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Kinésithérapie

Secrétaire IA kinésithérapeute pour l’accueil téléphonique du cabinet

Pendant une séance, vous avez les deux mains sur un genou ou une épaule quand le téléphone sonne dans la salle d’attente : une secrétaire IA kinésithérapeute décroche à votre place. ClinicAll répond au nom de votre cabinet, demande au patient son nom et ce qui l’amène, puis classe sa demande pour votre équipe. L’assistant ne donne aucun conseil médical et applique vos règles d’urgence.

En kinésithérapie, ce sont les prescriptions qui donnent le tempo des appels. Un patient appelle avec une ordonnance de rééducation après une opération, une autre veut caler ses séances de suivi autour de ses horaires de travail, un troisième ne pourra pas venir demain. Chacune de ces demandes finit chez votre secrétaire ou chez vous, et aucune ne devrait interrompre le soin en cours.

Les kinésithérapeutes figurent parmi les métiers rassemblés sur la page des spécialités, où chaque profession a ses propres motifs d’appel. Cette page détaille les appels qu’un cabinet de kinésithérapie reçoit et ce que devient une demande de séance. Elle montre ensuite comment l’assistant traite les signes d’alerte, puis les règles de déontologie qui encadrent votre accueil.

Par rappel

Aucun logiciel de rendez-vous de cette spécialité n’est encore connecté : la secrétaire IA prend la demande de rendez-vous et votre équipe rappelle le patient pour la confirmer.

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Une première rééducation après une opération du genou · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Patient: Bonjour, je sors d’une opération du genou et le chirurgien m’a prescrit de la rééducation. Vous pouvez me prendre ?
  • Secrétariat: Bonjour, vous êtes bien au cabinet. Je prends votre demande pour l’équipe, qui vous rappellera pour fixer la première séance. À quel nom ?
  • Patient: Julien. Je suis plutôt libre en fin de journée, après 17 h.
  • Secrétariat: C’est noté, Julien : rééducation du genou après une opération, de préférence en fin de journée. L’équipe vous dira aussi quels documents apporter.
  • Patient: Et je pourrai commencer quand ?
  • Secrétariat: La date se décide avec l’équipe au moment du rappel, je ne réserve pas de créneau moi-même. Votre demande lui parvient dès la fin de notre appel.

Demande de rappel transmise à l’équipe

Vos appels, en pratique

Un nouveau patient appelle d’abord pour savoir si le cabinet peut le prendre et à partir de quand sa rééducation peut commencer. L’assistant lui demande comment il s’appelle et sa date de naissance, puis note le motif de la prescription et les jours où il est libre. Il ne fixe pas de créneau : votre équipe le choisit en rappelant, avec l’agenda sous les yeux.

Avant même de parler d’horaires, certains appelants veulent savoir si le cabinet pratique la rééducation inscrite sur leur ordonnance, par exemple après une ligamentoplastie du genou ou pour une rééducation périnéale. L’assistant répond à partir de la liste des soins que vous avez validée. Si la technique demandée n’y figure pas, il ne devine pas et laisse la question à votre équipe.

Une prescription de rééducation ouvre une série de séances, et le patient cherche à les répartir sur plusieurs semaines. L’assistant recueille les moments qui lui conviennent, tôt le matin avant le bureau ou en fin d’après-midi après l’école pour un enfant. Votre secrétaire organise ensuite les séances en rappelant, selon vos créneaux et ceux de vos collaborateurs.

Les reports et les annulations de séance tombent parfois la veille au soir, quand le cabinet est fermé. L’assistant ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Il enregistre la séance concernée, la raison donnée et les nouvelles disponibilités du patient. Le lendemain matin, votre secrétaire sait déjà quel créneau se libère et peut le proposer à un patient en attente.

D’autres appels portent sur ce qu’il faut apporter à la première séance : l’ordonnance, la carte Vitale, un compte rendu opératoire ou des radios. L’assistant lit la liste que votre cabinet a rédigée, sans rien y ajouter. Si le patient se demande si son ordonnance est encore valable, la question part chez votre équipe.

Les demandes de prise en charge à domicile réclament plus de précisions. L’assistant note l’adresse, l’étage, ce que le patient peut encore faire seul et le motif de la prescription, souvent dictés par un proche. Il ne promet aucune visite : vous décidez si le déplacement entre dans votre tournée, puis votre équipe rappelle la famille.

Les questions d’argent arrivent aussi sur cette ligne : le tarif d’une séance, la part remboursée, une facture à refaire pour la mutuelle. L’assistant reprend les informations tarifaires que vous lui avez confiées et ne s’avance sur aucun remboursement. Une facture à corriger devient une demande de rappel pour votre secrétaire, avec le nom du patient et l’objet de la correction.

