KI-Telefonassistent Hörakustiker: wer abhebt, während Sie anpassen

Jede Terminanfrage kommt bei Ihnen als Rückrufbitte an, nicht als Eintrag in Ihrem Kalender. Ihr Team ruft den Patienten zurück, legt mit ihm Tag und Uhrzeit fest und trägt den Termin danach selbst ein. Bis zu diesem Rückruf ist nichts reserviert.

Die Rückrufbitte nennt Name, Rückrufnummer, Anlass und die Zeiten, zu denen der Anrufer erreichbar ist. Bei einer Hörakustik kommt hinzu, ob es um ein vorhandenes Gerät und welche Seite geht oder um eine erste Beratung. Damit plant Ihr Team die Dauer passend, denn eine Erstanpassung dauert länger als ein Filterwechsel.

Dass Ihr Team bestätigt, passt zur Arbeit in einer Hörakustik. Wer welche Versorgung betreut, ob die Hörkabine frei ist und ob ein Leihgerät bereitliegt, sieht nur jemand, der Ihren Betrieb kennt. Der Telefonassistent legt sich deshalb auf keine Uhrzeit fest und verspricht dem Anrufer nur den Rückruf.

Ihrem Team vorbehalten bleibt jede Aufgabe, für die es Audiometer, Anpassungsprogramm oder eine Akte braucht. Hörtests, Feinanpassungen, Kostenvoranschläge und Auskünfte zum Stand einer Reparatur übernimmt Ihr Team. Der Telefonassistent öffnet keine Patientenakte und nennt keine Messwerte.

Will jemand einen bestehenden Termin verlegen, gilt derselbe Weg. Der Telefonassistent notiert, welcher Termin betroffen ist und welche neuen Zeiten passen würden; Ihr Team verlegt ihn und gibt Bescheid. Eine Absage behandelt er genauso, damit Sie den frei werdenden Platz rechtzeitig sehen und neu vergeben können.

Im Dashboard stehen alle Rückrufbitten mit Anlass und Uhrzeit des Anrufs, dazu die Gespräche, die mit einer reinen Auskunft endeten. Versorgen Sie auch Bewohner von Pflegeheimen oder fahren Sie zu Hausbesuchen, vermerkt die Notiz die Adresse, an der das Gerät geprüft werden soll. So plant Ihr Team die Runde, ohne den Anrufer ein zweites Mal fragen zu müssen.

In der Mittagspause und nach Ladenschluss sammeln sich Terminwünsche, die sonst auf dem Anrufbeantworter landen würden. Ihr Team arbeitet sie am nächsten Morgen der Reihe nach ab, mit allen Angaben, die es für den Rückruf braucht. Ihr Team liest die Rückrufbitten im Dashboard und klärt unverständliche Angaben beim Rückruf.

Nach einem 30-minütigen Gespräch nennen wir Ihrem Fachgeschäft den Preis in einem schriftlichen Angebot; seine Bestandteile erklärt die Preisseite. Wie viele Anrufe Ihrem Fachgeschäft heute entgehen, schätzen Sie vorab mit dem Rechner für verpasste Anrufe.

Für viele Menschen ist die Hörakustik die vertraute Nummer, wenn mit dem Gehör plötzlich etwas nicht stimmt. Der Telefonassistent gibt keinen medizinischen Rat und wendet die Notfallregeln an, die Ihr Fachgeschäft vor der Inbetriebnahme hinterlegt. Steht eine Schilderung nicht in diesen Regeln, wird daraus eine Rückrufbitte, nie eine eigene Einschätzung.

Für Frankreich beschreibt die Assurance Maladie auf ameli.fr den plötzlichen Hörverlust, auch auf nur einem Ohr, als Fall, der dringend zu einem HNO-Arzt gehört, ersatzweise in die Krankenhausnotaufnahme. Ein Fachgeschäft kann diesen Verweis als Regel hinterlegen. Ruft dann jemand an, weil ein Ohr über Nacht taub geworden ist, nennt der Telefonassistent den Verweis, statt einen Termin zur Geräteprüfung anzubieten.

Eine weitere Seite der Assurance Maladie verweist bei Hörverlust nach einer Kopfverletzung oder bei anhaltendem Hörverlust nach starkem Lärm dringend ins Krankenhaus. In einer Hörakustik betrifft das etwa Anrufe nach einem Sturz oder nach einem lauten Konzert. Schreiben Sie solche Fälle so in Ihre Regeln, wie Patienten sie am Telefon schildern, und nicht in Fachbegriffen.

Kann die Person nicht transportiert werden, insbesondere nach einem Trauma oder bei schwerer Infektion, nennt die Seite „Assurance Maladie — Surdité soudaine : alerter les urgences“ für Frankreich die Nummern 15 oder 112. Verhindert die Hörstörung den Anruf, 114 nutzen (Assurance Maladie — Surdité soudaine : alerter les urgences). Für eine Hörakustik ist dieser Hinweis besonders wichtig, weil oft ein Angehöriger anruft, der ihn weitergeben kann.

Außerhalb Frankreichs schreiben Sie die Hinweise selbst. Welche HNO-Praxis in Trier, Saarbrücken oder Luxemburg kurzfristig Patienten annimmt, wissen Sie besser als jede allgemeine Liste. Schilderung für Schilderung bestimmen Sie, ob der Telefonassistent einen Verweis nennt, den Anruf durchstellt oder eine Rückrufbitte aufnimmt.

Möglich ist dabei nur das Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist. Am Abend und am Wochenende fehlt meist eine der beiden Bedingungen, also nennt der Telefonassistent den Verweis aus Ihren Regeln und nimmt zusätzlich eine Rückrufbitte auf. Am nächsten Arbeitstag liest Ihr Team die Schilderung im Dashboard nach.

Viele Betriebe vereinen Hörakustik und Augenoptik unter einem Dach; wie der Telefonassistent dort mit Anrufen zu Augen und Brillen umgeht, zeigt die Seite für Optiker. Welche Feiertage Ihre Öffnungszeiten und damit Ihre Notfallhinweise betreffen, sehen Sie im Feiertagsplaner.