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Psychologen und Psychiater

KI-Telefonassistent Psychologe: Anfragen aufnehmen, während Sie in der Sitzung sind

KI-Telefonassistent Psychologe: ClinicAll nimmt Anfragen auf, während Sie in der Sitzung sind. Klingelt dann das Telefon und niemand im Raum darf abheben, meldet sich der Telefonassistent als Empfang Ihrer Praxis, nimmt das Anliegen auf und legt es als Rückrufbitte in Ihr Dashboard. Terminwünsche erreichen Sie dabei als Rückrufbitten, nicht als Einträge in Ihrem Kalender.

Patientinnen und Patienten rufen eine psychologische oder psychiatrische Praxis selten leichthin an. Die eine sucht zum ersten Mal überhaupt Hilfe, der andere meldet sich, weil es ihm seit der letzten Sitzung schlechter geht, eine Dritte will nur wissen, ob noch Plätze frei sind. Der Telefonassistent fragt nur, was Ihr Team für den Rückruf braucht, gibt keinen medizinischen Rat und wendet bei Anzeichen einer Krise die Notfallregeln Ihrer Praxis an.

Gespräche führt der Telefonassistent auf Französisch und Englisch, beide im Produktivbetrieb geprüft; Deutsch gehört nicht dazu. Er eignet sich deshalb für Praxen in Luxemburg, Frankreich oder im Grenzgebiet, deren Patienten in einer dieser Sprachen anrufen, auch wenn Ihr Team untereinander Deutsch spricht. Im Folgenden lesen Sie, welche Anrufe eine Psychologen- oder Psychiaterpraxis erreichen, was aus einem Terminwunsch wird, wie Krisenanrufe behandelt werden und welche Berufsregeln am Telefon gelten; andere Praxisarten stellt die Übersicht der Fachbereiche vor.

Per Rückruf

Für diese Fachrichtung ist noch keine Terminsoftware angebunden: Die KI-Rezeption nimmt den Terminwunsch auf, und Ihr Team ruft den Patienten zur Bestätigung zurück.

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Ihre Anrufe in der Praxis

Ein erster Anruf beginnt oft mit der Frage, ob Ihre Praxis überhaupt neue Patienten aufnimmt. Haben Sie hinterlegt, dass Sie derzeit keine Erstgespräche vergeben oder eine Warteliste führen, sagt der Telefonassistent genau das und nichts darüber hinaus. Andernfalls notiert er Namen und Rückrufnummer, dazu das Anliegen, so wie der Anrufer es ausdrückt, und wann ein Rückruf passt; ob ein Erstgespräch zustande kommt, entscheiden Sie.

Fragt jemand, wie lange er auf einen Termin warten muss, nennt der Telefonassistent keine Frist, die Sie ihm nicht vorgegeben haben. In der Psychotherapie wäre eine geschätzte Wartezeit ein Versprechen, das Ihre Praxis womöglich nicht halten kann, und die Enttäuschung träfe Menschen, denen es ohnehin nicht gut geht. Stattdessen notiert er, ab wann und zu welchen Tageszeiten der Anrufer kommen könnte, damit Ihr Team im Rückruf einen realistischen Vorschlag macht.

Wer schon in Behandlung ist, ruft meist wegen eines Folgetermins an: Die nächste Sitzung steht noch nicht fest, oder die Therapie soll nach einer Pause weitergehen. Der Telefonassistent fragt nach dem gewünschten Zeitraum und danach, bei wem die Behandlung läuft, falls in Ihrer Praxis mehrere Fachpersonen arbeiten. Den Termin selbst vergibt Ihr Team, wenn es zurückruft.

Absagen kommen in einer Therapiepraxis nicht selten kurzfristig, manchmal am Morgen der Sitzung. Der Telefonassistent verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Er hält fest, welche Sitzung betroffen ist und ob ein Ersatztermin gewünscht wird; eine Absageregel Ihrer Praxis gibt er nur in dem Wortlaut wieder, den Sie hinterlegt haben.

Fragen nach Honorar und Erstattung hängen davon ab, in welchem Land Ihre Praxis arbeitet und wie sie abrechnet. Der Telefonassistent nennt nur Angaben, die Sie hinterlegt haben, und rechnet nichts selbst aus. Nach Angaben der Assurance Maladie gilt der Tarif von 50 € nur für eine Sitzung im Programm Mon soutien psy bei einem teilnehmenden Psychologen. Er gilt nicht allgemein für Psychologen oder Psychiater.

