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Cliniques vétérinaires

Secrétaire IA vétérinaire : chaque appel de propriétaire noté pour votre équipe

La secrétaire IA vétérinaire de ClinicAll prend les appels entrants de votre clinique quand l’équipe est en consultation, au bloc ou occupée au comptoir avec un animal. Elle répond comme l’accueil de la clinique et demande le nom du propriétaire, l’espèce et le nom de l’animal, puis le motif de l’appel. Plus bas, nous parlerons simplement de l’assistant.

Au téléphone d’une clinique vétérinaire, la personne qui parle n’est jamais celle qu’on soigne. Le propriétaire décrit ce qu’il observe chez son chien, son chat, son lapin ou son cheval, souvent inquiet, parfois depuis sa voiture. L’assistant ne donne aucun conseil médical : il consigne ces observations avec les mots du propriétaire et les transmet au vétérinaire.

Le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service ; nous validons toute autre langue sur votre ligne avant la mise en service. Vous trouverez ici, dans l’ordre, les motifs d’appel d’une clinique vétérinaire, le sort d’une demande de rendez-vous, la conduite face aux urgences animales et les règles de déontologie qui encadrent l’accueil. Les autres professions accompagnées par ClinicAll sont réunies sur la page des spécialités.

Par rappel

Aucun logiciel de rendez-vous de cette spécialité n’est encore connecté : la secrétaire IA prend la demande de rendez-vous et votre équipe rappelle le patient pour la confirmer.

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Un rappel de vaccin pour un chat · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Secrétariat: Bonjour, clinique vétérinaire, je vous écoute.
  • Patient: Bonjour, c’est Camille. Mon chat Pilou doit faire son rappel de vaccin, je crois que c’est bientôt.
  • Secrétariat: Je note la demande pour Pilou. Est-il déjà suivi chez nous, et avez-vous un vétérinaire habituel ?
  • Patient: Oui, il voit toujours la même vétérinaire. Je ne retrouve pas son carnet, par contre.
  • Secrétariat: Ce n’est pas un souci, l’équipe a sa fiche. Quels moments vous conviennent pour venir ?
  • Patient: Plutôt le samedi matin.
  • Secrétariat: C’est noté : rappel de vaccin pour Pilou, de préférence le samedi matin. L’équipe vous rappelle pour fixer l’heure.

Demande de rappel transmise à l’équipe

Vos appels, en pratique

Un standard téléphonique IA vétérinaire n’est utile que s’il connaît les demandes des propriétaires une par une, avec ce que votre équipe attend pour chacune. Voici les motifs d’appel d’une clinique vétérinaire et la suite que l’assistant leur donne.

Pour une consultation, l’assistant demande si l’animal est déjà suivi par la clinique, quel vétérinaire le voit d’habitude et ce qui motive la visite. Il note aussi les jours et les moments où le propriétaire peut venir. Votre équipe reçoit une demande complète et n’a plus qu’à proposer l’heure.

Un premier appel vient souvent d’un propriétaire qui vient d’adopter un chiot, un chaton ou un animal de compagnie plus rare. Il veut une première visite, l’identification ou les vaccins, et ne sait pas toujours lequel demander. L’assistant note l’espèce, la provenance de l’animal telle que le propriétaire la décrit et ses questions, pour que le vétérinaire prévoie la bonne durée de consultation.

Un propriétaire qui veut changer l’heure d’une visite ou renoncer à un rendez-vous laisse sa demande à l’assistant, qui ne touche pas à l’agenda. L’assistant ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Le créneau libéré reste à votre main, par exemple pour un animal qui attendait une place.

Programmer une vaccination ou un rappel suppose de connaître la date de la dernière injection, que le propriétaire a rarement en tête. L’assistant note l’animal, le vaccin tel que le propriétaire le nomme et ses disponibilités, sans ouvrir le carnet de santé. Votre équipe rappelle avec la fiche de l’animal sous les yeux.

Le propriétaire qui signale des symptômes cherche surtout à savoir s’il doit venir tout de suite. L’assistant ne juge pas lui-même de la gravité. Il pose les questions que vous avez prévues, suit la conduite associée à chaque réponse et transmet le reste au vétérinaire, avec la description du propriétaire.

Une demande de renouvellement de traitement doit être validée par le vétérinaire, qui décide s’il faut revoir l’animal avant de prescrire. L’assistant relève le nom du médicament tel que le propriétaire le prononce, l’animal concerné et le moment où la boîte sera vide. Il ne promet pas que l’ordonnance sera prête.

Après une intervention ou une hospitalisation, les propriétaires appellent pour prendre des nouvelles, parfois plusieurs fois dans la journée. L’assistant n’a pas accès au dossier et ne communique rien sur l’état de l’animal. Il enregistre une demande de rappel destinée au vétérinaire ou à l’auxiliaire qui suit le cas, avec le moment où le propriétaire reste joignable.

