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Tierarztpraxen

KI-Telefonassistent Tierarzt: wer abnimmt, während Ihr Team am Tier arbeitet

Ein KI-Telefonassistent Tierarzt nimmt Anrufe an, während Ihr Team einen Hund impft, eine Katze für den Eingriff vorbereitet oder zu einem Hofbesuch unterwegs ist. ClinicAll meldet sich wie der Empfang Ihrer Tierarztpraxis und hört zu, um welches Tier und welches Anliegen es geht. Daraus entsteht eine Rückrufbitte mit Zusammenfassung, die Ihr Team im Dashboard liest.

In einer Kleintierpraxis oder einer gemischten Praxis kommen Anrufe selten im passenden Moment. Tierhalterinnen und Tierhalter greifen zum Telefon, sobald ihnen am Tier etwas auffällt, und oft ist dann am Tresen niemand frei. Wer nur das Besetztzeichen hört, versucht es bei der nächsten Praxis oder steht ohne Ankündigung im Wartezimmer. Andere Berufsgruppen stellt die Übersicht aller Fachbereiche vor.

Der Telefonassistent stellt keine Diagnose und gibt keinen tierärztlichen Rat; bei dringenden Schilderungen folgt er den Regeln, die Ihre Praxis festlegt. Er verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft, Deutsch dagegen nicht, deshalb passt er vor allem zu Praxen in Luxemburg und im Grenzraum mit französisch- oder englischsprachiger Kundschaft. Hier lesen Sie, welche Anrufe eine Tierarztpraxis erreichen, was der Telefonassistent davon aufnimmt, wie er mit Notfällen umgeht und welche Berufsregeln für Ihren Empfang gelten.

Per Rückruf

Für diese Fachrichtung ist noch keine Terminsoftware angebunden: Die KI-Rezeption nimmt den Terminwunsch auf, und Ihr Team ruft den Patienten zur Bestätigung zurück.

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Ihre Anrufe in der Praxis

Oft geht es um einen Untersuchungstermin: Der Hund lahmt seit gestern, die Katze frisst schlecht, das Kaninchen soll vor dem Urlaub noch einmal durchgesehen werden. Der Telefonassistent notiert Tierart, Name des Tieres, den Anlass und die Zeiten, zu denen der Tierhalter kommen kann. Ihr Team ruft zurück und vergibt einen Termin, der zur Schilderung passt.

Impfungen und Auffrischimpfungen lassen sich gut planen, wenn die Angaben vollständig sind. Der Telefonassistent fragt, welches Tier geimpft werden soll und ob weitere Tiere aus demselben Haushalt mitkommen. Welche Impfung fällig ist, steht im Heimtierausweis oder in Ihrer Kartei; das prüft Ihr Team beim Rückruf.

Wer einen Termin verlegen oder absagen will, bekommt am Telefon keine Zusage. Er verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Der Telefonassistent notiert den Termin, den der Tierhalter nennt, und die Tage, an denen er stattdessen könnte, damit Ihr Team den frei gewordenen Platz an ein anderes Tier vergeben kann.

Viele Anrufer beschreiben Symptome und möchten wissen, ob sie vorbeikommen sollen. Diese Einschätzung gehört dem Tierarzt, nicht dem Telefon. Der Telefonassistent nimmt die Schilderung auf und wendet die Regel an, die Ihre Praxis für solche Anrufe hinterlegt hat; wie das bei dringenden Fällen aussieht, steht im Abschnitt weiter unten.

Halter chronisch kranker Tiere melden sich, wenn Tabletten oder Spezialfutter zur Neige gehen. Eine Weiterverordnung genehmigt nur der Tierarzt, der das Tier kennt. Der Telefonassistent notiert das Präparat so, wie der Anrufer es nennt, dazu das Tier und wie lange der Vorrat noch reicht, und sagt keine Abgabe zu.

Nach einer Kastration, einer Zahnsanierung oder einem stationären Aufenthalt fragen Tierhalter, ob ein Verhalten zu Hause normal ist oder wann sie ihr Tier abholen können. Der Telefonassistent sieht weder die Akte noch die Station und kann dazu nichts sagen. Er nimmt die Frage auf, und klingt die Schilderung beunruhigend, greift Ihre Notfallregel.