Manche Anrufer wissen noch nicht, an wen sie sich wenden sollen: an eine Psychologin, einen Psychotherapeuten oder einen Psychiater, für sich selbst oder für ihr Kind. Der Telefonassistent sagt, welche Fachpersonen bei Ihnen arbeiten, welche Altersgruppen Sie behandeln und ob Sitzungen in der Praxis oder per Video stattfinden, soweit Sie das hinterlegt haben. Welches Angebot zum Anrufer passt, beurteilt er nicht; das klärt Ihr Team im Gespräch.

In einer psychiatrischen Praxis kommen Anliegen zur Medikation hinzu: ein Rezept, das bald ausläuft, eine Nebenwirkung, die jemand ansprechen möchte, eine Dosis, die der Patient anders nehmen will. Der Telefonassistent schreibt den Namen des Präparats so auf, wie der Anrufer ihn ausspricht, und gibt die Anfrage an den Psychiater weiter. Zusagen macht er keine, und er rät weder zum Weglassen noch zum Weiternehmen einer Tablette.

Manche Gespräche beginnen mit einem Terminwunsch und werden zu etwas anderem. Ein Patient erzählt, dass er seit Tagen kaum schläft, dass es schlechter wird, dass er die Zeit bis zur nächsten Sitzung nicht durchzustehen glaubt. Ab diesem Moment gelten nicht mehr die Abläufe für Termine, sondern Ihre Notfallregeln, die der Abschnitt zu dringenden Fällen beschreibt.

Häufig meldet sich statt des Patienten jemand anderes: eine Mutter für ihre Tochter im Jugendalter, ein Partner oder die Hausärztin, die eine Überweisung angekündigt hat. Der Telefonassistent bestätigt keinem dieser Anrufer, ob jemand bei Ihnen in Behandlung ist, und gibt keine Auskunft über Termine. Er nimmt das Anliegen, den Namen und die Nummer des Anrufers auf und überlässt Ihrem Team, wie es damit umgeht.

Wer eine Psychotherapiepraxis anruft, möchte den Grund häufig nicht am Telefon ausbreiten. Der Telefonassistent drängt nicht: Ein Satz wie „Ich hätte gern ein Erstgespräch“ genügt für die Rückrufbitte. Sagt der Anrufer, dass Ihr Team keine Nachricht auf seinem Anrufbeantworter hinterlassen oder nur abends anrufen soll, steht dieser Hinweis in der Rückrufbitte.

Diese Anrufe fallen in Ihre Sitzungen, in die kurzen Pausen dazwischen und in die Abendstunden, in denen niemand mehr am Apparat sitzt. Mit Ihren eigenen Zahlen zeigt der Rechner für verpasste Anrufe, wie viel Ihrer Praxis dadurch heute entgeht. Auch in diesen Stunden hebt der Telefonassistent ab; geordnet im Dashboard liegen die Rückrufbitten bereit, wenn Sie aus der Sitzung kommen.

  • Einen ersten Termin vereinbaren und nach der Aufnahme neuer Patienten fragen
  • Einen Termin verschieben oder absagen
  • Einen Folgetermin vereinbaren
  • Nach verfügbaren Terminen und Wartezeiten fragen
  • Nach Honoraren, Kostenerstattung und Mon soutien psy fragen
  • Nach der geeigneten Fachperson, den behandelten Altersgruppen und den Beratungsmodalitäten fragen
  • Dem Psychiater eine Anfrage zu einem Rezept oder einer Behandlung übermitteln
  • Eine Verschlechterung oder seelische Not melden und um schnelle Hilfe bitten

Was ClinicAll übernimmt und was bei Ihnen bleibt

Ihr Team findet jeden Terminwunsch als Rückrufbitte im Dashboard; in Ihrer Terminplanung entsteht dabei kein Eintrag. Wer zurückruft, bespricht mit dem Patienten einen freien Termin, trägt ihn selbst ein und bestätigt ihn im selben Gespräch. Ihre Praxissoftware und Ihre Behandlungsunterlagen sieht der Telefonassistent dabei nie ein.

Jede Rückrufbitte fasst ein Telefonat zusammen: wer angerufen hat, unter welcher Nummer, ob es um ein Erstgespräch, einen Folgetermin oder eine Absage geht, welche Zeiten passen und was der Anrufer für den Rückruf angemerkt hat. So sehen Sie zwischen zwei Sitzungen auf einen Blick, was ansteht und wer zuerst einen Rückruf braucht. Eine Anfrage, die nach Ihren Regeln dringend ist, steht als dringend gekennzeichnet vor den übrigen.