Les résultats d’analyses, de radiographies ou de prises de sang passent toujours par l’équipe. L’assistant note l’examen dont parle le propriétaire et la question qu’il se pose, puis transmet une demande de rappel au vétérinaire. Le propriétaire sait qui le rappellera et pourquoi.

Les questions sur les horaires, l’accès ou le stationnement reçoivent la réponse que vous avez inscrite dans la configuration de l’assistant. Pour les tarifs, l’assistant ne cite que ceux que la clinique a validés et précise ce qu’ils comprennent. Les documents de voyage d’un animal avant un départ à l’étranger relèvent du vétérinaire : l’assistant note la destination et la date du départ pour le rappel.

Ces demandes arrivent souvent quand l’équipe opère ou visite un élevage. Le calculateur d’appels manqués chiffre ce que pèsent pour votre clinique les appels perdus, en partant des volumes que vous lui indiquez.

  • Prendre rendez-vous pour une consultation
  • Déplacer ou annuler un rendez-vous
  • Programmer une vaccination ou un rappel
  • Signaler des symptômes et demander une orientation vétérinaire
  • Demander le renouvellement d'un traitement à faire valider par le vétérinaire
  • Demander des nouvelles après une intervention ou une hospitalisation
  • Demander des résultats d'examens ou un rappel du vétérinaire
  • Se renseigner sur les tarifs, les horaires ou les documents de voyage

Ce que ClinicAll prend en charge, et ce qu’il vous laisse

Quand un propriétaire demande un rendez-vous, l’assistant réunit ce dont votre équipe a besoin pour le rappeler : son nom, l’animal et son espèce, le motif, le vétérinaire habituel et les moments où il est joignable. La demande part à votre équipe, qui rappelle le propriétaire et convient de l’heure avec lui. Rien ne s’écrit dans l’agenda de la clinique pendant l’appel : chaque rendez-vous y entre par une demande de rappel, pas comme une consultation déjà posée.

Ce fonctionnement convient à un agenda vétérinaire, où les actes n’occupent pas la même place. Une vaccination ne prend pas la place d’une stérilisation programmée, et une visite d’élevage ou d’écurie obéit encore à d’autres contraintes. L’auxiliaire spécialisée vétérinaire qui tient l’agenda sait où mettre chacune ; l’assistant prépare son rappel sans décider à sa place.

Une clinique mixte reçoit aussi des demandes de visite hors de ses murs, chez un éleveur ou dans une écurie. Pour celles-ci, l’assistant note l’adresse de l’exploitation, les animaux concernés et le motif, puis la manière la plus sûre de joindre l’éleveur dans la journée. Votre équipe rappelle l’éleveur pour fixer le passage, avec ces éléments déjà en main pour organiser la tournée.

Chaque demande de rappel s’ouvre dans le tableau de bord avec l’animal concerné, la raison de l’appel et les coordonnées du propriétaire. L’équipe les reprend au rythme de la clinique, entre deux consultations ou au retour de la tournée. De son côté, le propriétaire a raccroché en sachant qu’il sera rappelé.

Le jugement du vétérinaire et l’organisation de la clinique restent entre vos mains : diagnostic, ordonnances, devis, choix du créneau, changements et annulations de rendez-vous. La fiche de l’animal et votre logiciel de gestion restent fermés à l’assistant. Son rôle s’arrête à prendre l’appel, poser les questions convenues et transmettre.

Certains appels gagnent à rejoindre tout de suite un membre de l’équipe, comme celui d’un propriétaire qui arrive avec un animal blessé. ClinicAll prévoit le transfert vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée. Sinon, l’assistant prend une demande de rappel. Pour trier les motifs qui méritent un transfert et ceux qu’un rappel suffit à traiter, appuyez-vous sur notre guide consacré à ce choix.

La mise en service suit un échange avec vous, qui fixe les motifs, les questions et les règles propres à votre clinique. Un appel de 30 minutes vient d’abord ; votre clinique reçoit ensuite son devis écrit, où figure le prix. La page des tarifs explique la démarche, et le fonctionnement de l’assistant retrace un appel du premier mot au dernier.

