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Centres d’imagerie médicale

Secrétaire IA radiologue : chaque demande d’examen notée, votre équipe rappelle

Une secrétaire IA radiologue prend les appels entrants de votre centre d’imagerie pendant que l’accueil enregistre une arrivée, prépare un dossier ou explique une consigne au comptoir. ClinicAll décroche au nom de votre centre et demande quel examen a été prescrit, qui est le patient et à quel numéro le rappeler. Chaque demande attend ensuite votre équipe dans le tableau de bord, son motif rédigé en clair.

En radiologie, ce sont les prescriptions qui font sonner le téléphone. Un médecin traitant demande une échographie, un rhumatologue un scanner, un gynécologue une mammographie, et le patient appelle dès la sortie de la consultation. Il veut une date, mais il pose aussi des questions sur la préparation, les documents à apporter et le remboursement.

L’assistant ne donne aucun conseil médical et ne commente ni une image ni un compte rendu. Il applique vos règles d’urgence et, si un appelant le demande, se présente comme la réceptionniste virtuelle du cabinet, sans jamais prétendre être une personne. Cette page montre les appels d’un centre d’imagerie, ce que l’assistant fait de chacun, les urgences et les règles de votre accueil ; pour les autres métiers, voyez l’ensemble de nos spécialités.

Par rappel

Aucun logiciel de rendez-vous de cette spécialité n’est encore connecté : la secrétaire IA prend la demande de rendez-vous et votre équipe rappelle le patient pour la confirmer.

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Un scanner prescrit, appel en soirée · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Secrétariat: Bonjour, cabinet de radiologie, que puis-je faire pour vous ?
  • Patient: Bonjour, c’est Nadia. Mon médecin m’a prescrit un scanner de l’abdomen, je voudrais un rendez-vous.
  • Secrétariat: Je prends votre demande. Qui a signé l’ordonnance, et quels jours êtes-vous disponible ?
  • Patient: Mon médecin traitant. Plutôt le matin, sauf le mercredi. Et je suis allergique à l’iode, je préfère le dire.
  • Secrétariat: Merci, j’inscris cette allergie dans votre demande pour que l’équipe la transmette au radiologue. Je ne peux pas vous dire si l’examen change pour autant.
  • Patient: D’accord. Vous me rappelez quand ?
  • Secrétariat: Votre demande arrive à l’équipe, qui vous rappellera pour fixer le créneau. Le numéro depuis lequel vous appelez est-il le bon ?
  • Patient: Oui, c’est celui-là.

Demande de rappel transmise à l’équipe

Vos appels, en pratique

Les appels d’un centre d’imagerie se ressemblent d’une semaine à l’autre, et un standard téléphonique IA radiologue doit les distinguer dès les premières phrases. La prise de rendez-vous pour un examen prescrit fait partie des motifs d’appel. Les données ne permettent pas de classer les motifs par fréquence. Le patient a son ordonnance sous les yeux : l’assistant note le type d’examen, la région à explorer telle qu’il la lit, qui l’a prescrit et les jours où il peut venir.

D’autres appelants ont déjà une date et voudraient passer plus tôt. Ils demandent vos disponibilités, ou disent qu’un délai les inquiète. L’assistant n’invente aucun créneau : il note la date déjà fixée et les jours où le patient peut se libérer, puis votre équipe juge si une place peut lui être proposée.

Un report ou une annulation suit le même chemin. L’assistant ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Il consigne l’examen visé et la raison du changement, sans oublier nom et date de naissance, pour que la place libérée serve à un autre patient.

Les questions de préparation arrivent la veille ou le matin même : venir à jeun ou non, apporter les anciens clichés, l’ordonnance, la carte Vitale. L’assistant répond à partir des règles et des informations pratiques que votre centre lui a fournies. Ce qui n’y figure pas, il ne l’invente pas : la question est consignée, puis votre équipe rappelle avant l’examen.

