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Ostéopathie

Secrétaire IA ostéopathe : vos appels pris pendant les séances

Une secrétaire IA ostéopathe prend les appels du cabinet quand vous traitez un patient, les mains occupées et la porte fermée. ClinicAll décroche comme l’accueil du cabinet, demande le motif de l’appel, le nom et les coordonnées de la personne, puis en fait une demande de rappel pour votre équipe. Vous retrouvez ces demandes entre deux patients, sans avoir interrompu le traitement en cours.

Le téléphone d’un ostéopathe sonne pour des raisons très concrètes : un dos bloqué au réveil, un premier rendez-vous, une question sur la mutuelle, un parent qui se demande si vous recevez les nourrissons. Si vous exercez seul, sans secrétariat, c’est souvent un répondeur qui prend le relais pendant les séances. L’assistant remplace ce message enregistré par un échange où la personne explique sa demande et raccroche en sachant que le cabinet la rappelle.

ClinicAll accompagne d’autres professions de santé, réunies sur la page des spécialités, parmi lesquelles la kinésithérapie, dont le téléphone ressemble au vôtre. Cette page montre les appels reçus en ostéopathie, ce que l’assistant en fait et ce qui reste à votre équipe. Elle présente aussi les règles d’urgence et les obligations françaises, luxembourgeoises et allemandes de votre accueil.

Par rappel

Aucun logiciel de rendez-vous de cette spécialité n’est encore connecté : la secrétaire IA prend la demande de rendez-vous et votre équipe rappelle le patient pour la confirmer.

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Un dos bloqué au réveil · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Secrétariat: Bonjour, cabinet d’ostéopathie, que puis-je faire pour vous ?
  • Patient: Bonjour, c’est Julien. Je me suis bloqué le dos ce matin en me levant, j’aimerais venir vite.
  • Secrétariat: Je note. Avez-vous une perte de force dans une jambe, une insensibilité ou des troubles pour uriner ?
  • Patient: Non, rien de tout ça. J’ai juste du mal à me pencher.
  • Secrétariat: Je ne peux pas vous donner d’avis médical. Je transmets votre demande au cabinet, avec le dos bloqué comme motif, et l’équipe vous rappelle pour vous proposer une séance.
  • Patient: D’accord. Je suis libre en fin de journée.
  • Secrétariat: C’est noté. Le numéro depuis lequel vous appelez est-il le bon pour vous rappeler ?
  • Patient: Oui, c’est mon portable.

Demande de rappel transmise à l’équipe

Vos appels, en pratique

Prendre un premier rendez-vous est l’appel qu’un cabinet d’ostéopathie supporte le moins de manquer : la personne ne vous connaît pas encore et peut composer le numéro suivant de sa liste. L’assistant note son nom, ses coordonnées, ce qui l’amène et les moments où elle peut venir. Votre équipe la rappelle avec une proposition de créneau, et le guide sur le premier appel des nouveaux patients aide à préparer ce rappel.

Les demandes de rendez-vous rapide pour une douleur du dos, du cou ou d’une articulation arrivent souvent avec une impatience bien compréhensible. L’assistant ne juge pas la gravité de la douleur : il note la zone concernée, depuis quand elle gêne et ce que la personne ne peut plus faire. Votre équipe lit ces éléments et décide qui rappeler en premier.

Une patiente qui veut déplacer ou annuler sa séance laisse sa demande à l’assistant, avec la séance concernée et, si elle le souhaite, la raison du changement. L’assistant ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Tant que personne n’a rappelé, le créneau reste dans votre agenda, et c’est vous qui décidez de le rendre à quelqu’un d’autre.

Pour un rendez-vous de suivi, le patient connaît déjà le cabinet et souvent le praticien qu’il veut revoir. L’assistant note ce nom, l’indication que le patient donne sur sa dernière séance et ses contraintes horaires. Il ne consulte aucun dossier : votre équipe ouvre la fiche dans votre logiciel de gestion au moment de rappeler.

Les questions sur les honoraires, le paiement et le remboursement par la mutuelle reviennent d’une semaine à l’autre. Ses réponses reprennent les éléments que vous avez fixés : honoraires de la séance, moyens de paiement acceptés, remise d’une note d’honoraires. Sur le remboursement, il renvoie le patient vers son contrat de mutuelle, sans rien affirmer à sa place.

Demander si le cabinet reçoit les enfants, les nourrissons ou les femmes enceintes est souvent la première question d’un parent ou d’une future mère. L’assistant répond selon ce que vous avez prévu, par exemple le nom du praticien qui reçoit les tout-petits. Faute de consigne sur ce point, il n’improvise rien et laisse la question à votre équipe, dans une demande de rappel.