Laborwerte, ein Röntgenbefund oder die Antwort des behandelnden Tierarztes werden ebenfalls am Telefon erwartet. Der Telefonassistent gibt keine Ergebnisse weiter, weil er keine einsehen kann, und nennt keinen Zeitpunkt, den Ihr Team nicht freigegeben hat. Er vermerkt, auf welches Ergebnis der Anrufer wartet und bei welcher Tierärztin, damit der Rückruf mit dem Befund auf dem Tisch beginnt.

Für Öffnungszeiten, Anfahrt oder einen Platz für den Pferdeanhänger greift der Telefonassistent auf das zurück, was Ihre Praxis dazu hinterlegt hat. Beträge nennt er nicht; warum das so ist, erklärt der Abschnitt zu den Regeln. Wer für eine Reise einen Heimtierausweis, eine Tollwutimpfung oder eine Bescheinigung braucht, bekommt eine Rückrufbitte, denn die Vorgaben des Ziellandes prüft Ihr Team.

Manche Anrufe betreffen den Abschied von einem alten oder unheilbar kranken Tier. Die Einzelheiten bespricht Ihr Team persönlich. Der Telefonassistent notiert, um welches Tier es geht und wann der Halter gut erreichbar ist, und die Rückrufbitte zeigt Ihrem Team, dass hier ein ruhiges Gespräch nötig ist.

In einer gemischten Praxis rufen auch Landwirte und Pferdehalter an, meist für einen Besuch im Stall statt eines Termins am Tresen. Der Telefonassistent notiert die Adresse des Hofes, die betroffenen Tiere und den Anlass. Die Tour plant Ihr Team, das weiß, wer an welchem Tag in welcher Gegend unterwegs ist.

Viele dieser Anrufe treffen Ihre Praxis in Stunden, in denen der Tresen leer ist: in der Mittagspause, während einer Operation oder nach Praxisschluss. In welchen Stunden das bei Ihnen der Fall ist, zeigt das Werkzeug zur Erreichbarkeit nach Uhrzeit, sobald Sie Ihre Öffnungszeiten eintragen.

  • Einen Untersuchungstermin vereinbaren
  • Einen Termin verschieben oder absagen
  • Eine Impfung oder Auffrischimpfung vereinbaren
  • Symptome melden und tierärztliche Orientierung erbitten
  • Eine vom Tierarzt zu genehmigende Weiterverordnung anfragen
  • Nach einem Eingriff oder stationären Aufenthalt nachfragen
  • Untersuchungsergebnisse oder einen Rückruf des Tierarztes anfragen
  • Nach Preisen, Öffnungszeiten oder Reisedokumenten fragen

Was ClinicAll übernimmt und was bei Ihnen bleibt

Was am Telefon als Terminwunsch beginnt, kommt bei Ihnen als Rückrufbitte an; ein Eintrag im Terminkalender entsteht dabei nicht. Sprechstunde, OP-Tage und Hofbesuche bleiben in Ihrer Hand. Der Telefonassistent kennt Ihren Kalender nicht und schlägt deshalb auch keine Uhrzeit vor.

Für die Rückrufbitte erfasst er, wer anruft, unter welcher Nummer der Tierhalter erreichbar ist, um welches Tier es geht und was er sich wünscht. Bringt ein Haushalt mehrere Tiere, nennt die Zusammenfassung jedes Tier mit seinem eigenen Anliegen. Ihr Team erkennt im Dashboard, welcher Rückruf noch vor der Nachmittagssprechstunde erledigt sein sollte.

Kommt ein Tier zum ersten Mal in Ihre Praxis, steht das in der Rückrufbitte, ebenso der Name der Praxis, die es bisher betreut hat, falls der Anrufer ihn nennt. Ihr Team kann im Rückruf dann gleich darum bitten, den Heimtierausweis und frühere Befunde mitzubringen. So beginnt der erste Besuch nicht mit Telefonaten an die Vorgängerpraxis.