Certains appels portent une information que le radiologue doit connaître à l’avance : une grossesse possible, un stimulateur cardiaque ou un autre implant, une allergie à un produit de contraste, une maladie rénale. L’assistant ne décide pas si l’examen reste possible. Il consigne l’information telle que le patient la formule, pour que l’équipe la transmette au radiologue avant le jour de l’examen.

Après l’examen, le patient demande comment récupérer ses images et son compte rendu. L’assistant peut décrire la procédure que votre centre a prévue, en ligne ou au comptoir. Il ne confirme pas qu’une personne est venue chez vous, ne parle d’aucun résultat et transmet toute demande d’explication à l’équipe, qui la remet au radiologue.

Les tarifs, les dépassements d’honoraires, le remboursement et le tiers payant reviennent aussi au téléphone. L’assistant n’annonce aucun montant absent de vos règles ; s’il lui manque la réponse, il note la question et votre secrétariat rappelle avec l’information exacte. Le patient sait, en raccrochant, qui va le rappeler et pour quelle raison.

Reste la logistique : l’adresse du centre, l’entrée du bâtiment, le parking, l’heure à laquelle se présenter avant l’examen. L’assistant donne ces informations site par site quand vous en avez plusieurs. Votre accueil n’a plus à répéter l’itinéraire entre deux patients installés en salle d’attente.

Le poids de ces appels sur votre accueil se chiffre avec le calculateur d’appels manqués, à partir des volumes de votre centre. Pour articuler le téléphone et l’agenda en ligne, lisez notre guide rendez-vous en ligne ou par téléphone.

  • Prendre rendez-vous pour un examen prescrit
  • Reporter ou annuler un rendez-vous
  • Connaître les disponibilités et demander un rendez-vous plus rapide
  • Vérifier la préparation de l’examen et les documents à apporter
  • Demander comment récupérer les images et le compte rendu
  • Se renseigner sur les tarifs, le remboursement et le tiers payant
  • Signaler une grossesse, un implant, une allergie ou une maladie rénale avant l’examen
  • Vérifier l’adresse, l’accès au centre et l’heure d’arrivée

Ce que ClinicAll prend en charge, et ce qu’il vous laisse

Pour une demande d’examen, l’assistant recueille ce que votre équipe doit savoir avant de rappeler : nom, date de naissance, examen prescrit, prescripteur, information signalée par le patient et créneaux qui lui conviennent. Ensuite, la demande de rendez-vous arrive à votre équipe, qui rappelle le patient pour la confirmer. Aucun examen n’apparaît dans votre agenda sans que votre équipe l’y ait placé : ce qui arrive, ce sont des demandes de rappel.

Prenons une patiente qui appelle un samedi matin pour une mammographie prescrite par sa gynécologue. L’assistant relève son identité et sa date de naissance, l’examen, le nom de la prescriptrice et les matinées où elle est libre. Lundi, votre secrétaire ouvre le tableau de bord, choisit un créneau compatible avec la vacation et la rappelle pour le lui proposer.

Ce fonctionnement colle à la réalité d’un plateau d’imagerie. Une IRM, un scanner avec injection et une échographie n’occupent ni la même salle ni la même durée, et certaines demandes passent par le radiologue avant d’être programmées. Le choix du créneau reste donc à celles et ceux qui connaissent les vacations, les machines et les manipulateurs présents.

Tout ce qui revient au radiologue et à l’agenda reste chez vous : la validation de l’indication, le protocole, la lecture des images, le compte rendu, la date retenue. Ni le dossier du patient, ni votre logiciel de gestion, ni votre archive d’images ne sont consultés par l’assistant. Il ne confirme même pas qu’une personne a déjà passé un examen chez vous.

Si un appelant demande à parler à quelqu’un, l’assistant applique la règle du transfert vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée. Il suffit qu’une des deux conditions manque pour qu’il enregistre plutôt une demande de rappel, ce qu’il annonce au patient. Notre guide du transfert et du rappel détaille comment choisir entre ces deux issues.

