Secrétaire IA audioprothésiste : les appels de votre centre auditif, notés et transmis

Dans un centre auditif équipé de ClinicAll, la demande de rendez-vous arrive à votre équipe, qui rappelle le patient pour la confirmer. Chaque demande s’affiche au tableau de bord du centre avec l’identité du patient, sa date de naissance, le motif et les plages où il est disponible.

Ce rappel a une raison pratique. Un bilan avant un premier appareillage, un réglage en cours d’essai et un contrôle de suivi ne durent pas autant et ne mobilisent pas le même matériel. Votre audioprothésiste sait quel rendez-vous demande la chaîne de mesure, un long temps de réglage ou la présence d’un proche, et votre équipe choisit le créneau en conséquence.

Le motif détaillé fait gagner du temps au moment de rappeler. Une demande intitulée « appareil qui siffle depuis hier » ou « premier appareillage, ordonnance ORL reçue » indique déjà quel rendez-vous proposer. Votre équipe décroche avec une proposition en tête plutôt qu’avec une liste de questions.

Les changements prennent le même chemin. Un patient qui veut décaler ou annuler sa visite laisse une demande de rappel où figurent le rendez-vous en cause et ses nouvelles préférences. C’est votre équipe qui touche à l’agenda, puis qui prévient le patient, et le rendez-vous d’origine reste inscrit jusque-là.

Certains appels gagnent à être pris tout de suite par une personne du centre, comme un proche inquiet ou une réclamation sur une réparation. L’assistant assure le transfert vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée. Sinon, la demande de rappel reprend le motif et le moment où l’appelant est joignable. Le guide consacré au choix entre transfert et rappel vous aide à choisir les appels à transmettre au comptoir.

Le prix se fixe dans un devis écrit, préparé après un appel de 30 minutes où vous nous décrivez votre accueil. L’équipe qui met l’assistant en service et répond ensuite à vos questions travaille en français, depuis le Luxembourg. La page des tarifs présente ce que couvre ce devis.

Face à une baisse d’audition, ClinicAll applique vos règles d’urgence et ne donne aucun conseil médical. Il ne juge pas si une oreille peut attendre : vos consignes listent les questions à poser et, pour chaque réponse, la conduite à tenir. Nous rédigeons ces consignes ensemble pendant la mise en place, en partant des recommandations que l’Assurance Maladie publie sur la perte d’audition.

Toute perte brutale d’audition, même d’une seule oreille, doit être orientée en urgence vers un ORL ou, à défaut, vers les urgences hospitalières, indique l’Assurance Maladie (ameli.fr) pour la France. Au téléphone, le patient parle parfois d’une « oreille bouchée depuis ce matin » ou d’un appareil qu’il croit en panne. Vos règles peuvent prévoir que l’assistant demande si l’audition a baissé d’un coup, avant de traiter l’appel comme une simple réparation.

Une baisse d’audition après un traumatisme crânien, ou qui persiste après un bruit intense, justifie une orientation en urgence à l’hôpital selon l’Assurance Maladie (ameli.fr). Un concert, un pétard ou une chute peuvent précéder l’appel sans que l’appelant fasse le lien. L’assistant donne l’orientation que vous avez écrite, sans délai et sans commentaire sur la cause.

Quand la surdité brusque s’accompagne d’une impossibilité de se déplacer, la page « Assurance Maladie — Surdité soudaine : alerter les urgences » indique d’appeler le 15 ou le 112, et le 114 si l’audition empêche l’appel. Elle cite notamment les suites d’un traumatisme et les infections graves. Pour un centre auditif, la dernière consigne compte : certains de vos patients ne peuvent pas suivre une conversation téléphonique, et un proche appelle souvent pour eux.

Dans ces situations, l’orientation passe avant tout le reste. L’assistant ne commence pas par demander un nom ou une date de naissance quand vos règles désignent un appel comme urgent. Il dit où se rendre ou qui appeler, puis laisse une trace de l’échange pour votre équipe.

Le soir, le week-end et pendant vos fermetures, vos règles indiquent ce que l’assistant dit à la place de l’accueil. Il n’annonce pas de rappel dans la soirée quand le centre est fermé et ne remplace jamais un avis médical. L’appelant repart avec une indication claire, et votre équipe trouve à l’ouverture une demande de rappel qui résume l’appel.

Relisez vos consignes d’urgence à chaque changement d’équipe ou d’horaires, et quand l’ORL avec qui vous travaillez modifie son accueil. Le diagnostic de joignabilité aide à faire le point sur la manière dont votre centre répond au téléphone, urgences comprises.