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Psychologues et psychiatres

Secrétaire IA psychologue : le téléphone du cabinet pris pendant vos séances

Une secrétaire IA psychologue décroche à votre place quand vous recevez un patient, porte fermée, et que personne d’autre au cabinet ne peut répondre. ClinicAll prend l’appel au nom du cabinet, écoute ce que la personne demande et vous transmet une demande écrite, avec son nom et un numéro où la rappeler. L’assistant ne donne aucun conseil médical et applique vos règles d’urgence.

Un cabinet de psychologue ou de psychiatre vit au rythme des séances, et le téléphone sonne justement pendant celles-ci. Décrocher interrompt le patient présent ; laisser sonner fait tomber l’appelant sur un répondeur. Or la personne qui appelle pour la première fois a parfois mis des semaines à se décider, et elle ne rappelle pas toujours. L’assistant lui répond calmement, sans lui demander de raconter ce qui l’amène.

La psychologie compte parmi les métiers présentés sur les pages spécialités de ClinicAll, chacun avec ses propres motifs d’appel. Cette page décrit les appels que reçoit un cabinet de psychologie ou de psychiatrie et le sort réservé à une demande de rendez-vous. Elle montre aussi comment l’assistant réagit face à une détresse, puis les règles de secret, de données et de tarif qui encadrent votre accueil téléphonique.

Par rappel

Aucun logiciel de rendez-vous de cette spécialité n’est encore connecté : la secrétaire IA prend la demande de rendez-vous et votre équipe rappelle le patient pour la confirmer.

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Une première demande, pendant une séance · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Patient: Bonjour, je cherche un psychologue pour mon fils, il est au lycée et ça ne va pas très fort en ce moment.
  • Secrétariat: Bonjour, vous êtes bien au cabinet. Je prends votre demande pour que le psychologue vous rappelle. Puis-je avoir votre prénom ?
  • Patient: Nadia. Est-ce qu’il reçoit les adolescents ?
  • Secrétariat: Je lui transmets la question avec votre demande : c’est lui qui vous dira s’il peut recevoir votre fils ou vers qui l’orienter. À quel numéro et à quel moment peut-on vous rappeler ?
  • Patient: Plutôt après 17 h, sur mon portable.
  • Secrétariat: C’est noté, Nadia : un premier rendez-vous pour votre fils, rappel après 17 h. Le cabinet vous recontacte.

Demande de rappel transmise à l’équipe

Vos appels, en pratique

Le premier appel est souvent celui d’une personne qui cherche un psychologue et veut savoir si vous prenez encore de nouveaux patients. L’assistant répond avec la phrase que vous avez rédigée : liste ouverte, liste d’attente, ou orientation vers un confrère. Si vous acceptez la demande, il note le prénom et le nom, un numéro pour la joindre, une phrase sur ce qui l’amène et les créneaux où un rappel discret reste possible.

Il ne pose aucune question sur l’histoire de l’appelant. Une phrase comme « c’est pour de l’anxiété » ou « pour mon couple » suffit pour que vous jugiez si la demande correspond à votre pratique. Le reste se dira au rappel, ou lors du premier entretien, avec vous.

Certains appelants hésitent sur le bon interlocuteur : un parent appelle pour un adolescent, un conjoint pour une thérapie de couple. Un adulte cherche à savoir s’il lui faut un psychologue ou un psychiatre. L’assistant lit ce que vous avez prévu sur les âges reçus, les approches proposées et les consultations en cabinet ou en visio. Quand la question sort de ce cadre, il ne tranche pas et prend une demande de rappel pour que vous orientiez la personne vous-même.

Les patients déjà suivis appellent pour fixer la séance suivante, souvent au même créneau que d’habitude. L’assistant note le praticien qui les suit, le jour qui leur convient et la plage horaire souhaitée. Vous retrouvez la demande entre deux séances et proposez l’heure en rappelant, sans avoir écouté un message vocal mal enregistré.