Tierhalter hören am Telefon zunächst Ihren Empfang. Fragt jemand, mit wem er gerade spricht, lautet die Auskunft, hier sei „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“ am Apparat. Einen Menschen täuscht der Telefonassistent nie vor.

Manche Anrufe nimmt Ihr Team lieber selbst an, etwa die Rückfrage einer Kollegin aus einer Überweisungsklinik. Dafür gilt: Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist. Fehlt eine der beiden Bedingungen, zum Beispiel während einer Operation ohne zweite Person am Tresen, nimmt der Telefonassistent eine Rückrufbitte auf und kündigt den Rückruf der Praxis an.

Besteht ein Anrufer auf einer festen Uhrzeit, bekommt er keine erfundene. Den Termin, so erklärt ihm der Telefonassistent, schlägt Ihr Team beim Rückruf vor; gefragt wird nur, wann der Tierhalter ans Telefon gehen kann. Im Kalender steht am Ende nur, was jemand aus Ihrem Team geprüft hat.

Für Ihr Team ändert sich die Reihenfolge der Arbeit, nicht die Verantwortung. Statt nach jeder Behandlung den Anrufbeantworter abzuhören, geht es die Rückrufbitten in der Reihenfolge durch, die es selbst wählt. Wann ein Durchstellen besser passt und wann die Rückrufbitte, erläutert unser Ratgeber zur Wahl zwischen Weiterleitung und Rückruf.

Den Preis für Ihre Tierarztpraxis nennen wir schriftlich, nachdem wir in einem 30-minütigen Gespräch Ihre Anrufe und Abläufe kennengelernt haben. Wie sich die Tarife zusammensetzen, steht auf der Preisseite für Praxen.

ClinicAll übernimmt

  • Die Terminanfrage mit den Wunschzeiten
  • Fragen zur Praxis, anhand der Angaben, die Sie freigegeben haben
  • Name, Geburtsdatum und Anlass des Anrufs
  • Die Weiterleitung an den Empfang, wenn er besetzt ist, sonst eine zusammengefasste Rückrufbitte

Bei Ihnen bleibt

  • Jede medizinische Beratung
  • Die Entscheidung im Notfall: ClinicAll folgt Ihren Regeln
  • Das Verschieben oder Absagen eines Termins: ClinicAll nimmt die Anfrage auf, Ihr Team bestätigt
  • Die Bestätigung des angefragten Termins

Seit Mai 2026 am Telefon bei Hubert Vision

angenommene Anrufe
751
verschiedene Anrufer
469
Gesprächsdauer (Median)
1 Min. 54 Sek.
Anrufe im September 2026
173

Hubert Vision, Augenheilkunde, Luxemburg und Belgien · Produktionsdaten vom 31. Mai 2026 bis 1. Oktober 2026 · Fallstudie Hubert Vision lesen

Dringende Fälle

Ein tiermedizinischer Notfall am Telefon braucht eine klare Regel, keine Einschätzung des Telefonassistenten. Er gibt keinen tierärztlichen Rat; maßgeblich sind die Notfallregeln, die Ihre Praxis vor der Inbetriebnahme mit uns festlegt. Ein Durchstellen gibt es nur bei besetztem Empfang mit eingerichteter Weiterleitungsnummer; fehlt eines davon, wird der Anruf zur Rückrufbitte.

Die Regeln in der Liste stammen von der französischen Tierärztekammer (Ordre national des vétérinaires), der Tierärztekammer Nordrhein und dem luxemburgischen Collège vétérinaire. Sie zeigen, woran sich Ihre eigenen Regeln orientieren können. Der Telefonassistent sagt am Ende nur das, was Ihre Praxis hinterlegt hat.

Atemnot, Bewusstseinsverlust, Krampfanfälle oder starke Blutungen gehören nach der Tierärztekammer Nordrhein sofort zum Tierarzt oder zum tierärztlichen Notdienst. Für solche Schilderungen legen Sie fest, wohin der Telefonassistent den Anrufer verweist: an Ihre Praxis, solange sie geöffnet ist, oder an den Notdienst Ihrer Region. Im Anrufprotokoll sieht Ihr Team danach, wer angerufen hat und welcher Hinweis gegeben wurde.