Il y a enfin le patient qui a plus mal depuis la dernière séance, ou qui veut parler à son kinésithérapeute. L’assistant ne commente pas la douleur. Si le récit correspond à l’une de vos règles d’urgence, il donne la consigne prévue ; sinon, il crée une demande de rappel adressée au praticien, avec les mots du patient.

Un standard téléphonique IA kinésithérapeute sert surtout aux moments où personne ne peut décrocher : pendant les séances, à la pause de midi, après la fermeture. Ce que ces heures coûtent au cabinet, le calculateur d’appels manqués l’estime à partir du nombre d’appels que vous recevez réellement. L’outil de couverture horaire montre, lui, les plages où votre ligne reste sans réponse.

  • Prendre un premier rendez-vous et connaître les disponibilités
  • Planifier les séances de suivi
  • Reporter ou annuler une séance
  • Vérifier l’ordonnance et les documents à apporter
  • Demander si le cabinet propose la rééducation prescrite
  • Demander une prise en charge à domicile
  • Se renseigner sur les tarifs, le remboursement ou une facture
  • Signaler une aggravation ou demander un rappel du kinésithérapeute

Ce que ClinicAll prend en charge, et ce qu’il vous laisse

Dans un cabinet de kinésithérapie, l’assistant n’écrit rien dans votre agenda : une demande de séance vous parvient toujours en demande de rappel, et aucune séance n’apparaît d’elle-même dans le planning. La demande de rendez-vous arrive à votre équipe, qui rappelle le patient pour la confirmer. La séance n’existe qu’à partir de ce rappel.

Chaque demande indique qui appelle, sa date de naissance et un numéro pour le joindre. Elle précise aussi le motif de la prescription, les moments qui lui conviennent et s’il commence une rééducation ou poursuit une série en cours. Votre équipe peut rappeler sans reposer ces questions : votre secrétaire retrouve ces éléments dans le tableau de bord.

Ce fonctionnement laisse à votre cabinet la maîtrise de sa charge. Une rééducation après une opération, qui doit commencer vite, et une lombalgie ancienne ne pèsent pas pareil ; l’ordre des rappels revient à votre équipe. L’assistant transmet le motif dans les termes du patient, sans établir de priorité de soin.

Les séances déjà posées restent sous votre main. Quand un patient veut reporter ou annuler, l’assistant en fait une demande de rappel qui cite la séance concernée. Votre secrétaire libère ou réattribue le créneau elle-même dans votre logiciel, ce qui évite qu’une place soit prise deux fois.

Un patient pressé demande parfois à parler sans délai au cabinet, entre deux séances. L’assistant propose alors le transfert vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée. Accueil fermé ou ligne absente, il l’annonce au patient et rédige une demande de rappel. Pour accorder ce réglage aux heures où votre secrétaire est présente, appuyez-vous sur le guide transfert ou rappel.

Un salarié expatrié en rééducation après une blessure de sport peut faire sa demande en anglais. Le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service ; nous validons toute autre langue sur votre ligne avant la mise en service.

Votre cabinet reçoit le prix de ClinicAll dans un devis écrit, à l’issue d’un entretien téléphonique de 30 minutes sur vos volumes d’appels et vos horaires de séances. Les tarifs détaillent ce que ce devis contient.

Pris en charge par ClinicAll

  • La demande de rendez-vous et les horaires souhaités
  • Les questions sur le cabinet, à partir des informations que vous avez validées
  • Le nom, la date de naissance et le motif de l’appel
  • Le transfert à l’accueil quand il est tenu, sinon une demande de rappel résumée

Reste à votre équipe

  • Tout conseil médical
  • La décision sur une urgence : ClinicAll applique vos règles
  • Le report ou l’annulation d’un rendez-vous : ClinicAll prend la demande, votre équipe confirme
  • La confirmation du rendez-vous demandé

Deux autres appels

Une séance à décaler, un soir après la fermeture · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Patient: Bonsoir, j’ai une séance demain matin pour mon épaule et je pars finalement en déplacement. On peut la mettre la semaine prochaine ?
  • Secrétariat: Je ne peux pas changer une séance de place, c’est l’équipe du cabinet qui s’en charge. Je lui laisse votre demande et elle vous rappelle avec un nouvel horaire.
  • Patient: Vous êtes quelqu’un du cabinet, ou c’est automatique ?
  • Secrétariat: Je suis la réceptionniste virtuelle du cabinet, pas une personne. L’équipe trouvera votre message en arrivant demain matin.
  • Patient: Très bien. C’est Nadia, je suis disponible lundi ou mardi après-midi.
  • Secrétariat: Merci, Nadia. Séance de demain matin à décaler, lundi ou mardi après-midi de préférence. Le cabinet vous rappelle pour confirmer.

