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Osteopathie

KI-Telefonassistent Osteopath: Rückrufbitten statt Klingeln während der Behandlung

Als KI-Telefonassistent Osteopath-Praxen zuzuarbeiten heißt für ClinicAll vor allem eines: den Anruf annehmen, während Sie Patientinnen und Patienten behandeln. Eine osteopathische Behandlung lässt sich nicht für ein Klingeln unterbrechen, und viele Osteopathen arbeiten ohne eigenen Empfang. Am Telefon spricht ClinicAll im Namen Ihrer Praxis; Name, Geburtsdatum und Anliegen des Anrufers landen in einer Rückrufbitte, die Sie zwischen zwei Sitzungen lesen.

Patienten rufen in einer Osteopathiepraxis oft mit Schmerzen an: der Nacken seit dem Aufwachen steif, der Rücken nach dem Umzug blockiert, die Schulter seit Wochen eingeschränkt. Andere wollen wissen, ob Sie Säuglinge behandeln, was eine Sitzung kostet oder ob ihre Zusatzversicherung etwas übernimmt. Einen Terminwunsch trägt der Telefonassistent nicht in Ihren Kalender ein: Er liegt als Rückrufbitte im Dashboard, und den Termin vergibt Ihr Team, wenn es zurückruft.

Der Telefonassistent stellt keine Diagnose und gibt keinen medizinischen Rat. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft, Deutsch ist es nicht: Sinnvoll ist er heute für Praxen, die vor allem französisch- oder englischsprachige Anrufe erhalten, etwa in Luxemburg oder in Frankreich. Auf dieser Seite folgen die Anliegen, mit denen Osteopathiepraxen angerufen werden, der Weg eines Terminwunsches, die Reaktion auf Warnzeichen und die Berufsregeln Ihres Landes. Alle anderen Praxisarten stellt die Übersicht der Fachbereiche vor.

Per Rückruf

Für diese Fachrichtung ist noch keine Terminsoftware angebunden: Die KI-Rezeption nimmt den Terminwunsch auf, und Ihr Team ruft den Patienten zur Bestätigung zurück.

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Ihre Anrufe in der Praxis

Vor dem ersten Osteopathietermin haben Patienten oft Fragen. Sie möchten wissen, wie eine Sitzung abläuft, welche Kleidung sie mitbringen sollen und ob vorher ein Arztbesuch nötig ist. Der Telefonassistent beantwortet, was Ihre Praxis dazu hinterlegt hat. Danach nimmt er den Wunsch nach einem ersten Termin mit Name, Geburtsdatum, Anlass und den Tageszeiten auf, die dem Anrufer passen.

Anders klingt der Anruf mit akutem Schmerz: ein Hexenschuss beim Heben der Wasserkiste, ein steifer Nacken nach einer Nacht im Zug, ein Knie, das seit dem Lauf am Sonntag nicht mehr mitmacht. Der Telefonassistent fragt, seit wann die Beschwerden bestehen und wann der Patient kommen könnte, und schreibt die Schilderung in dessen eigenen Worten auf. Er sagt weder, ob Osteopathie hier hilft, noch verspricht er einen Termin am selben Tag. Ihr Team liest in der Rückrufbitte, dass jemand kurzfristig kommen möchte, und entscheidet über den freien Platz.

Absagen kommen in der Osteopathie oft spät, weil der Schmerz über Nacht nachgelassen hat oder das Kind krank geworden ist. Der Telefonassistent verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Er notiert, welcher Termin betroffen ist und ob der Patient einen neuen möchte. Die frei gewordene Stunde kann Ihr Team dann jemandem anbieten, der am selben Morgen mit blockiertem Rücken angerufen hat.

Bittet der Behandler am Ende einer Sitzung um einen weiteren Termin, meldet sich der Patient oft erst Tage später. Der Telefonassistent nimmt den Wunsch nach dem Folgetermin auf, auf Wunsch mit dem Namen des Behandlers, wenn in Ihrer Praxis mehrere arbeiten. Ob der Abstand zur letzten Sitzung passt, beurteilt Ihr Team beim Rückruf.

Fragen nach dem Honorar, nach Kartenzahlung und nach der Erstattung durch die Zusatzversicherung gehören am Telefon einer Osteopathiepraxis zum Alltag. Der Telefonassistent nennt die Gebühren und Zahlungswege, die Sie hinterlegt haben, und erfindet keinen Betrag. Ob eine Versicherung zahlt, hängt vom Vertrag des Patienten ab; deshalb sagt er keine Erstattung zu und empfiehlt, beim Versicherer nachzufragen.