Probleme beim Urinieren, ein verschluckter Fremdkörper, ein Hitzschlag oder ein Unfall verlangen ebenfalls eine dringende tierärztliche Beurteilung. Dieselbe Kammer rät, den Notdienst vor der Ankunft telefonisch zu informieren. Diesen Hinweis gibt der Telefonassistent, wenn Sie ihn hinterlegen; bei besetztem Empfang mit eingerichteter Weiterleitungsnummer stellt er gleich zu Ihrem Team durch.

Bei Vergiftungsverdacht, etwa nach Schneckenkorn, Rattengift oder Schokolade, verweist der Ordre unverzüglich an einen Tierarzt und an eine tiermedizinische Giftinformationsstelle aus dem Verzeichnis der Kammer. Für eine Praxis in Frankreich gehört dieser Verweis in die Regeln des Telefonassistenten. Welche Stelle er nennt, bestimmen Sie; ein Hausmittel oder eine Dosis nennt er nie.

Kann eine Praxis in Frankreich einen Notfall nicht selbst versorgen, verweist sie nach dem Ordre an den zuständigen Kollegen oder an den tierärztlichen Bereitschaftsdienst. Nach Praxisschluss ist das die Regel: Der Tresen ist leer, also stellt der Telefonassistent nicht durch. Er nennt den Bereitschaftsdienst, den Sie hinterlegt haben, und nimmt zusätzlich eine Rückrufbitte für den nächsten Morgen auf.

In Luxemburg teilt das Collège vétérinaire den Bereitschaftsdienst nach Kleintieren, Nutztieren und Pferden auf. Eine Praxis dort hinterlegt deshalb für jede dieser Gruppen den passenden Verweis, damit der Telefonassistent nach der Tierart unterscheiden kann. Ob der Bereitschaftstierarzt gerade erreichbar ist, klärt der Tierhalter telefonisch, bevor er mit dem Tier losfährt.

An Feiertagen kann der Bereitschaftsdienst wechseln, und im Grenzraum haben die beiden Seiten nicht dieselben freien Tage. Prüfen Sie vor solchen Tagen, ob der hinterlegte Verweis noch stimmt; der Feiertagsplaner für Luxemburg und seine Nachbarn zeigt, wann welche Seite geschlossen hat.

Die geltenden Regeln

Eine Tierarztpraxis, die ihr Telefon einem Telefonassistenten überlässt, bleibt an die Berufsregeln gebunden, die auch für ihren Empfang gelten. Für Frankreich und Deutschland führt die Liste sie mit Quelle auf. Was daraus im Gespräch mit Tierhaltern folgt, beschreiben die Absätze darunter.

Nach dem französischen Berufskodex der Tierärzte erfasst der Empfang Informationen und leitet die Anfrage weiter; die Diagnose bleibt dem Tierarzt vorbehalten. Sie setzt Angaben und Untersuchungen voraus, die ein Telefonat nicht liefern kann. Der Telefonassistent nimmt Schilderungen deshalb so auf, wie der Anrufer sie macht, und deutet sie nicht.

Auch die berufliche Schweigepflicht gilt am Telefon. Der Ordre national des vétérinaires verlangt, vertrauliche Angaben über Kunden und die tierärztliche Akte nicht an Dritte weiterzugeben; gesetzliche Ausnahmen behandelt der Tierarzt. Der Telefonassistent kann keine Akte einsehen und gibt deshalb auch dem Nachbarn keine Auskunft, der das Tier während eines Urlaubs versorgt.

Die Kontaktdaten der Tierhalter sind personenbezogene Daten. Nach den Hinweisen des Ordre regelt die Praxis, wer die am Empfang erfassten Daten erhält, wie lange sie aufbewahrt werden, wie sie geschützt sind und wer sie im Auftrag verarbeitet. Für die Anrufdaten ist ClinicAll Ihr Auftragsverarbeiter, und den passenden Vertrag schicken wir Ihnen auf Anfrage.

Auf der Seite Sicherheit und Datenschutz bei ClinicAll steht, wo und durch welche Dienstleister die Anrufe verarbeitet werden und wie lange Aufnahmen erhalten bleiben. Was davon in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gehört, fasst der Ratgeber zu DSGVO und Sprachassistent als Checkliste zusammen.