Demande de rappel transmise à l’équipe

Des soins à domicile pour une mère, accueil ouvert · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Patient: Bonjour, j’appelle pour ma mère. Elle ne sort plus de chez elle et son médecin lui a prescrit de la kinésithérapie. Vous vous déplacez ?
  • Secrétariat: Bonjour. Les soins à domicile se décident avec l’équipe du cabinet, qui connaît les secteurs couverts. Une personne est à l’accueil en ce moment et une ligne de transfert est configurée : voulez-vous que je vous la passe ?
  • Patient: Oui, je préfère en parler directement.
  • Secrétariat: Je vous transfère à l’accueil du cabinet. Ne quittez pas, s’il vous plaît.

Transféré à l’équipe

Au téléphone chez Hubert Vision depuis mai 2026

appels traités
751
appelants différents
469
durée médiane d’un appel
1 min 54 s
appels en septembre 2026
173

Hubert Vision, ophtalmologie, Luxembourg et Belgique · données de production du 31 mai 2026 au 1 octobre 2026 · Lire l’étude de cas Hubert Vision

Les cas urgents

Les patients d’un kinésithérapeute sortent souvent d’une opération, d’un plâtre ou d’un alitement, et certains appels décrivent autre chose qu’une douleur de rééducation. L’assistant ne pose pas de diagnostic et ne rassure pas. Il applique vos règles d’urgence : s’il reconnaît dans le récit une situation que vous avez inscrite, il donne la consigne prévue avant toute question d’horaire.

Selon l’Assurance Maladie (ameli.fr), une douleur thoracique avec des difficultés respiratoires soudaines, notamment après une opération ou une immobilisation, exige de joindre immédiatement le 15 ou le 112. Un patient opéré du genou qui appelle pour annuler sa séance parce qu’il « respire mal depuis ce matin » entend d’abord cette consigne, si votre cabinet l’a retenue. Sa demande d’annulation passe au second plan.

Selon l’Assurance Maladie (ameli.fr), faites appeler immédiatement le 15 ou le 112 devant une faiblesse brutale d’un membre, une déformation du visage ou un trouble soudain de la parole. Cette consigne vaut même si les signes disparaissent. Un proche qui téléphone pour excuser un patient âgé peut décrire ces signes sans les relier à une urgence. La règle permet à l’assistant de donner la consigne quand même.

La sciatique occupe une place à part, car elle compte parmi les motifs de prescription courants en kinésithérapie. D’après l’Assurance Maladie (ameli.fr), une sciatique accompagnée d’une perte de force dans la jambe, d’une insensibilité du périnée, ou de difficultés à contrôler les urines ou les selles, nécessite une consultation médicale urgente. Cette règle oriente vers un médecin plutôt que vers les secours, et votre cabinet choisit la phrase que l’assistant prononcera.

En Allemagne, le 112 est réservé aux urgences vitales d’après la KBV (kbv.de). Selon la KBV (kbv.de), le 116117 prend le relais pour une urgence médicale sans danger vital qu’on ne peut pas laisser jusqu’à la prochaine consultation. Un cabinet frontalier qui suit des patients résidant en Allemagne peut ajouter cette orientation à ses règles. L’assistant ne la donne que si elle y figure.

Ce que vos règles ne prévoient pas devient une demande de rappel adressée au kinésithérapeute, avec les mots du patient. L’assistant ne juge pas si une raideur après une séance est normale ; vous en décidez en rappelant. Pour revoir ces limites avant de rédiger vos consignes, lisez ce qu’une secrétaire IA ne fait pas, et préparez l’annonce de fermeture avec le générateur de message d’accueil téléphonique.

Les règles qui s’appliquent

Le Code de déontologie des masseurs-kinésithérapeutes, que l’Ordre des masseurs-kinésithérapeutes publie avec ses commentaires, étend le secret professionnel au personnel d’accueil. Le kinésithérapeute doit l’informer de cette obligation et veiller à ce qu’elle soit respectée. Quand l’assistant répond au nom de votre cabinet, vous fixez ce qu’il peut dire, et il n’a accès à aucun dossier : aucun connecteur ne consulte le dossier d’un patient aujourd’hui.

Le même code, commenté par l’Ordre des masseurs-kinésithérapeutes, interdit à l’accueil de se substituer au kinésithérapeute pour établir un diagnostic ou décider d’un traitement. L’assistant ne dit donc pas à un patient s’il peut reprendre la course, s’il faut mettre de la glace ou si sa douleur est attendue. Ces questions deviennent une demande de rappel pour le praticien, qui garde la décision.

Sur les données, l’Ordre des masseurs-kinésithérapeutes demande de limiter les informations recueillies au nécessaire, d’informer les patients de leur utilisation et d’empêcher l’accès de personnes non autorisées aux informations de santé. L’assistant ne demande rien d’autre que le nom, la date de naissance, un numéro à rappeler, le motif et les disponibilités. La page sécurité présente la façon dont ClinicAll traite ces données, et les obligations RGPD d’un assistant vocal au cabinet précisent ce que vos patients doivent savoir.