Une séance à décaler ou à annuler arrive au cabinet de la même façon. L’assistant ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Il relève la séance concernée telle que le patient la décrit et la raison qu’il donne, et il rappelle votre règle d’annulation tardive si vous l’avez inscrite dans ses réponses.

Les questions de délai reviennent sans cesse quand l’attente est longue. L’assistant n’invente aucun délai : il reprend celui que vous avez indiqué et tenez à jour, ou il explique que le cabinet rappellera avec les créneaux possibles. Une personne qui sait quand elle sera rappelée raccroche moins inquiète qu’une personne restée sans nouvelles.

Les appelants demandent aussi ce que coûtera la séance et ce qui leur sera remboursé, en particulier avec Mon soutien psy. Selon l’Assurance Maladie, une séance du dispositif chez un psychologue partenaire est à 50 € (Assurance Maladie — Mon soutien psy, 2026). L’assistant n’annonce ce montant que si votre cabinet est partenaire et que vous l’avez prévu, jamais comme le tarif de toute séance. Pour vos autres consultations, il cite vos propres honoraires tels que vous les avez rédigés.

Dans un cabinet de psychiatrie, un patient appelle parfois au sujet de son ordonnance, d’un effet indésirable ou d’un traitement qu’il voudrait modifier. L’assistant ne répond pas sur le fond. Il note le médicament cité et ce que le patient décrit, puis transmet la demande au psychiatre, qui décide de la suite.

Un standard téléphonique IA psychologue ne remplace pas la relation que vous construisez avec vos patients ; il protège le temps de séance. Vous lisez chaque demande dans le tableau de bord, accompagnée du motif, du nom et du numéro à rappeler. Vous les traitez quand la porte du cabinet s’ouvre, dans l’ordre que vous choisissez.

L’assistant détecte la langue de l’appelant, ce qui compte près de la frontière ou pour une patientèle d’expatriés. Le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service, et nous validons toute autre langue sur votre ligne avant la mise en service. Pour examiner les appels sans réponse, utilisez le calculateur d’appels manqués. Le guide du premier appel des nouveaux patients détaille ce qu’une première prise de contact doit recueillir.

  • Prendre un premier rendez-vous et vérifier l’accueil de nouveaux patients
  • Déplacer ou annuler un rendez-vous
  • Programmer une séance de suivi
  • Demander les disponibilités et les délais d’attente
  • Se renseigner sur les honoraires, le remboursement et Mon soutien psy
  • Vérifier le professionnel adapté, les âges accueillis et les modalités de consultation
  • Transmettre au psychiatre une demande concernant une ordonnance ou un traitement
  • Signaler une aggravation ou une détresse et demander une aide rapide

Ce que ClinicAll prend en charge, et ce qu’il vous laisse

Dans un cabinet de psychologie, une prise de rendez-vous passe aujourd’hui par une demande de rappel : rien ne s’inscrit seul dans votre agenda. L’assistant recueille la demande pendant votre séance, et la demande de rendez-vous arrive à votre équipe, qui rappelle le patient pour la confirmer. Si vous travaillez seul, cette équipe, c’est vous, entre deux patients.

Vous rappelez avec tout en main : le nom, le numéro, le motif tel que l’appelant l’a formulé, le praticien souhaité, la consultation en cabinet ou en visio et les moments où il est joignable. Vous ouvrez votre agenda au moment du rappel et proposez une heure. La séance n’existe qu’une fois que vous l’avez créée.

Ce rappel a une valeur propre en psychologie. Avant de donner un premier rendez-vous, un psychologue veut souvent entendre la personne un moment, vérifier que son approche lui convient ou l’orienter ailleurs. L’assistant ne promet donc ni créneau ni prise en charge : il dit que le cabinet rappellera, et c’est vous qui décidez de la réponse.