Arbeiten Sie mit einer Praxisassistenz, kann der Telefonassistent Anrufe an sie weitergeben, und zwar nach einer festen Regel: Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist. In einer Einzelpraxis ohne Empfang fehlt die erste Bedingung meist; dann bleibt es bei der Rückrufbitte, auch wenn der Anrufer ausdrücklich nach der Therapeutin fragt. Ob ein Anruf jemals in Ihr Sitzungszimmer gelangt, bestimmen Sie also selbst über Empfangszeiten und Weiterleitungsnummer.

Der Telefonassistent begrüßt Anrufer im Namen Ihrer Praxis, ohne sich von sich aus vorzustellen. Fragt jemand, ob da ein Mensch spricht, hört er, am Apparat sei „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“; dass er eine Person sei, gibt der Telefonassistent nie vor. Für jemanden, dem schon der Anruf schwergefallen ist, zählt diese Offenheit mehr als ein glatter Gesprächsverlauf.

Bei Ihnen bleibt jede Entscheidung, die eine Behandlung berührt: wen Sie aufnehmen, wann eine Therapie beginnt oder endet und welche Auskunft ein Angehöriger erhält. Der Telefonassistent fragt weder nach Zahlungsdaten noch nach einer Versichertennummer. Er sammelt, was Sie für den Rückruf brauchen, und überlässt Ihnen alles Weitere.

Auch Ihre eigene Ansage verdient Sorgfalt, etwa für Zeiten, in denen die Leitung bewusst geschlossen ist; einen Entwurf erstellen Sie mit dem Generator für Telefonansagen. Den Preis für Ihre Praxis legen wir in einem schriftlichen Angebot fest, das Sie nach einem 30-minütigen Gespräch erhalten. Den Aufbau der Tarife finden Sie auf der Seite mit den Preisen.

ClinicAll übernimmt

  • Die Terminanfrage mit den Wunschzeiten
  • Fragen zur Praxis, anhand der Angaben, die Sie freigegeben haben
  • Name, Geburtsdatum und Anlass des Anrufs
  • Die Weiterleitung an den Empfang, wenn er besetzt ist, sonst eine zusammengefasste Rückrufbitte

Bei Ihnen bleibt

  • Jede medizinische Beratung
  • Die Entscheidung im Notfall: ClinicAll folgt Ihren Regeln
  • Das Verschieben oder Absagen eines Termins: ClinicAll nimmt die Anfrage auf, Ihr Team bestätigt
  • Die Bestätigung des angefragten Termins

Seit Mai 2026 am Telefon bei Hubert Vision

angenommene Anrufe
751
verschiedene Anrufer
469
Gesprächsdauer (Median)
1 Min. 54 Sek.
Anrufe im September 2026
173

Hubert Vision, Augenheilkunde, Luxemburg und Belgien · Produktionsdaten vom 31. Mai 2026 bis 1. Oktober 2026 · Fallstudie Hubert Vision lesen

Dringende Fälle

Eine seelische Krise kann am Telefon nur eine Fachperson einschätzen, der Telefonassistent tut es nicht. Er gibt keinen medizinischen Rat und wendet Ihre Notfallregeln an, die über jeder anderen Anweisung stehen. Vor der Inbetriebnahme legen Sie fest, welche Äußerungen einen Hinweis auf eine Notrufnummer auslösen. Sie bestimmen auch, welche Anfragen Ihr Team sofort sehen muss und wann eine gewöhnliche Rückrufbitte genügt.

Für Praxen in Frankreich hält die Assurance Maladie fest, dass sofort die 15 zu rufen ist, wenn eine suizidale oder gewalttätige Handlung unmittelbar bevorsteht oder bereits stattfindet, ohne auf einen Termin zu warten. Steht diese Regel in Ihren Vorgaben, fordert der Telefonassistent den Anrufer in diesem Fall auf, diese Nummer zu wählen, und bietet keinen Termin an. Er hält ihn auch nicht mit Fragen nach Geburtsdatum oder Versicherung auf.

Bei Suizidgedanken, auch wenn sich jemand um eine nahestehende Person sorgt, verweist die Assurance Maladie auf die 3114, die kostenlos und Tag und Nacht erreichbar ist; bei unmittelbarer Gefahr gilt die 15. Der Telefonassistent nennt diese Nummern, wenn Ihre Regeln es vorsehen. Möchte der Anrufer außerdem von Ihnen hören, nimmt er zusätzlich eine dringende Rückrufbitte auf.

