, gleich ob eine Mitarbeiterin abhebt oder der Telefonassistent. Die folgenden Absätze nennen sie mit ihrer Quelle, für Frankreich, Luxemburg und Deutschland, und beschreiben, wie der Telefonassistent sich im Gespräch daran hält.

Der Code de déontologie des masseurs-kinésithérapeutes, den der Conseil national de l’Ordre des masseurs-kinésithérapeutes veröffentlicht, verpflichtet auch das Empfangspersonal zur beruflichen Schweigepflicht. Der Physiotherapeut muss es über diese Pflicht informieren und dafür sorgen, dass sie eingehalten wird. Ob jemand bei Ihnen in Behandlung ist, erfährt ein Dritter vom Telefonassistenten deshalb nicht, ebenso wenig die Termine anderer Personen.

Ruft der Arbeitgeber eines Patienten an und will wissen, ob dieser am Vormittag wirklich zur Behandlung war, bekommt er vom Telefonassistenten darauf keine Antwort. Notiert werden nur sein Name, sein Anliegen und seine Rückrufnummer. Ob und was Ihre Praxis ihm mitteilt, entscheiden Sie.

Dieselbe Berufsordnung verlangt, dass der Physiotherapeut seinen Beruf persönlich ausübt: Der Empfang stellt keine Diagnose und legt keine Behandlung fest. Der Telefonassistent fragt deshalb nicht nach, um Beschwerden einzuordnen, und schlägt weder Übungen noch eine Behandlungsart vor. Wie die verordnete Behandlung aufgebaut wird, entscheidet die Therapeutin beim ersten Termin.

Zum Umgang mit Daten verlangt die Berufsordnung, nur das Notwendige zu erheben, Patienten über die Verwendung zu informieren und Unbefugten keinen Zugang zu Gesundheitsinformationen zu geben. Der Telefonassistent fragt nach dem, was für Rückruf und Terminplanung zählt; Versichertennummer und Zahlungsdaten erfragt er nicht. Wo und bei welchen Anbietern die Daten eines Anrufs verarbeitet werden, erklärt die Seite Sicherheit und Datenschutz; Ihre eigenen Datenschutzhinweise sollten die telefonische Anrufannahme erwähnen.

Ehrlichkeit verlangt die Berufsordnung auch für alles, was Ihre Praxis am Telefon über sich sagt: keine Vergleiche mit anderen Physiotherapeuten, keine werbenden Erfahrungsberichte, keine Anreize zu Behandlungen, die niemand braucht. Der Telefonassistent bietet deshalb keine zusätzlichen Sitzungen an und stellt Ihre Praxis nicht über andere. Er sagt, was Sie hinterlegt haben, und sonst nichts.

In Luxemburg übernimmt die CNS eine Physiotherapie nur mit ärztlicher Verordnung und deren Genehmigung, die innerhalb von 31 Tagen nach Ausstellung beantragt werden muss. Der Telefonassistent sagt deshalb nie zu, dass eine Behandlung erstattet wird, nur weil ein Termin vereinbart ist. Er notiert das Ausstellungsdatum, wie der Patient es nennt, damit Ihr Team die Genehmigung im Blick behält; weitere Telefonthemen von Praxen in der Hauptstadt finden Sie auf der Seite zu Luxemburg.

In Deutschland nennt die KBV in ihrem Praxiswissen Heilmittel eine Frist für den Behandlungsbeginn bei einer Heilmittelverordnung der gesetzlichen Krankenversicherung: 28 Kalendertage oder 14 Tage bei ärztlich angekreuztem dringlichem Behandlungsbedarf. Fragt der Telefonassistent nach Ausstellungsdatum und Dringlichkeitsvermerk, sieht Ihr Team beim Rückruf sofort, wie eilig der erste Termin ist. Die Prüfung der Frist selbst übernimmt er nicht.

Ob die Tochter einer Patientin am Telefon etwas über deren Behandlung erfahren darf, klärt der Ratgeber zur Schweigepflicht am Telefon. Vor der Inbetriebnahme prüfen wir mit Ihnen, welche dieser Regeln in Ihrem Praxisalltag eine Rolle spielen. Eingerichtet wird der Telefonassistent von unserem Team, das danach auch Ihre Fragen beantwortet; es arbeitet auf Französisch, von Luxemburg aus; schreiben Sie uns über die Kontaktseite.

Häufige Fragen

Trägt der KI-Telefonassistent Termine direkt in den Kalender der Physiotherapiepraxis ein?

Nein, jeder Terminwunsch kommt als Rückrufbitte bei Ihrem Team an. Der Telefonassistent erfasst Namen, Geburtsdatum, die verordnete Behandlung und die Zeiten, zu denen der Patient kommen kann. Ihr Team ruft zurück, vergibt den Termin und trägt ihn selbst ein.

Kann der Telefonassistent eine Sitzung absagen oder verlegen?

Nein, er verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Er notiert, welche Sitzung betroffen ist und welche Ausweichzeiten passen. Die Änderung gilt erst, wenn Ihr Team sie im Rückruf bestätigt hat.

Prüft der Telefonassistent, ob eine Verordnung noch gültig ist?

Nein, die Prüfung bleibt bei Ihrem Team. Der Telefonassistent fragt, wer die Verordnung ausgestellt hat, an welchem Tag und welche Behandlung darauf steht. Mit diesen Angaben sieht Ihr Team beim Rückruf, ob Fristen oder eine Genehmigung zu beachten sind.

Sagt der Telefonassistent zu, dass die Krankenkasse die Behandlung erstattet?

Nein, eine Kostenerstattung sagt er nie zu. Er gibt nur die Auskünfte zu Preisen und Abrechnung, die Ihre Praxis hinterlegt hat. Alles Weitere nimmt er als Rückrufbitte auf, und Zahlungsdaten fragt er nicht ab.

Was passiert, wenn ein Patient eine deutliche Verschlechterung meldet?

Der Telefonassistent folgt den Notfallregeln Ihrer Praxis und gibt keinen medizinischen Rat. Sehen Ihre Regeln für die geschilderten Beschwerden einen Verweis an den Notruf oder an einen Arzt vor, nennt er diesen Weg sofort. Sonst notiert er die Schilderung als dringende Rückrufbitte für den Physiotherapeuten.

Spricht der Telefonassistent Deutsch?

Deutsch ist nicht geprüft. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft; jede weitere Sprache prüfen wir vor der Inbetriebnahme auf Ihrer Leitung. Rufen Ihre Patienten auf Deutsch an, besprechen wir das mit Ihnen, bevor ein Angebot entsteht.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Nein. Sie lernen den Telefonassistenten in einem 30-minütigen Gespräch kennen, danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot. Die Mindestlaufzeit wird vor der Inbetriebnahme im schriftlichen Angebot festgelegt; einen Tarif ohne Mindestlaufzeit bieten wir nicht an.

Hören Sie, wie die Assistentin einen Anruf für Ihre Praxis annimmt

Eine 30-minütige Demo per Video. Wir zeigen die Assistentin live und schauen, wie sie zu Ihrer Praxis, Ihrer Software und Ihren Regeln passt.

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