Vérifier l’adresse, l’accès, la durée du rendez-vous et les documents à apporter : ces appels sont courts, mais ils interrompent une séance autant qu’un autre. L’assistant y répond à partir des informations du cabinet, comme l’étage, le stationnement, la durée habituelle d’une consultation ou les comptes rendus d’imagerie à apporter si vous les demandez.

Après une séance, un patient peut demander une note d’honoraires ou transmettre une question au praticien, par exemple sur une raideur qui persiste. L’assistant note la demande dans les mots du patient et la transmet, sans commenter l’évolution des symptômes. Le praticien choisit ensuite s’il rappelle lui-même ou s’il laisse l’accueil répondre.

Ces appels tombent rarement au bon moment, parce qu’une séance d’ostéopathie ne s’interrompt pas pour décrocher. Le calculateur d’appels manqués estime, avec les données de votre cabinet, ce que pèsent ceux qui sonnent aujourd’hui dans le vide.

  • Prendre un premier rendez-vous
  • Demander un rendez-vous rapide pour une douleur du dos, du cou ou d’une articulation
  • Déplacer ou annuler un rendez-vous
  • Prendre un rendez-vous de suivi
  • Se renseigner sur les honoraires, le paiement et le remboursement par la mutuelle
  • Demander si le cabinet reçoit les enfants, les nourrissons ou les femmes enceintes
  • Vérifier l’adresse, l’accès, la durée du rendez-vous et les documents à apporter
  • Demander une note d’honoraires ou transmettre une question au praticien après une séance

Ce que ClinicAll prend en charge, et ce qu’il vous laisse

Quand un patient demande une séance, l’assistant ne l’inscrit pas dans votre agenda : la demande de rendez-vous arrive à votre équipe, qui rappelle le patient pour la confirmer. Dans un cabinet d’ostéopathie équipé de ClinicAll, chaque rendez-vous commence donc par une demande de rappel ; rien n’est posé d’office dans l’agenda. Chaque demande porte le motif, les coordonnées et les moments que le patient a proposés.

Ce que l’on attend d’un standard téléphonique IA ostéopathe, c’est qu’il laisse votre agenda organisé comme vous l’entendez. Une première consultation, une séance de suivi et la prise en charge d’un nourrisson n’occupent pas la même place dans une journée, et vous savez où chacune trouve sa place. L’assistant prépare le rappel ; le choix de l’heure reste à vous.

Entre deux patients, vous ouvrez le tableau de bord et vous voyez qui a appelé, pour quelle raison et à quel numéro rappeler. Un praticien qui exerce seul peut ainsi regrouper ses rappels à la pause de midi plutôt que d’écouter une série de messages sur le répondeur.

Si une assistante tient l’accueil certains jours, l’assistant peut lui passer les appels qui demandent une personne : transfert vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée. En dehors de ces moments, ou sans ligne de transfert, c’est une demande de rappel qui clôt l’appel. Pour régler ce point à votre façon, appuyez-vous sur le guide transfert ou rappel.

Le diagnostic, le choix des techniques et toute réponse sur une douleur restent au praticien. Aucun dossier patient n’est ouvert par l’assistant, et rien n’est écrit dans votre logiciel de gestion : sa part du travail s’arrête à la demande transmise. Un appelant qui demande s’il parle à une personne s’entend répondre qu’il a affaire à la réceptionniste virtuelle du cabinet ; l’assistant ne prétend jamais être humain.

Le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service ; nous validons toute autre langue sur votre ligne avant la mise en service. Un cabinet qui reçoit des patients anglophones, de passage ou installés dans la région, n’a donc rien de particulier à prévoir pour l’anglais.

Avant tout chiffrage, nous passons 30 minutes au téléphone avec vous sur ce qui fait sonner votre ligne, vos horaires et vos règles d’urgence. Le prix suit, consigné dans un devis écrit ; la marche suivie est exposée avec les tarifs de ClinicAll. L’équipe qui met l’assistant en service et répond ensuite à vos questions travaille en français, depuis le Luxembourg.

Pris en charge par ClinicAll

  • La demande de rendez-vous et les horaires souhaités
  • Les questions sur le cabinet, à partir des informations que vous avez validées
  • Le nom, la date de naissance et le motif de l’appel
  • Le transfert à l’accueil quand il est tenu, sinon une demande de rappel résumée

Reste à votre équipe

  • Tout conseil médical
  • La décision sur une urgence : ClinicAll applique vos règles
  • Le report ou l’annulation d’un rendez-vous : ClinicAll prend la demande, votre équipe confirme
  • La confirmation du rendez-vous demandé

Deux autres appels

Une question sur les nourrissons, accueil ouvert · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Secrétariat: Bonjour, cabinet d’ostéopathie, que puis-je faire pour vous ?
  • Patient: Bonjour, je m’appelle Claire. Est-ce que le cabinet reçoit les nourrissons ? Ma fille vient de naître.
  • Secrétariat: Je ne peux pas vous répondre sur les soins eux-mêmes. L’accueil est tenu en ce moment et une ligne de transfert est configurée. Je vous passe l’assistante du cabinet, qui vous expliquera les conditions.
  • Patient: Très bien, merci.
  • Secrétariat: Je vous mets en relation, ne quittez pas.