Schwere Stimmungs- oder Verhaltensstörungen erfordern nach der Assurance Maladie eine unverzügliche Weiterleitung an einen Psychiater, einen Kinder- und Jugendpsychiater oder eine spezialisierte Einrichtung. Diese Weiterleitung veranlasst Ihre Praxis, nicht der Telefonassistent. Er sorgt dafür, dass die Schilderung in den Worten des Anrufers und mit seiner Rückrufnummer als dringend bei Ihnen ankommt.

Für Praxen in Deutschland nennt die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) die 112 bei Lebensgefahr und, außerhalb der Praxiszeiten, die 116117 für dringende Beschwerden, die nicht lebensbedrohlich sind. Welche Schilderungen zu welcher Nummer führen, bestimmen Ihre Regeln; eine eigene Einschätzung trifft der Telefonassistent nicht. Außerhalb Ihrer Zeiten nimmt er zusätzlich eine Rückrufbitte auf, damit Sie am nächsten Praxistag wissen, wer sich gemeldet hat.

In Luxemburg ist bei einem Notfall, der Rettungskräfte erfordert, nach dem offiziellen Portal 112.public.lu die 112 zu wählen. Eine solche Anfrage bleibt nicht in der gewöhnlichen Reihe der Rückrufbitten liegen. Ist diese Regel hinterlegt, verweist der Telefonassistent sofort auf diese Nummer, und die Nachricht an Ihr Team erscheint als dringend vor allen anderen.

Während Ihrer Sprechzeiten kann ein Krisenanruf auch durchgestellt werden, allerdings nur zu einem besetzten Empfang mit eingerichteter Weiterleitungsnummer. Fehlt eine der beiden Bedingungen, wird daraus eine dringende Rückrufbitte, und der Hinweis auf die Notrufnummer kommt trotzdem, wenn Ihre Regeln ihn vorsehen. Welche Nummern auch Ihre eigene Bandansage nennen sollte, behandelt der Ratgeber zum Ansagetext für den Anrufbeantworter.

Die geltenden Regeln

Der Conseil national de l’Ordre des médecins gibt den Code de déontologie médicale heraus. Danach unterliegt auch das Sekretariat einer psychiatrischen Praxis in Frankreich der Schweigepflicht. Der Psychiater informiert seine Mitarbeitenden darüber und achtet auf ihre Einhaltung. Für den Telefonassistenten heißt das: Er bestätigt niemandem, dass eine bestimmte Person bei Ihnen in Behandlung ist, und sagt kein Wort über Sitzungen, Diagnosen oder Medikamente anderer Menschen.

Ruft ein Arbeitgeber an und will wissen, ob ein Mitarbeiter heute zur Sitzung erschienen ist, bekommt er keine Antwort, auch keine Andeutung. Der Telefonassistent nimmt Namen, Funktion und Rückrufnummer auf, und Ihr Team entscheidet, ob es überhaupt etwas mitteilen darf. Wie weit die Schweigepflicht gegenüber Dritten am Telefon reicht, erklärt der Ratgeber zur ärztlichen Schweigepflicht am Telefon.

Der Leitfaden des Conseil national de l’Ordre des médecins zum Schutz personenbezogener Daten verlangt, nur zu erheben, was Empfang und Terminvereinbarung brauchen, und den Zugriff entsprechend den Aufgaben auf befugte Personen zu begrenzen. In einer psychotherapeutischen Praxis wiegt das besonders schwer, weil schon die Tatsache einer Behandlung vertraulich ist. Der Telefonassistent fragt deshalb nicht nach Diagnose, Vorgeschichte oder Medikamenten, wenn der Anrufer nur einen Termin möchte.

Welche Dienstleister die Anrufdaten verarbeiten und wo, steht auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz. Was die Datenschutz-Grundverordnung für einen Sprachassistenten in der Praxis bedeutet, ordnet der Ratgeber zu DSGVO und Sprachassistent ein. Die telefonische Anrufannahme gehört zudem in die Datenschutzhinweise Ihrer Praxis.

Ebenfalls nach dem Code de déontologie médicale darf Empfangspersonal ohne entsprechende Befugnis weder Diagnosen stellen noch Behandlungen verordnen oder ändern; solche Anfragen gehören zur zuständigen Fachperson. Fragt ein Patient, ob er sein Antidepressivum absetzen darf, weil er sich besser fühlt, notiert der Telefonassistent die Frage für den Psychiater und sagt, dass sich die Praxis meldet. Ob das unbedenklich wäre, beantwortet er nicht.