Eltern fragen, ob Sie Säuglinge oder Kleinkinder behandeln, Schwangere, ob eine Sitzung in ihrer Lage möglich ist. Der Telefonassistent antwortet nur mit dem, was Ihre Praxis dazu festgelegt hat, etwa welcher Behandler mit Säuglingen arbeitet. Ob eine Behandlung im einzelnen Fall infrage kommt, beurteilt er nicht: Er notiert das Alter des Kindes oder die Schwangerschaftswoche, wenn der Anrufer sie nennt, und gibt die Frage an den Behandler weiter.

Kurz vor dem ersten Termin geht es um Praktisches: wo man parkt, ob die Praxis ohne Stufen erreichbar ist, wie lange die Sitzung dauert, ob Röntgenbilder oder ein MRT-Befund mitgebracht werden sollen. Diese Auskünfte gibt der Telefonassistent sofort aus Ihren Angaben, ohne dass ein Rückruf nötig wird. Fehlt eine Angabe, nennt er keine Vermutung, sondern sagt, dass er im Team nachfragt.

Nach der Sitzung dreht sich manches um Papier: eine Honorarrechnung für die Zusatzversicherung oder eine Kopie, die verloren gegangen ist. Andere möchten dem Behandler etwas mitteilen, etwa dass die Beschwerden am Tag nach der Behandlung stärker waren als erwartet. Der Telefonassistent nimmt beides als Nachricht auf und deutet die Beschwerde nicht; ob sie eine Antwort oder einen früheren Termin braucht, entscheidet der Behandler.

Nicht jeder Anruf kommt von Patienten. Hebammen, Physiotherapeutinnen oder Hausärzte melden sich, um jemanden an Sie zu verweisen, und Versicherer fragen nach einer Rechnung. Auch für sie legt der Telefonassistent eine Nachricht an: Name der Einrichtung, Anliegen, Rückrufnummer.

Solche Anrufe kommen oft genau dann, wenn Sie behandeln, und ein Anrufbeantworter hilft dem Patienten mit Hexenschuss wenig. Der Telefonassistent nimmt in diesen Minuten ab, und die Rückrufbitten stehen im Dashboard, sobald die Behandlungsliege wieder frei ist. Eine Schätzung, wie viele Terminwünsche Ihrer Praxis heute verloren gehen könnten, liefert der Rechner für verpasste Anrufe.

  • Einen ersten Termin vereinbaren
  • Einen kurzfristigen Termin wegen Rücken-, Nacken- oder Gelenkschmerzen anfragen
  • Einen Termin verschieben oder absagen
  • Einen Folgetermin vereinbaren
  • Nach Honoraren, Zahlung und Erstattung durch die Zusatzversicherung fragen
  • Fragen, ob die Praxis Kinder, Säuglinge oder Schwangere behandelt
  • Adresse, Zugang, Termindauer und mitzubringende Unterlagen prüfen
  • Eine Honorarrechnung anfordern oder nach einer Sitzung eine Frage an den Behandler weitergeben

Was ClinicAll übernimmt und was bei Ihnen bleibt

Für Osteopathiepraxen gilt: Ein Terminwunsch wird zur Rückrufbitte für Ihr Team und erscheint nicht als Eintrag in Ihrem Kalender. Wer sie im Dashboard öffnet, ruft den Patienten an, bietet ihm einen freien Platz an und trägt den Termin selbst in Ihr Praxisprogramm ein. Kalender und Patientenakten bleiben dem Telefonassistenten dabei verschlossen.

Für eine Praxis, in der oft nur eine Person behandelt, ist das ein Vorteil: Sie entscheiden zwischen zwei Sitzungen, wem Sie den letzten Platz des Tages geben. Der Telefonassistent fragt deshalb nach dem, was diese Entscheidung erleichtert. Dazu gehören die Dauer der Beschwerden, ob es ein erster Besuch ist, an welchen Tagen der Patient kann und unter welcher Nummer er erreichbar ist.

Im Dashboard steht pro Anruf eine schriftliche Zusammenfassung, die sich zwischen zwei Patienten rasch lesen lässt. Möchte jemand kurzfristig kommen, steht das am Anfang. Eine feste Uhrzeit für Ihren Rückruf nennt der Telefonassistent nur, wenn Sie eine hinterlegt haben; sonst sagt er, dass sich die Praxis meldet.