Le patient parle à l’assistant comme à votre accueil. S’il demande à qui il s’adresse, l’assistant répond qu’il est la réceptionniste virtuelle du cabinet et poursuit l’appel. Le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service ; nous validons toute autre langue sur votre ligne avant la mise en service.

La mise en place part de vos règles : sites, horaires, consignes de préparation que vous autorisez, réponses sur les tarifs, cas urgents. L’équipe qui met l’assistant en service et répond ensuite à vos questions travaille en français, depuis le Luxembourg. Le devis écrit, avec le prix de votre centre, suit un premier échange de 30 minutes au téléphone ; nos tarifs décrivent cette étape.

Pris en charge par ClinicAll

  • La demande de rendez-vous et les horaires souhaités
  • Les questions sur le cabinet, à partir des informations que vous avez validées
  • Le nom, la date de naissance et le motif de l’appel
  • Le transfert à l’accueil quand il est tenu, sinon une demande de rappel résumée

Reste à votre équipe

  • Tout conseil médical
  • La décision sur une urgence : ClinicAll applique vos règles
  • Le report ou l’annulation d’un rendez-vous : ClinicAll prend la demande, votre équipe confirme
  • La confirmation du rendez-vous demandé

Deux autres appels

Un compte rendu difficile à lire · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Patient: Bonjour, j’ai reçu le compte rendu de mon échographie et il y a un mot que je ne comprends pas. Est-ce grave ?
  • Secrétariat: Je ne peux pas interpréter un compte rendu ni vous donner d’avis médical. Je peux noter votre question pour que le radiologue en soit informé.
  • Patient: Je parle bien à quelqu’un du cabinet ?
  • Secrétariat: Je suis la réceptionniste virtuelle du cabinet. Votre question part à l’équipe, qui la transmet au radiologue et vous rappelle.
  • Patient: Très bien, je m’appelle Paul.
  • Secrétariat: Merci Paul, c’est noté, avec le mot qui vous pose question. L’équipe vous recontacte.

Demande de rappel transmise à l’équipe

Un report d’IRM, accueil ouvert · Appel illustratif, pas un vrai patient
  • Patient: Bonjour, j’ai une IRM jeudi à 10 h 30 et je dois la décaler, j’ai un empêchement.
  • Secrétariat: Je ne modifie pas les rendez-vous moi-même. L’accueil est ouvert et une ligne de transfert est configurée : souhaitez-vous que je vous passe l’équipe ?
  • Patient: Oui, s’il vous plaît.
  • Secrétariat: Je vous mets en relation avec l’accueil, restez en ligne.

Transféré à l’équipe

Au téléphone chez Hubert Vision depuis mai 2026

appels traités
751
appelants différents
469
durée médiane d’un appel
1 min 54 s
appels en septembre 2026
173

Hubert Vision, ophtalmologie, Luxembourg et Belgique · données de production du 31 mai 2026 au 1 octobre 2026 · Lire l’étude de cas Hubert Vision

Les cas urgents

Un centre d’imagerie reçoit des appels de patients qui attendent un examen pour un symptôme, et ce symptôme peut s’aggraver avant la date prévue. L’assistant ne donne aucun conseil médical et applique vos règles d’urgence. Il ne décide jamais si un examen peut être avancé : il oriente ou transmet, selon ce que vous avez écrit.

Le cas le plus net est celui des signes d’accident vasculaire cérébral. Selon l’Assurance Maladie (ameli.fr), une paralysie soudaine du visage, une faiblesse d’un membre ou un trouble brutal de la parole commande d’appeler le 15 ou le 112 sur-le-champ, même si les signes disparaissent. Un patient qui décrit ces signes en attendant son IRM ne doit pas attendre son rendez-vous d’imagerie, et vos règles peuvent demander à l’assistant de le lui dire avant toute autre question.

La douleur thoracique suit la même logique. L’Assurance Maladie (ameli.fr) indique qu’une douleur thoracique qui serre comme un étau et irradie vers les bras ou la mâchoire nécessite un appel au 15 ou au 112. Un scanner programmé ne répond pas à cette urgence : l’assistant oriente vers les secours au lieu de noter une demande d’examen.