In Luxemburg verspricht der Telefonassistent keine Erstattung einer psychologischen Beratung durch die Caisse nationale de santé (CNS). Erstattungsfähig ist nach den Bedingungen der CNS eine Psychotherapie bei einem zugelassenen Psychotherapeuten mit ärztlicher Verordnung, die für die einleitenden Sitzungen auch nachträglich ausgestellt werden kann. Fragt ein Anrufer, ob seine Sitzungen übernommen werden, gibt der Telefonassistent Ihre hinterlegten Angaben wieder und reicht alles Weitere an Ihr Team.

In Deutschland verlangt die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) von vertragspsychotherapeutischen Praxen, für die Terminvereinbarung mindestens 200 Minuten wöchentlich bei vollem Versorgungsauftrag und 100 bei hälftigem Auftrag persönlich telefonisch erreichbar zu sein. Praxispersonal darf diese Anrufe annehmen, ein Anrufbeantworter allein genügt nicht. Planen Sie diese Zeiten weiter mit Ihrem Team; der Telefonassistent nimmt die Anrufe außerhalb davon an, statt sie auf einem Band enden zu lassen, und der Vergleich mit dem Anrufbeantworter zeigt den Unterschied im Einzelnen.

Bevor der Telefonassistent für Ihre Praxis abhebt, klären wir gemeinsam, was von diesen Regeln für Ihr Land und Ihre Abrechnung gilt. Ansprechpartner ist dabei dasselbe Team, das später Ihre Fragen beantwortet; es arbeitet auf Französisch, von Luxemburg aus. Einen ersten Austausch vereinbaren Sie über unsere Kontaktseite.

Häufige Fragen

Trägt der KI-Telefonassistent Termine direkt in den Kalender meiner Psychotherapiepraxis ein?

Nein, jeder Terminwunsch kommt als Rückrufbitte in Ihrem Dashboard an. Der Telefonassistent notiert, ob es um ein Erstgespräch, einen Folgetermin oder eine Absage geht, und welche Zeiten dem Anrufer passen. Den Termin vergibt und bestätigt Ihr Team im Rückruf.

Wie reagiert der Telefonassistent, wenn ein Anrufer von Suizidgedanken spricht?

Er folgt den Notfallregeln, die Sie vor der Inbetriebnahme festgelegt haben, und gibt keinen medizinischen Rat. Für Praxen in Frankreich kann er nach den Vorgaben der Assurance Maladie auf die 3114 und bei unmittelbarer Gefahr auf die 15 verweisen. Auf Wunsch nimmt er zusätzlich eine dringende Rückrufbitte für Ihr Team auf.

Erfährt ein Angehöriger vom Telefonassistenten, ob jemand bei mir in Behandlung ist?

Nein. Der Telefonassistent bestätigt keinem Anrufer, ob eine Person bei Ihnen in Behandlung ist, und spricht über keine Termine anderer Menschen. Er nimmt das Anliegen des Angehörigen mit Name und Nummer auf, und Ihr Team entscheidet, was es mitteilen darf.

Kann der Telefonassistent eine Rezeptanfrage an den Psychiater weitergeben?

Ja, als Rückrufbitte mit dem Namen des Präparats, wie der Anrufer ihn nennt. Ob ein Rezept ausgestellt oder eine Behandlung angepasst wird, entscheidet allein der Psychiater. Am Telefon sagt der Telefonassistent dazu weder ja noch nein.

Führt der Telefonassistent Gespräche auf Deutsch?

Nein, Deutsch ist nicht geprüft. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft; jede weitere Sprache testen wir vor der Inbetriebnahme auf Ihrer eigenen Leitung. Rufen Ihre Patienten überwiegend auf Deutsch an, besprechen wir das mit Ihnen, bevor ein Angebot entsteht.

Merken Anrufer, dass sie nicht mit einem Menschen sprechen?

Ja, sobald sie danach fragen. Der Telefonassistent meldet sich als Empfang Ihrer Praxis und sagt auf Nachfrage, dass hier „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“ spricht. Als Mensch gibt er sich nie aus.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Nein. Nach einem 30-minütigen Gespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot für Ihre Praxis. Zur Laufzeit gilt: Sie wird vor der Inbetriebnahme im schriftlichen Angebot festgelegt; einen Tarif ohne Mindestlaufzeit bieten wir nicht an.

Hören Sie, wie die Assistentin einen Anruf für Ihre Praxis annimmt

Eine 30-minütige Demo per Video. Wir zeigen die Assistentin live und schauen, wie sie zu Ihrer Praxis, Ihrer Software und Ihren Regeln passt.

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