Transféré à l’équipe

Une séance à changer · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Secrétariat: Bonjour, cabinet d’ostéopathie, que puis-je faire pour vous ?
  • Patient: Bonjour, c’est Nadia. J’ai une séance jeudi après-midi, mais je ne pourrai pas venir.
  • Secrétariat: Je note votre demande de changement. Je ne peux pas modifier le rendez-vous moi-même : l’équipe du cabinet vous rappelle pour convenir d’un autre moment.
  • Patient: Vous êtes une vraie personne ?
  • Secrétariat: Je suis la réceptionniste virtuelle du cabinet. Votre demande arrive bien à l’équipe, qui vous rappelle.
  • Patient: Parfait. Je préfère un matin la semaine prochaine.
  • Secrétariat: C’est noté, un matin la semaine prochaine. Bonne journée.

Demande de rappel transmise à l’équipe

Au téléphone chez Hubert Vision depuis mai 2026

appels traités
751
appelants différents
469
durée médiane d’un appel
1 min 54 s
appels en septembre 2026
173

Hubert Vision, ophtalmologie, Luxembourg et Belgique · données de production du 31 mai 2026 au 1 octobre 2026 · Lire l’étude de cas Hubert Vision

Les cas urgents

L’assistant ne donne aucun conseil médical et applique vos règles d’urgence, celles que vous fixez avec nous pendant la mise en place. Une douleur qui pousse à appeler un ostéopathe relève parfois d’autre chose qu’une séance, et c’est au cabinet de dire quels signes doivent faire réagir. L’assistant ne trie rien de lui-même : il suit ce que vos règles prévoient.

L’Assurance Maladie (ameli.fr) demande de composer sur-le-champ le 15 ou le 112 devant une douleur thoracique en étau, notamment si elle irradie vers le bras ou la mâchoire, un malaise ou un essoufflement soudain. Un patient qui appelle pour une « douleur entre les omoplates » peut décrire un dos bloqué comme tout autre chose. Si vos règles reprennent ces signes, l’assistant lui demande d’appeler les secours plutôt que de prendre rendez-vous.

Même consigne, d’après l’Assurance Maladie (ameli.fr), quand un côté du corps faiblit soudain, que le visage se déforme ou que la parole se trouble brusquement : on appelle immédiatement le 15 ou le 112, et ce même si les signes disparaissent. Ces signes sont parfois décrits par un proche qui appelle pour un patient du cabinet. L’assistant oriente vers les secours, sans chercher à rassurer ni à interpréter.

Selon l’Assurance Maladie (ameli.fr), une sciatique avec perte de force d’une jambe ou insensibilité du périnée demande une consultation médicale urgente. Il en va de même si s’y ajoutent des troubles urinaires ou une perte du contrôle des selles. Si vos règles reprennent ces signes, l’assistant oriente le patient vers un médecin sans attendre une séance. Votre équipe garde la trace de l’appel dans le tableau de bord.

Au Luxembourg, en cas d’urgence vitale, on appelle le 112 sans attendre un rendez-vous d’ostéopathie, comme l’indique la brochure sur le système de santé publiée par le ministère de la Santé (sante.public.lu). Un cabinet proche de la frontière reçoit des patients des deux côtés : vos règles peuvent nommer le bon numéro selon le pays d’où l’on appelle.

En Allemagne, l’urgence vitale passe par le 112, et un problème urgent sans danger vital qui ne peut attendre la réouverture du cabinet médical relève du 116117, selon la Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV). Si votre cabinet exerce en Allemagne, ces deux numéros trouvent leur place dans vos règles, à côté de vos propres consignes.

Une règle d’urgence ne remplace pas le praticien : elle dit seulement à l’assistant quand sortir du parcours habituel d’une demande de rendez-vous. Pour expliquer ces limites à vos patients, appuyez-vous sur les situations qu’une secrétaire IA laisse au praticien, un guide des cas courants. Ce qu’ils entendent en appelant peut se rédiger avec le générateur de message d’accueil téléphonique.

Les règles qui s’appliquent

Selon le décret de 2007 relatif aux actes et aux conditions d’exercice de l’ostéopathie, l’accueil ne pose pas de diagnostic médical. Une demande dépassant ce champ doit être transmise au praticien pour orientation médicale. L’assistant suit cette ligne : il note la demande, n’en tire aucune conclusion et la remet au praticien.