Il arrive qu’un proche appelle pour une personne qui a perdu connaissance. D’après l’Assurance Maladie (ameli.fr), une personne inconsciente qui ne reprend pas connaissance, ne respire pas ou présente un pouls anormal nécessite un appel au 15 ou au 112. L’assistant s’en tient à cette orientation : il ne guide aucun geste et laisse les secours prendre le relais.

Si votre centre exerce en Allemagne, ou reçoit des patients qui y vivent, les consignes changent. Selon la KBV, une urgence vitale relève du 112 ; pour des symptômes aigus sans danger vital, cabinet fermé et soins qui ne peuvent attendre le lendemain, l’orientation se fait vers le 116117. Vos règles d’urgence précisent quelle consigne s’applique à votre ligne.

Entre l’urgence vitale et la question pratique restent les cas que seul le radiologue peut trancher : une douleur nouvelle avant une échographie, une ordonnance marquée urgente par le prescripteur. L’assistant assure le transfert vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée. Sinon, il note une demande de rappel signalée comme urgente, avec les mots du patient.

Un appel urgent peut aussi suivre l’examen, quand un patient signale une réaction après une injection de produit de contraste. L’assistant ne qualifie pas cette réaction et ne rassure pas le patient sur sa gravité. Il applique la consigne que votre radiologue a écrite pour ce cas précis, et rien d’autre.

On rédige plus facilement ces consignes en sachant ce que l’assistant s’interdit : la liste de ce qu’une secrétaire IA laisse au cabinet les rassemble. Pour les heures de fermeture, l’outil de message d’accueil téléphonique vous aide à formuler ce que vos patients entendent.

  • France : une paralysie soudaine du visage, une faiblesse d’un membre ou un trouble brutal de la parole impose un appel immédiat au 15 ou au 112, même si les signes disparaissent. Ne pas attendre un rendez-vous d’imagerie.

    Assurance Maladie — AVC : que faire ?

  • France : une douleur thoracique en étau irradiant vers les bras ou la mâchoire nécessite un appel au 15 ou au 112 ; ne pas proposer un examen programmé comme réponse à cette urgence.

    Assurance Maladie — Reconnaître un infarctus et agir au plus vite

  • France : une personne inconsciente qui ne reprend pas connaissance, ne respire pas ou présente un pouls anormal nécessite un appel au 15 ou au 112.

    Assurance Maladie — Perte de connaissance

  • Allemagne : orienter une urgence vitale vers le 112. Pour des symptômes aigus sans danger vital, lorsque le cabinet est fermé et que les soins ne peuvent attendre le lendemain, orienter vers le 116117.

    KBV — Der Patientenservice 116117

Les règles qui s’appliquent

Le secret professionnel ne s’arrête pas à la porte de la salle d’examen. Le personnel d’accueil y est personnellement tenu, d’après le commentaire qu’en donne le Conseil national de l’Ordre des médecins, y compris pour l’identité des patients et les informations obtenues lors de la prise de rendez-vous. L’assistant suit la même ligne : il ne confirme pas qu’une personne est suivie chez vous et ne répète que ce que l’appelant lui a dit.

En imagerie, la question peut venir d’un tiers : un conjoint qui veut savoir si l’examen a eu lieu, un proche qui réclame le compte rendu, un employeur. L’assistant ne donne aucune de ces informations. Il offre de laisser une demande de rappel ; la suite, votre équipe la décide selon vos procédures.

Le code de déontologie médicale, publié par l’Ordre des médecins, confie le diagnostic au médecin. L’accueil transmet donc les demandes d’interprétation des images ou des résultats au radiologue, sans établir de diagnostic. Quand un patient lit son compte rendu et appelle pour comprendre un terme, l’assistant note la question pour le radiologue et n’en propose aucune lecture.