Les séances déjà fixées restent sous votre contrôle. Un report, une annulation ou un changement de modalité devient une demande de rappel, avec la séance concernée et la raison donnée. Vous modifiez l’agenda vous-même, ce qui évite qu’un créneau libéré soit proposé à quelqu’un d’autre sans que vous le sachiez.

Certains cabinets partagent un secrétariat ou un accueil commun. Dans ce cas, l’assistant peut faire un transfert vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée, par exemple pour une personne qui préfère parler à quelqu’un. Sans accueil présent, ou sans ligne de transfert, il enregistre la demande et prévient l’appelant que le cabinet le recontactera. Pour décider quand transférer et quand noter, notre guide transfert ou rappel part de vos horaires de secrétariat.

Nous chiffrons l’assistant dans un devis écrit, une fois tenu un entretien de 30 minutes par téléphone sur vos appels et votre semaine de séances. Les tarifs de ClinicAll décrivent ce que comprend ce devis.

Pris en charge par ClinicAll

  • La demande de rendez-vous et les horaires souhaités
  • Les questions sur le cabinet, à partir des informations que vous avez validées
  • Le nom, la date de naissance et le motif de l’appel
  • Le transfert à l’accueil quand il est tenu, sinon une demande de rappel résumée

Reste à votre équipe

  • Tout conseil médical
  • La décision sur une urgence : ClinicAll applique vos règles
  • Le report ou l’annulation d’un rendez-vous : ClinicAll prend la demande, votre équipe confirme
  • La confirmation du rendez-vous demandé

Deux autres appels

Une séance à reporter, un lundi matin · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Patient: Bonjour, j’ai ma séance jeudi à 18 h et je dois partir en déplacement. Vous pouvez la décaler ?
  • Secrétariat: Je ne modifie pas les séances moi-même, mais je transmets votre demande au cabinet, qui vous rappelle pour fixer un autre horaire.
  • Patient: Je parle à quelqu’un du cabinet ou à une machine ?
  • Secrétariat: Je suis la réceptionniste virtuelle du cabinet. Votre demande arrive au cabinet dès la fin de notre échange.
  • Patient: D’accord. C’est Julien, je préférerais la semaine suivante, même heure si possible.
  • Secrétariat: Je note : séance de jeudi à 18 h à reporter, la semaine suivante à la même heure de préférence. Le cabinet vous rappelle pour confirmer.

Demande de rappel transmise à l’équipe

Une question sur un traitement, secrétariat ouvert · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Patient: Bonjour, je suis suivie par le psychiatre du cabinet. Depuis mon nouveau traitement, je dors très mal, je voudrais savoir si je peux arrêter.
  • Secrétariat: Je ne peux pas vous répondre sur votre traitement, c’est le psychiatre qui en décide. Le secrétariat est ouvert en ce moment : voulez-vous que je vous passe l’accueil ?
  • Patient: Oui, je préfère.
  • Secrétariat: L’accueil est ouvert et la ligne de transfert du cabinet est configurée. Je vous mets en relation, restez en ligne s’il vous plaît.

Transféré à l’équipe

Au téléphone chez Hubert Vision depuis mai 2026

appels traités
751
appelants différents
469
durée médiane d’un appel
1 min 54 s
appels en septembre 2026
173

Hubert Vision, ophtalmologie, Luxembourg et Belgique · données de production du 31 mai 2026 au 1 octobre 2026 · Lire l’étude de cas Hubert Vision

Les cas urgents

Un cabinet de psychologie ou de psychiatrie reçoit des appels où une demande de rendez-vous cache une détresse. L’assistant ne juge pas de la gravité d’une situation et ne pose pas de diagnostic. Il rapproche les mots de l’appelant des règles d’urgence que vous avez validées et, si l’une d’elles correspond, il la prononce avant de parler d’horaires ou de créneaux.