Hors exceptions professionnelles prévues, le décret de 2007 impose un diagnostic médical préalable pour les manipulations cervicales et celles du crâne, du visage ou du rachis avant six mois. Ce diagnostic vérifie l’absence de contre-indication. Quand un parent demande si le cabinet peut « débloquer » son bébé, l’assistant ne parle pas de technique. Il consigne la question, et c’est votre équipe qui rappelle pour exposer les conditions du cabinet.

Les honoraires d’ostéopathie sont libres, rappelle le Registre des Ostéopathes de France (osteopathie.org), et l’accueil annonce les honoraires réels du cabinet. L’assistant donne ceux que vous lui avez indiqués et ne promet aucun remboursement par la Sécurité sociale ni par une mutuelle. Il invite le patient à vérifier son contrat, ce qui évite une mauvaise surprise au moment de payer.

La CNIL s’est associée au Conseil national de l’Ordre des médecins pour publier un guide pratique sur la protection des données. Pour l’accueil, il demande de limiter les données recueillies et accessibles aux besoins du rendez-vous. Il demande aussi d’en protéger la confidentialité, d’informer le patient et d’encadrer par contrat tout prestataire qui les traite. L’assistant recueille ce qui sert à rappeler et à préparer la séance, pas l’histoire médicale du patient.

La page sécurité de ClinicAll décrit les rôles de chacun, les sous-traitants et leur localisation, la durée de conservation et la façon de répondre à une demande de données. Avant de confier votre ligne à un prestataire, quel qu’il soit, posez-lui les questions que recense notre guide RGPD de l’assistant vocal.

Au Luxembourg, l’ostéopathie est une profession de santé réglementée, soumise à une autorisation d’exercer, comme l’indique Guichet.lu. L’accueil présente les qualifications et l’autorisation réelles du praticien : l’assistant reprend celles que vous lui fournissez et n’y ajoute rien. Notre guide de l’accueil en trois langues au Luxembourg aborde les autres questions d’accueil propres au pays.

En Allemagne, l’ostéopathie pratiquée par un médecin se distingue des autres cadres d’exercice : le curriculum de la Bundesärztekammer sur les procédés ostéopathiques concerne une formation médicale. L’accueil n’attribue donc pas cette qualification à tout ostéopathe. L’assistant décrit le praticien avec les seuls titres que vous lui donnez, ce qui évite à un patient de confondre deux parcours de formation.

Questions fréquentes

Une secrétaire IA peut-elle prendre les rendez-vous d’un cabinet d’ostéopathie ?

Elle prend la demande, pas le rendez-vous lui-même. L’assistant note le motif, les coordonnées et les moments où le patient peut venir, puis votre équipe le rappelle pour fixer l’heure. La séance n’apparaît dans votre agenda qu’après ce rappel.

Le patient sait-il qu’il parle à une secrétaire IA ?

Oui, dès qu’il le demande. L’assistant décroche comme l’accueil du cabinet et, si on lui pose la question, se présente comme la réceptionniste virtuelle du cabinet. Il ne prétend jamais être une personne.

L’assistant peut-il dire si la mutuelle rembourse une séance d’ostéopathie ?

Non, il ne promet aucun remboursement. Il donne les honoraires que vous lui avez indiqués et invite le patient à vérifier son contrat de mutuelle. La réponse dépend du contrat de chacun, et l’accueil n’a pas à la deviner.

Que se passe-t-il quand un patient veut changer l’heure de sa séance ?

L’assistant note la demande et la transmet à votre équipe. Il ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Le créneau reste dans votre agenda jusqu’à votre rappel.

Comment l’assistant réagit-il à une douleur qui pourrait être grave ?

Il applique vos règles d’urgence et ne donne aucun conseil médical. Ces règles, fixées avec vous pendant la mise en place, disent quels signes doivent conduire à orienter vers les secours ou vers un médecin. L’assistant ne pose aucun diagnostic et ne rassure pas le patient sur ses symptômes.

L’assistant peut-il passer un appel à mon assistante ?

Oui, à deux conditions : l’accueil est ouvert et une ligne de transfert est configurée. Sans l’une ou l’autre, l’assistant prend une demande de rappel. Vous la retrouvez dans le tableau de bord avec le motif de l’appel.

Combien coûte une secrétaire IA pour un ostéopathe ?

Le prix figure dans un devis écrit, établi après un appel de 30 minutes sur vos motifs d’appel, vos horaires et vos règles d’urgence. La page des tarifs décrit cette démarche. Aucun montant n’est annoncé avant cet échange.

Voyez-le répondre à un appel pour votre cabinet

Une démo de 30 minutes en visio. Nous vous montrons l’assistant en direct et examinons comment il s’intégrerait à votre cabinet, votre logiciel et vos règles.

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