Côté données, le guide pratique de l’Ordre des médecins consacré à leur protection fixe trois règles pour le rendez-vous : ne demander que les données utiles, réduire les accès au minimum et mettre l’agenda en sécurité. Le secrétariat n’a pas à voir l’ensemble des dossiers médicaux. L’assistant ne lit aucun dossier médical et ne demande que ce qu’il faut pour rappeler le patient.

Pour un examen d’imagerie, ces données tiennent en quelques lignes : identité, coordonnées, examen prescrit, prescripteur, et l’information que le patient tient à signaler, comme une grossesse ou un implant. Le reste attend le jour de l’examen et les échanges avec le manipulateur et le radiologue. Votre tableau de bord ne se remplit pas de détails dont l’accueil n’a pas besoin.

Au Luxembourg, la convention entre la CNS et l’AMMD encadre aussi l’ordonnance. Selon ce texte, l’accueil ne doit pas modifier de sa propre initiative une ordonnance difficile à exécuter : la modification demande l’autorisation du médecin et se documente quand l’ordonnance n’est pas intégralement remplacée. Si un patient souhaite un autre examen que celui prescrit, l’assistant note la demande pour l’équipe et ne change rien lui-même.

En Allemagne, le contrat-cadre fédéral publié par la KBV prévoit que, dans le régime conventionné, la radiologie est accessible sur orientation médicale (Überweisung). Le programme organisé de dépistage par mammographie fait exception, avec un accès direct. Un centre concerné peut inscrire dans ses règles la question de l’Überweisung, que l’assistant pose alors à chaque demande d’examen.

Deux guides reprennent ces obligations en détail. Le premier traite du secret médical au téléphone, le second du RGPD appliqué à l’assistant vocal.

Questions fréquentes

Une secrétaire IA peut-elle prendre les rendez-vous d’IRM et de scanner ?

Elle prend la demande, et votre équipe fixe le rendez-vous. L’assistant note l’examen prescrit, le prescripteur, l’information que le patient signale et les jours où il est libre. Votre équipe rappelle ensuite le patient pour confirmer un créneau compatible avec vos machines et vos vacations.

L’assistant peut-il expliquer un compte rendu ou annoncer un résultat ?

Non. Il ne parle d’aucun résultat, ne commente aucune image et ne confirme même pas qu’une personne est venue passer un examen chez vous. Une demande d’explication devient une demande de rappel, que votre équipe remet au radiologue.

Que fait l’assistant quand un patient signale une grossesse ou une allergie au produit de contraste ?

Il l’inscrit dans la demande de rappel, avec les mots du patient. Il ne juge pas si l’examen reste possible et ne donne aucun conseil médical. Votre équipe transmet l’information au radiologue avant le jour de l’examen.

L’assistant peut-il reporter ou annuler un examen ?

Non, il ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Il note l’examen concerné, la raison du changement et les disponibilités du patient. Votre secrétariat rappelle pour proposer une autre date ou enregistrer l’annulation.

Les patients savent-ils qu’ils parlent à une secrétaire IA ?

Oui, dès qu’ils le demandent. L’assistant répond comme l’accueil de votre centre, et si un appelant demande à qui il parle, il se présente comme la réceptionniste virtuelle du cabinet. Il ne prétend jamais être une personne.

En quelles langues l’assistant répond-il aux patients ?

Le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service. Au-delà, nous validons toute autre langue sur votre ligne avant la mise en service. L’assistant détecte la langue de l’appelant dès ses premiers mots.

Combien coûte une secrétaire IA pour un centre de radiologie ?

Le prix est fixé dans un devis écrit, établi après un appel de 30 minutes sur l’organisation de votre centre. Quant à la durée d’engagement, elle est fixée dans le devis écrit, avant la mise en service ; il n’y a pas de formule sans engagement. La page des tarifs décrit la démarche.

Voyez-le répondre à un appel pour votre cabinet

Une démo de 30 minutes en visio. Nous vous montrons l’assistant en direct et examinons comment il s’intégrerait à votre cabinet, votre logiciel et vos règles.

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