Sitzt vormittags eine Assistenz am Tresen, lässt sich ein Anruf auch direkt zu ihr leiten. Dafür gilt das Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist. Behandeln Sie allein, ist eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, und der Telefonassistent nimmt eine Rückrufbitte auf; dasselbe geschieht, wenn niemand die Verbindung annimmt.

Am Telefon meldet sich der Telefonassistent als Ihre Praxis; was er ist, sagt er erst auf Nachfrage. Will ein Patient wissen, ob ihm gerade ein Mensch zuhört, lautet die offene Antwort, hier spreche „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“. Dass er ein Mensch sei, behauptet er in keinem Fall.

Die Entscheidungen über Behandlung und Kalender treffen Sie: wer welchen Termin bekommt, ob ein Säugling behandelt wird, ob eine Beschwerde nach der Sitzung einen früheren Termin braucht. Nach Zahlungsdaten fragt der Telefonassistent nie, selbst wenn es um eine offene Honorarrechnung geht. Seine Aufgabe endet beim Sammeln der Angaben.

Den Preis für Ihre Osteopathiepraxis legen wir nach einem 30-minütigen Gespräch schriftlich vor; den Aufbau der Tarife erklärt die Preisseite. Den Ablauf von der Begrüßung bis zur fertigen Notiz schildert die Seite So funktioniert ClinicAll.

ClinicAll übernimmt

  • Die Terminanfrage mit den Wunschzeiten
  • Fragen zur Praxis, anhand der Angaben, die Sie freigegeben haben
  • Name, Geburtsdatum und Anlass des Anrufs
  • Die Weiterleitung an den Empfang, wenn er besetzt ist, sonst eine zusammengefasste Rückrufbitte

Bei Ihnen bleibt

  • Jede medizinische Beratung
  • Die Entscheidung im Notfall: ClinicAll folgt Ihren Regeln
  • Das Verschieben oder Absagen eines Termins: ClinicAll nimmt die Anfrage auf, Ihr Team bestätigt
  • Die Bestätigung des angefragten Termins

Seit Mai 2026 am Telefon bei Hubert Vision

angenommene Anrufe
751
verschiedene Anrufer
469
Gesprächsdauer (Median)
1 Min. 54 Sek.
Anrufe im September 2026
173

Hubert Vision, Augenheilkunde, Luxemburg und Belgien · Produktionsdaten vom 31. Mai 2026 bis 1. Oktober 2026 · Fallstudie Hubert Vision lesen

Dringende Fälle

Hinter einem Anruf wegen Rückenschmerzen kann ein Notfall stecken, der nicht in eine Osteopathiepraxis gehört. Der Telefonassistent stellt keine Diagnose und gibt keinen medizinischen Rat; er wendet Ihre Notfallregeln an, die wir vor dem Start gemeinsam formulieren. Sie haben Vorrang vor jeder anderen Anweisung, auch wenn der Anrufer ausdrücklich einen Termin verlangt.

Druckartige Brustschmerzen, besonders mit Ausstrahlung in Arm oder Kiefer, Unwohlsein oder plötzliche Atemnot sind für die Assurance Maladie in Frankreich ein Anlass, sofort 15 oder 112 anzurufen. Schildert jemand eine „Blockade zwischen den Schulterblättern“ mit Druck auf der Brust, bekommt er mit dieser Regel keinen Termin am Nachmittag. Der Telefonassistent fordert ihn auf, den Notruf zu wählen, statt erst Personalien aufzunehmen.

Bei plötzlicher einseitiger Schwäche, einem herabhängenden Mundwinkel oder einer plötzlichen Sprachstörung verlangt die Assurance Maladie ebenfalls den sofortigen Anruf bei 15 oder 112, auch wenn die Zeichen verschwinden. Ruft jemand wegen eines steifen Nackens an und erwähnt nebenbei, dass ihm vorhin der Arm schwer wurde und die Worte fehlten, gilt diese Regel. Dass sich der Anrufer inzwischen besser fühlt, ändert daran nichts.

Ischiasschmerzen sind ein typischer Grund, eine Osteopathiepraxis anzurufen. Die Assurance Maladie verweist bei Ischiasbeschwerden mit Kraftverlust im Bein, Taubheit im Dammbereich oder Störungen beim Wasserlassen oder der Stuhlkontrolle an eine dringende ärztliche Untersuchung. Fällt am Telefon eines dieser Zeichen, schickt der Telefonassistent den Anrufer gemäß Ihrer Regel zu einem Arzt, bietet keinen osteopathischen Termin an und vermerkt den Anruf für Ihr Team.