La première règle porte sur le danger immédiat. Si un geste suicidaire ou violent est imminent ou en cours, il faut appeler immédiatement le 15, sans attendre un rendez-vous (Assurance Maladie — Mon soutien psy : en cas d’urgence). Un appelant qui dit être sur le point de passer à l’acte entend alors cette consigne, et non la promesse d’un rappel.

Les pensées suicidaires sans danger immédiat demandent une autre orientation. Le 3114 accompagne les personnes ayant des pensées suicidaires et leurs proches, gratuitement jour et nuit (Assurance Maladie — Crise suicidaire : agir avant la tentative de suicide). Un danger immédiat relève du 15 (Assurance Maladie — Crise suicidaire : agir avant la tentative de suicide). Lorsque vos consignes la contiennent, l’assistant cite ce numéro, puis enregistre la demande pour que vous rappeliez.

Certains troubles exigent plus qu’une place sur la liste d’attente d’un psychologue. Des troubles graves de l’humeur ou du comportement imposent une orientation sans délai vers un psychiatre, un pédopsychiatre ou une structure spécialisée (Assurance Maladie — Mon soutien psy : orientation du patient). À vous de dire à l’assistant où orienter : le centre médico-psychologique du secteur, un confrère psychiatre ou les urgences de l’hôpital proche.

Près de la frontière, certains appelants vivent ou travaillent dans le pays voisin. Côté allemand, un danger vital relève du 112 et, hors horaires du cabinet, un problème urgent sans danger vital relève du 116117 (KBV — Patienteninformation 116117 / 112). Côté luxembourgeois, une urgence qui nécessite les secours passe par le 112 et ne doit pas rester dans une file de rappel ordinaire (CGDIS Luxembourg — Central des secours d’urgence 112).

Une situation absente de vos consignes devient une demande de rappel, sans tri improvisé. L’assistant ne rassure pas l’appelant sur son état et ne minimise pas ce qu’il entend. Avant d’écrire vos consignes, relisez ce qu’une secrétaire IA ne fait pas au téléphone : le guide en trace les limites.

Les règles qui s’appliquent

Dans un cabinet de psychiatrie, le secrétariat est tenu au secret professionnel. Le psychiatre doit informer ses collaborateurs de cette obligation et veiller à son respect (Conseil national de l’Ordre des médecins — Secret professionnel). Comme l’assistant répond pour le cabinet, c’est vous qui écrivez ce qu’il peut dire et ce qu’il doit taire.

L’assistant ne consulte aucun dossier, car aucun connecteur ne lit le dossier d’un patient aujourd’hui. Il ignore donc qui est suivi chez vous. Un conjoint ou un parent qui demande si un proche consulte au cabinet n’obtient aucune confirmation : l’assistant prend son message et vous laisse décider de la réponse.

La collecte reste minimale. Il faut ne recueillir que les données nécessaires à l’accueil et au rendez-vous, et n’ouvrir l’accès qu’aux personnes habilitées selon leurs missions (CNOM et CNIL — Guide pratique sur la protection des données personnelles). L’assistant s’en tient au nom, au numéro, à une phrase sur le motif et aux précisions utiles au rendez-vous, sans antécédents ni récit. La page sécurité de ClinicAll indique où ces données sont traitées.

Le personnel d’accueil non habilité ne pose pas de diagnostic médical, ne prescrit pas et ne modifie pas un traitement. Ces demandes reviennent au praticien compétent (Conseil national de l’Ordre des médecins — Complicité d’exercice illégal). L’assistant ne dit donc jamais qu’une dose peut changer ou qu’une ordonnance sera renouvelée. Il transmet, et le psychiatre répond.

Les tarifs annoncés au téléphone engagent aussi le cabinet. Mon soutien psy concerne uniquement les séances du dispositif chez un psychologue partenaire (Assurance Maladie — Mon soutien psy : tarif et remboursement). Ce tarif ne s’applique pas à tous les psychologues ni aux psychiatres. L’assistant ne cite donc ce tarif que dans le cadre que vous avez décrit.