Pris en charge par ClinicAll

  • La demande de rendez-vous et les horaires souhaités
  • Les questions sur le cabinet, à partir des informations que vous avez validées
  • Le nom, la date de naissance et le motif de l’appel
  • Le transfert à l’accueil quand il est tenu, sinon une demande de rappel résumée

Reste à votre équipe

  • Tout conseil médical
  • La décision sur une urgence : ClinicAll applique vos règles
  • Le report ou l’annulation d’un rendez-vous : ClinicAll prend la demande, votre équipe confirme
  • La confirmation du rendez-vous demandé

Deux autres appels

Un chien qui a mangé un appât, accueil ouvert et ligne de transfert configurée · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Patient: Bonjour, mon chien vient d’avaler quelque chose dans le jardin du voisin, je crois que c’est un produit contre les rats.
  • Secrétariat: Je ne peux pas vous donner de conseil médical, et une suspicion d’intoxication doit être vue sans délai par un vétérinaire.
  • Patient: Il a l’air normal pour l’instant. Je dois venir ?
  • Secrétariat: L’équipe est à l’accueil en ce moment : je vous passe la clinique tout de suite pour qu’elle vous dise quoi faire.
  • Patient: Merci, je reste en ligne.

Transféré à l’équipe

Des nouvelles après une opération · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Patient: Bonjour, ma chienne Nala a été opérée ce matin, je voudrais savoir comment elle va.
  • Secrétariat: Je comprends. Je n’ai pas accès à son dossier, je ne peux donc rien vous dire sur son état.
  • Patient: Vous êtes une vraie personne ?
  • Secrétariat: Je suis la réceptionniste virtuelle du cabinet. Je transmets votre demande à l’équipe qui s’occupe de Nala, et elle vous rappelle.
  • Patient: D’accord. Je suis joignable tout l’après-midi.
  • Secrétariat: C’est noté : nouvelles de Nala après son opération, rappel possible cet après-midi.

Demande de rappel transmise à l’équipe

Au téléphone chez Hubert Vision depuis mai 2026

appels traités
751
appelants différents
469
durée médiane d’un appel
1 min 54 s
appels en septembre 2026
173

Hubert Vision, ophtalmologie, Luxembourg et Belgique · données de production du 31 mai 2026 au 1 octobre 2026 · Lire l’étude de cas Hubert Vision

Les cas urgents

L’assistant ne donne aucun conseil médical et applique vos règles d’urgence ; il ne décide jamais seul qu’un animal peut attendre. Nous les rédigeons ensemble lors de la mise en place, en partant des repères publics de l’Ordre des vétérinaires et des services de garde. Pendant l’appel, il pose les questions prévues, puis applique à chaque réponse la consigne que vous lui avez associée.

Si votre clinique ne peut prendre en charge une urgence animale, l’Ordre national des vétérinaires (veterinaire.fr) prévoit une orientation vers le confrère ou le service assurant la permanence des soins. Vos règles indiquent ce service et la façon de le joindre. L’assistant donne cette orientation telle que vous l’avez écrite, sans la reformuler.

En cas de suspicion d’intoxication, l’Ordre national des vétérinaires (veterinaire.fr) recommande d’orienter sans délai vers un vétérinaire et vers un centre antipoison vétérinaire figurant dans son annuaire. Un chien qui a mâché un appât, un chat qui s’est léché après un traitement antiparasitaire mal choisi : le propriétaire décrit, l’assistant oriente. Il ne suggère aucun geste à faire à la maison.

Une difficulté respiratoire, une perte de connaissance, des convulsions ou une hémorragie importante se transmettent immédiatement au vétérinaire ou au service vétérinaire de garde, selon la Tierärztekammer Nordrhein. L’assistant transfère vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée. Sinon, il oriente le propriétaire vers la garde que vos règles désignent.

La même chambre vétérinaire (Tierärztekammer Nordrhein) range parmi les cas à évaluer en urgence une difficulté à uriner, l’ingestion d’un corps étranger, un coup de chaleur ou un accident. Elle demande aussi de prévenir par téléphone le service de garde avant d’arriver. L’assistant le rappelle au propriétaire, qui sinon risque de prendre la route vers une clinique fermée ou déjà occupée.

Au Luxembourg, le Collège vétérinaire organise la garde par secteurs : petits animaux, animaux de rente et équidés. Une urgence s’oriente vers le vétérinaire de garde correspondant à l’espèce, et le propriétaire confirme sa disponibilité par téléphone. Vos règles peuvent donc distinguer le propriétaire d’un chat de l’éleveur qui appelle pour une vache.

Ces consignes ne font pas de l’assistant un service d’urgence : il répond à la ligne de la clinique et applique ce que vous avez décidé. Le guide des limites d’une secrétaire IA montre où passe cette frontière, appel par appel.

Les règles qui s’appliquent

Le code de déontologie commenté par l’Ordre national des vétérinaires réserve le diagnostic au vétérinaire, qui doit disposer des informations et des examens indispensables. L’accueil recueille les informations et transmet la demande ; il ne pose pas de diagnostic. L’assistant s’en tient à ce rôle, même quand un propriétaire insiste pour savoir si sa chienne qui boit beaucoup est malade.