Für Praxen in Luxemburg hält die Broschüre zum Gesundheitssystem auf sante.public.lu fest, dass bei einem lebensbedrohlichen Notfall 112 angerufen wird. Der Telefonassistent nennt diese Nummer, ohne vorher einen Osteopathietermin anzubieten oder auf einen Rückruf zu vertrösten. Alles Weitere entscheiden die Rettungskräfte, nicht Ihre Praxis.

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) nennt für Deutschland 112 bei Lebensgefahr. Lassen sich dringende, aber nicht lebensbedrohliche Beschwerden nicht bis zur nächsten Sprechstunde aufschieben, verweist die KBV auf die 116117 und damit auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst. Nennt der Telefonassistent diese Nummer, legt er zusätzlich eine Rückrufbitte an, so sieht Ihr Team am folgenden Behandlungstag, wer sich gemeldet hat.

Während Ihrer Behandlungszeiten kann ein dringender Anruf direkt an Ihr Team gehen, sofern jemand am Tresen sitzt und eine Weiterleitungsnummer hinterlegt ist. Andernfalls entsteht eine Rückrufbitte, die den dringenden Anlass in der ersten Zeile nennt. Deckt keine Ihrer Regeln eine Schilderung ab, trifft der Telefonassistent keine eigene Einordnung und rät weder zu Wärme noch zum Abwarten.

Für eine Osteopathiepraxis ohne eigenen Empfang zählt diese Einstellung besonders: Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist, in allen anderen Fällen eine Rückrufbitte. Welche Variante zu Ihren Behandlungszeiten und Ihrer Besetzung passt, beschreibt der Ratgeber zu Weiterleitung und Rückrufbitte, mit den Fragen, die Sie vor der Inbetriebnahme beantworten sollten.

Die geltenden Regeln

Was am Telefon einer Osteopathiepraxis gesagt werden darf, hängt vom Land ab, in dem Sie arbeiten, und von der Grundlage, auf der Sie den Beruf ausüben. Unten folgen die Regeln mit ihren Quellen, jeweils mit dem, was der Telefonassistent daraus für das Gespräch ableitet.

In Frankreich legt das Dekret von 2007 über die Bedingungen der osteopathischen Berufsausübung fest, was Osteopathen dürfen. Für den Empfang folgt daraus: keine medizinische Diagnose, und Anliegen außerhalb der Osteopathie gehen an den Behandler, der an einen Arzt weiterleitet. Der Telefonassistent sagt also nicht, ob ein Schmerz „vom Rücken kommt“; er nimmt ihn auf und überlässt die Einschätzung Ihnen.

Dasselbe Dekret von 2007 verlangt vor einer Manipulation der Halswirbelsäule und vor Manipulationen an Schädel, Gesicht oder Wirbelsäule bei Säuglingen unter sechs Monaten, vorbehaltlich beruflicher Ausnahmen, dass ein Arzt Gegenanzeigen ausgeschlossen hat. Der Telefonassistent sagt Eltern deshalb keine solche Behandlung zu. Er notiert das Alter des Kindes und gibt die Frage an den Behandler weiter, der klärt, ob vorher eine ärztliche Bescheinigung nötig ist.

Zu den Honoraren erklärt der Registre des Ostéopathes de France, dass Osteopathen sie frei festlegen. Der Telefonassistent nennt deshalb nur die Gebühren, die Sie tatsächlich verlangen und hinterlegt haben. Eine Erstattung durch die gesetzliche Krankenversicherung oder eine Zusatzversicherung verspricht er nicht, solange niemand den Vertrag des Patienten geprüft hat.

In Luxemburg ist Osteopathie nach den Angaben von guichet.lu ein reglementierter Gesundheitsberuf, für den eine Berufsausübungserlaubnis nötig ist. Fragt ein Anrufer nach der Ausbildung oder der Zulassung des Behandlers, nennt der Telefonassistent die Qualifikationen, die Ihre Praxis hinterlegt hat, und fügt nichts hinzu.