Les informations diffusées au nom du cabinet doivent être honnêtes, rappelle l’Ordre des masseurs-kinésithérapeutes : pas de comparaison avec d’autres praticiens, pas de témoignage promotionnel, aucune incitation à des soins inutiles. Tout ce que l’assistant dit de vos techniques, de vos horaires ou de vos tarifs vient d’un texte que vous relisez avant la mise en service. Il ne pousse jamais un patient à prendre plus de séances que sa prescription n’en prévoit.

Au Luxembourg, la CNS (cns.public.lu) subordonne la prise en charge des séances à une ordonnance médicale et à sa validation, demandée dans les 31 jours suivant son établissement. Un cabinet luxembourgeois ne laisse donc pas l’assistant promettre un remboursement au moment où le patient demande un rendez-vous. Il peut lui faire rappeler d’apporter son ordonnance ; la question du remboursement reste à votre équipe.

Selon la KBV (kbv.de), le traitement doit commencer dans les 28 jours calendaires, ou les 14 jours si le prescripteur a indiqué un besoin urgent. Ce délai concerne les prescriptions relevant de l’assurance maladie légale en Allemagne. Un cabinet qui reçoit ces prescriptions a intérêt à connaître la date de l’ordonnance dès l’appel. L’assistant note la date que le patient lit sur son document, et votre équipe vérifie le délai en rappelant.

Si un patient veut savoir, au milieu de l’appel, s’il a un humain en ligne, l’assistant se présente comme la réceptionniste virtuelle du cabinet. L’équipe qui met l’assistant en service et répond ensuite à vos questions travaille en français, depuis le Luxembourg. Les situations où l’accueil doit se taire sont recensées dans ce guide consacré au secret médical ; les ostéopathes, dont les appels ressemblent souvent aux vôtres, ont leur propre page.

Questions fréquentes

Une secrétaire IA peut-elle inscrire les séances dans l’agenda d’un kinésithérapeute ?

Pas aujourd’hui : en kinésithérapie, chaque rendez-vous arrive à votre équipe comme une demande de rappel, pas comme une séance inscrite dans l’agenda. L’assistant note le nom, la date de naissance, le motif de la prescription et les disponibilités du patient. Votre secrétaire rappelle ensuite le patient et pose elle-même la séance dans votre logiciel.

Que fait l’assistant quand un patient veut reporter ou annuler une séance ?

Il prend la demande et la transmet à votre équipe, sans toucher à l’agenda. L’assistant ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. La demande indique la séance concernée, la raison donnée et les nouvelles disponibilités du patient.

L’assistant peut-il dire à un patient si sa douleur après une séance est normale ?

Non, il ne donne aucun conseil médical. Le Code de déontologie des masseurs-kinésithérapeutes, publié par l’Ordre des masseurs-kinésithérapeutes, réserve le diagnostic et le traitement au praticien. L’assistant crée une demande de rappel pour le kinésithérapeute, avec les mots du patient, sauf si le récit correspond à l’une de vos règles d’urgence.

Que se passe-t-il si un patient opéré signale une gêne respiratoire au téléphone ?

L’assistant applique vos règles d’urgence avant toute question d’horaire. Pour une douleur thoracique avec des difficultés respiratoires soudaines, notamment après une opération ou une immobilisation, l’Assurance Maladie (ameli.fr) impose un appel immédiat au 15 ou au 112. Si votre cabinet a inscrit cette règle, l’assistant donne la consigne dans ces termes.

L’assistant prend-il les demandes de kinésithérapie à domicile ?

Oui, il les recueille, mais il ne promet aucune visite. Il note l’adresse, les conditions d’accès, ce que le patient peut faire seul et le motif de la prescription. Vous décidez si le déplacement entre dans votre tournée, puis votre équipe rappelle.

Les patients savent-ils qu’ils parlent à un assistant et non à la secrétaire ?

Oui, dès qu’ils le demandent. L’assistant répond qu’il est la réceptionniste virtuelle du cabinet et ne prétend jamais être une personne. Un patient qui souhaite parler à quelqu’un obtient le transfert vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée, sinon une demande de rappel.

Combien coûte l’accueil téléphonique avec ClinicAll pour un cabinet de kinésithérapie ?

Le prix est fixé dans un devis écrit, remis après un échange téléphonique de 30 minutes sur vos volumes d’appels et vos horaires. Le site n’affiche aucun montant pour cette raison. La page des tarifs décrit le contenu du devis.

Voyez-le répondre à un appel pour votre cabinet

Une démo de 30 minutes en visio. Nous vous montrons l’assistant en direct et examinons comment il s’intégrerait à votre cabinet, votre logiciel et vos règles.

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