In Frankreich legt jede Tierarztpraxis ihre Honorare frei fest. Der Kodex verlangt, den bekannten Preis, eine Berechnungsmethode oder einen Kostenvoranschlag zu nennen und die enthaltenen Leistungen zu erläutern, ohne einen nationalen Vertragstarif vorzutäuschen. Diese Auskunft gibt Ihr Team im Rückruf, denn nur es kennt den Umfang der Behandlung, nach der gefragt wird.

In Deutschland wird nach der Gebührenordnung für Tierärzte (GOT) abgerechnet. Die Bundestierärztekammer weist darauf hin, dass der einfache Satz einer Leistung nicht der Gesamtpreis der Behandlung ist; weitere Leistungen, Arzneimittel, Verbrauchsmaterialien und Umsatzsteuer können hinzukommen. Ein Betrag, den der Telefonassistent nennen würde, wäre deshalb fast immer unvollständig, und er nennt keinen.

Welche dieser Regeln an Ihrem Standort gelten und wie der Telefonassistent sie umsetzt, besprechen wir mit Ihnen noch vor der Inbetriebnahme. Wer ihn bei Ihnen einrichtet, beantwortet später auch Ihre Fragen; unser Team arbeitet auf Französisch, von Luxemburg aus. Ihre Nachricht erreicht uns über die Kontaktseite.

Häufige Fragen

Trägt ein KI-Telefonassistent für Tierärzte Termine direkt in die Praxissoftware ein?

Nein, in einer Tierarztpraxis kommt jeder Terminwunsch als Rückrufbitte bei Ihrem Team an. Der Telefonassistent erfasst Tierhalter, Tier, Anlass und Wunschzeiten. Ihr Team ruft zurück und legt den Termin selbst an.

Spricht der Telefonassistent Deutsch?

Deutsch ist nicht geprüft. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft; jede andere Sprache testen wir vor der Inbetriebnahme auf Ihrer Leitung. Ob das zu Ihrer Kundschaft passt, klären wir im Gespräch, bevor Sie ein Angebot erhalten.

Was tut der Telefonassistent, wenn ein Tier in Lebensgefahr ist?

Er wendet die Notfallregeln an, die Ihre Praxis festgelegt hat, und gibt keinen tierärztlichen Rat. Je nach Regel verweist er an Ihre Praxis oder an den tierärztlichen Notdienst. Durchgestellt wird nur bei besetztem Empfang und eingerichteter Weiterleitungsnummer, sonst nimmt er eine Rückrufbitte auf.

Kann der Telefonassistent ein Medikament nachbestellen oder eine Weiterverordnung freigeben?

Nein, eine Weiterverordnung genehmigt nur der Tierarzt. Der Telefonassistent notiert Tier, Präparat und den restlichen Vorrat und gibt die Anfrage als Rückrufbitte weiter. Eine Abgabe sagt er nicht zu.

Nennt der Telefonassistent Preise für eine Behandlung?

Nein, Beträge nennt er nicht. Nach der GOT ist der einfache Satz einer Leistung nicht der Gesamtpreis, und in Frankreich legt jede Praxis ihre Honorare frei fest. Ihr Team beantwortet die Preisfrage im Rückruf.

Erfährt der Anrufer, dass er nicht mit einem Menschen spricht?

Ja, sobald er danach fragt. Der Telefonassistent meldet sich wie Ihr Empfang und stellt sich auf Nachfrage als „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“ vor. Er gibt sich nie als Mensch aus.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Nein. Preis und Laufzeit stehen in einem schriftlichen Angebot, das Sie nach einem 30-minütigen Gespräch erhalten. Zur Laufzeit gilt: Sie wird vor der Inbetriebnahme im schriftlichen Angebot festgelegt; einen Tarif ohne Mindestlaufzeit bieten wir nicht an.

Hören Sie, wie die Assistentin einen Anruf für Ihre Praxis annimmt

Eine 30-minütige Demo per Video. Wir zeigen die Assistentin live und schauen, wie sie zu Ihrer Praxis, Ihrer Software und Ihren Regeln passt.

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