In Deutschland üben nicht alle Osteopathen den Beruf auf derselben Grundlage aus. Das Curriculum „Osteopathische Verfahren“ der Bundesärztekammer beschreibt eine Fortbildung für Ärztinnen und Ärzte; der Telefonassistent schreibt diese Qualifikation keinem Behandler zu, für den Ihre Praxis sie nicht angegeben hat. Fragt jemand ausdrücklich nach einem ärztlichen Osteopathen, hört er genau die Auskunft, die Sie dafür festgelegt haben.

Der Datenschutz-Leitfaden, den Conseil national de l’Ordre des médecins und CNIL gemeinsam herausgeben, beschränkt den Empfang auf die für den Termin nötigen Daten: Nur sie werden erhoben und zugänglich gemacht. Ihre Vertraulichkeit ist zu schützen, Patienten sind zu informieren, und Auftragsverarbeiter werden vertraglich verpflichtet. Der Telefonassistent fragt Name, Geburtsdatum, Anliegen und Rückrufzeiten ab, aber keine Versichertennummer und keine Kartendaten.

Die Seite Sicherheit und Datenschutz nennt jeden Dienstleister, der Anrufdaten verarbeitet, samt Standort. Was die Anrufannahme für die Datenschutzhinweise Ihrer Praxis bedeutet, erläutert der Ratgeber zur DSGVO beim Sprachassistenten.

Bevor der Telefonassistent auf Ihrer Leitung antwortet, gehen wir diese Regeln mit Ihnen durch und hinterlegen Gebühren, Qualifikationen und Notfallregeln so, wie Sie sie formulieren. Unser Team arbeitet auf Französisch, von Luxemburg aus; schreiben Sie ihm über die Kontaktseite.

Häufige Fragen

Trägt der KI-Telefonassistent Termine direkt in den Kalender meiner Osteopathiepraxis ein?

Nein, in der Osteopathie kommt jeder Terminwunsch als Rückrufbitte im Dashboard an. Der Telefonassistent erfasst Name, Geburtsdatum, die Beschwerden in den Worten des Patienten und die Tage, die ihm passen. Ihr Team ruft zurück, vergibt den Termin und trägt ihn selbst ein.

Sagt der Telefonassistent, ob die Zusatzversicherung eine Osteopathie-Sitzung erstattet?

Nein, eine Erstattung sagt er nie zu. Er nennt die Gebühren, die Ihre Praxis hinterlegt hat, und rät dem Anrufer, seinen Vertrag beim Versicherer zu prüfen. Wer eine Honorarrechnung für die Erstattung braucht, hinterlässt dafür eine Anfrage an Ihr Team.

Kann der Telefonassistent einen Termin für einen Säugling vereinbaren?

Er nimmt den Terminwunsch auf, sagt aber keine Behandlung zu. Er notiert das Alter des Kindes und den Anlass und gibt die Anfrage an den Behandler weiter. Ob vorher eine ärztliche Abklärung nötig ist, klärt Ihr Team im Rückruf.

Was tut der Telefonassistent, wenn ein Anrufer Brustschmerzen oder Taubheit im Bein schildert?

Er folgt den Notfallregeln, die Sie mit uns festgelegt haben, und gibt keinen medizinischen Rat. Sehen Ihre Regeln den Notruf oder eine ärztliche Untersuchung vor, verweist er sofort dorthin, statt einen osteopathischen Termin anzubieten. Schilderungen ohne Regel gibt er unbewertet als Rückrufbitte an Ihr Team.

Spricht der Telefonassistent Deutsch?

Deutsch ist nicht geprüft. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft, und jede weitere Sprache prüfen wir vor der Inbetriebnahme auf Ihrer Leitung. Rufen Ihre Patienten vor allem auf Deutsch an, sprechen wir das im ersten Gespräch offen an.

Merken Anrufer, dass sie nicht mit einem Menschen sprechen?

Sie erfahren es, sobald sie danach fragen. Der Telefonassistent meldet sich als Empfang Ihrer Praxis und sagt auf Nachfrage, hier spreche „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“. Er gibt sich nie als Mensch aus.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Nein. Nach einem 30-minütigen Gespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot. Zur Laufzeit: Sie wird vor der Inbetriebnahme im schriftlichen Angebot festgelegt; einen Tarif ohne Mindestlaufzeit bieten wir nicht an.

Hören Sie, wie die Assistentin einen Anruf für Ihre Praxis annimmt

Eine 30-minütige Demo per Video. Wir zeigen die Assistentin live und schauen, wie sie zu Ihrer Praxis, Ihrer Software und Ihren Regeln passt.

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