Le secret professionnel s’impose aussi à l’accueil, rappelle l’Ordre national des vétérinaires : les informations confidentielles sur le propriétaire ou le dossier de l’animal ne se communiquent pas librement à un tiers. Les exceptions prévues par la loi relèvent du vétérinaire, pas de la personne qui décroche. Un voisin qui veut savoir si le chien a été vacciné n’obtient rien d’autre qu’une demande de rappel. Pour fixer ces consignes, servez-vous du guide sur la confidentialité au téléphone.

La Revue de l’Ordre des vétérinaires demande de protéger les données personnelles des propriétaires, à commencer par leurs coordonnées. La clinique encadre les destinataires de ces données, leur durée de conservation, leur sécurité et la sous-traitance de leur traitement. Les coordonnées que note l’assistant entrent dans ce cadre ; la page sécurité décrit leur traitement, et le guide RGPD sur l’assistant vocal aide à compléter votre registre.

En France, les honoraires vétérinaires sont libres, et le code de déontologie commenté par l’Ordre national des vétérinaires demande d’annoncer les tarifs validés par la clinique en précisant les prestations comprises. À défaut d’un prix connu, la clinique fournit une méthode de calcul ou un devis, sans jamais présenter un tarif national conventionné. L’assistant ne cite que les tarifs que vous avez validés, avec leur contenu, et transmet toute autre question de prix.

Pour une clinique qui exerce aussi en Allemagne, la Bundestierärztekammer rappelle dans sa fiche sur la GOT que le montant d’un acte au taux simple n’est pas le prix total du traitement. D’autres actes, les médicaments, les consommables et la TVA peuvent s’y ajouter. L’assistant ne présente donc jamais le montant d’un acte comme le coût d’une prise en charge.

Un propriétaire qui veut savoir à qui il s’adresse entend l’assistant se présenter comme la réceptionniste virtuelle du cabinet, ici votre clinique ; il ne se dit jamais humain. L’équipe qui met l’assistant en service et répond ensuite à vos questions travaille en français, depuis le Luxembourg. Elle relit avec vous ces règles de déontologie avant la mise en service.

Questions fréquentes

La secrétaire IA vétérinaire inscrit-elle les rendez-vous dans l’agenda de la clinique ?

Non. L’assistant note le propriétaire, l’animal, le motif et les moments où il est joignable, puis votre équipe le rappelle pour fixer l’heure. Les rendez-vous vous arrivent comme des demandes de rappel dans le tableau de bord, pas comme des entrées dans l’agenda.

L’assistant peut-il changer ou supprimer un rendez-vous vétérinaire ?

Non. L’assistant ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Il note la demande du propriétaire et le rendez-vous tel qu’il le décrit, puis votre équipe le rappelle avec ces éléments et garde la main sur le créneau libéré.

Que fait l’assistant si un propriétaire pense que son animal s’est intoxiqué ?

Il applique les règles d’urgence que vous avez fixées et ne donne aucun conseil médical. L’Ordre national des vétérinaires recommande d’orienter sans délai vers un vétérinaire et un centre antipoison vétérinaire de son annuaire, et vos règles reprennent cette orientation. L’assistant ne propose aucun geste à faire à la maison.

Un propriétaire peut-il obtenir des nouvelles de son animal hospitalisé par l’assistant ?

Non. L’assistant n’a pas accès au dossier et respecte le secret professionnel que rappelle l’Ordre national des vétérinaires. Il prend une demande de rappel pour le vétérinaire ou l’auxiliaire qui suit l’animal, avec le moment où le propriétaire est joignable.

L’assistant passe-t-il l’appel à l’équipe quand c’est urgent ?

Oui, à deux conditions : l’accueil est ouvert et une ligne de transfert est configurée. Sinon, il suit vos règles d’urgence, oriente vers la garde que vous avez désignée et prend une demande de rappel.

L’assistant annonce-t-il les tarifs de la clinique ?

Seulement ceux que vous avez validés, avec les prestations qu’ils comprennent. En France, les honoraires vétérinaires sont libres, et l’assistant ne présente jamais un tarif comme national. Toute autre question de prix part vers votre équipe en demande de rappel.

Y a-t-il un essai gratuit ?

Non. Le prix figure dans un devis écrit, établi après un appel de 30 minutes. La durée d’engagement aussi : elle est fixée dans le devis écrit, avant la mise en service ; il n’y a pas de formule sans engagement.

Voyez-le répondre à un appel pour votre cabinet

Une démo de 30 minutes en visio. Nous vous montrons l’assistant en direct et examinons comment il s’intégrerait à votre cabinet, votre logiciel et vos règles.

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