Au Luxembourg, un cabinet ne promet pas de remboursement par la CNS pour une consultation de psychologue. La psychothérapie remboursable exige un psychothérapeute autorisé et une ordonnance, éventuellement établie après les séances d’initiation selon les conditions de la caisse (CNS Luxembourg — Psychothérapie). L’assistant renvoie ces questions à votre rappel, sauf si vous avez rédigé la réponse.

En Allemagne, la réponse téléphonique personnelle exige au moins 200 minutes par semaine à plein exercice, 100 à mi-exercice (KBV — Psychotherapie : telefonische Erreichbarkeit). Le personnel peut répondre, mais un simple répondeur ne suffit pas. Cette règle vise une ligne allemande. Seuls le français et l’anglais sont vérifiés pour l’assistant, si bien que nous ne la présentons pas comme couverte par ClinicAll.

Quand un appelant demande s’il s’adresse à quelqu’un du cabinet, l’assistant se présente comme la réceptionniste virtuelle du cabinet et ne prétend jamais être une personne. En psychologie, cette franchise pèse, car la confiance se joue dès le premier contact. L’équipe qui met l’assistant en service et répond ensuite à vos questions travaille en français, depuis le Luxembourg.

Les cas où l’accueil doit se taire sont repris dans le guide du secret médical par téléphone. L’information de vos patients sur le traitement de leurs données fait l’objet du guide RGPD de l’assistant vocal du cabinet.

Questions fréquentes

Une secrétaire IA peut-elle répondre au téléphone pendant mes séances de psychologue ?

Oui, c’est précisément son rôle : l’assistant prend les appels entrants pendant que vous êtes avec un patient, sans que vous ayez à interrompre la séance. Il répond au nom du cabinet, note la demande avec le nom et un numéro de rappel, et vous la retrouvez dans le tableau de bord entre deux patients.

Les rendez-vous pris au téléphone s’inscrivent-ils dans mon agenda ?

Non : pour un cabinet de psychologie, les rendez-vous arrivent sous forme de demandes de rappel, pas comme des créneaux posés dans votre agenda. L’assistant recueille le motif, le praticien souhaité et les moments où la personne est joignable. Vous rappelez, choisissez l’heure et créez la séance vous-même.

Que dit l’assistant si l’appelant évoque des pensées suicidaires ?

Il applique les règles d’urgence que votre cabinet a validées, sans évaluer lui-même la situation. Si vous les avez inscrites, il oriente vers le 3114 et rappelle qu’un danger immédiat relève du 15 (Assurance Maladie — Crise suicidaire : agir avant la tentative de suicide). Il enregistre ensuite la demande pour que vous puissiez rappeler la personne.

L’assistant peut-il renseigner un patient sur Mon soutien psy ?

Oui, dans les termes que vous lui donnez. Il ne cite le tarif d’une séance du dispositif que si votre cabinet est partenaire, et jamais comme le tarif de toutes vos consultations (Assurance Maladie — Mon soutien psy : tarif et remboursement). Pour le reste, il reprend vos honoraires tels que vous les avez rédigés.

Un patient peut-il annuler ou reporter sa séance par téléphone ?

Il peut le demander, et c’est votre équipe qui modifie l’agenda. L’assistant ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Il note la séance concernée et la raison donnée, puis vous transmet une demande de rappel.

Les appelants savent-ils qu’ils ne parlent pas à une personne ?

Oui, dès qu’ils le demandent. L’assistant se présente alors comme la réceptionniste virtuelle du cabinet et ne prétend jamais être une personne. S’ils préfèrent parler à quelqu’un, il propose un transfert vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée, ou prend une demande de rappel.

Voyez-le répondre à un appel pour votre cabinet

Une démo de 30 minutes en visio. Nous vous montrons l’assistant en direct et examinons comment il s’intégrerait à votre cabinet, votre logiciel et vos règles.

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