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Ästhetische Medizin

KI-Telefonassistent Arzt für ästhetische Medizin: Ihr Telefon, während Sie behandeln

Ein KI-Telefonassistent Arzt für ästhetische Medizin: So suchen viele Praxen nach Hilfe für das Telefon, das genau dann klingelt, wenn eine Injektion oder eine Laserbehandlung läuft. ClinicAll meldet sich als Empfang Ihrer Praxis, hört dem Anrufer zu und hält sein Anliegen in einer Rückrufbitte fest. Ihr Team findet sie im Dashboard, sobald die Behandlung beendet ist.

In der ästhetischen Medizin geht es am Telefon selten nur um einen freien Termin. Anrufer wollen wissen, was eine Behandlung kostet, wie sie sich vorbereiten sollen oder ob die Rötung am Tag danach normal ist. Der Telefonassistent gibt keinen medizinischen Rat und wendet Ihre Notfallregeln an; alle übrigen Fragen landen bei Ihrem Team.

Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft. Gedacht ist ClinicAll daher für ästhetische Praxen, bei denen Patientinnen und Patienten auf Französisch oder Englisch anrufen, so in Luxemburg oder der Grenzregion; die übrigen Fachrichtungen stehen in der Übersicht aller Fachbereiche. Die Abschnitte darunter zeigen, mit welchen Anliegen eine Praxis für ästhetische Medizin angerufen wird, welchen Teil davon der Telefonassistent übernimmt, wie er Beschwerden nach einem Eingriff behandelt und welche Regeln in Frankreich, Luxemburg und Deutschland für Ihren Empfang gelten.

Per Rückruf

Für diese Fachrichtung ist noch keine Terminsoftware angebunden: Die KI-Rezeption nimmt den Terminwunsch auf, und Ihr Team ruft den Patienten zur Bestätigung zurück.

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Ihre Anrufe in der Praxis

Am häufigsten beginnt es mit dem Wunsch nach einem ersten Termin zur ästhetischen Beratung. Der Telefonassistent fragt nach Namen, Geburtsdatum und der Behandlung, an die der Anrufer denkt, und notiert, an welchen Tagen er Zeit hat. Möchte jemand ausdrücklich zu einer bestimmten Ärztin oder einem bestimmten Arzt, steht auch das in der Rückrufbitte.

Nach der Beratung kommt oft ein zweiter Anruf: Der Patient will die besprochene Injektions- oder Laserbehandlung vereinbaren. Der Telefonassistent hält fest, um welche Behandlung es geht und bei wem die Beratung stattfand. Den Termin legt Ihr Team im Rückruf fest, denn nur am Empfang ist bekannt, wann Gerät, Raum und Ärztin gleichzeitig frei sind.

Preisfragen gehören in dieser Fachrichtung zum Alltag. Fragt jemand, was eine Faltenbehandlung kostet, oder bittet er um einen Kostenvoranschlag, nennt der Telefonassistent keine Preise. Er nimmt die Bitte in die Rückrufbitte auf, und den Kostenvoranschlag erstellt Ihre Praxis nach der Beratung, so wie es die Regeln weiter unten verlangen.

Viele Anrufer möchten Hinweise zur Vorbereitung oder zur Nachsorge. Ob man vor einer Behandlung ein Medikament absetzen soll oder wann man danach wieder in die Sonne darf, sind medizinische Fragen, und die beantwortet der Telefonassistent nicht. Er schreibt die Frage so auf, wie sie gestellt wurde, damit Ihr Team oder der Arzt sie im Rückruf klärt.

Manche Anrufer erwähnen eine mögliche Gegenanzeige oder eine laufende Behandlung, etwa eine Schwangerschaft, eine Hauterkrankung oder ein neues Medikament. Der Telefonassistent sagt nicht, dass die Behandlung trotzdem stattfinden kann. Er leitet die Frage an den Arzt weiter, der sie vor dem Termin beantwortet.

Nach einer Behandlung rufen Patienten wegen der Nachkontrolle an oder weil sie das Ergebnis mit dem Arzt besprechen wollen. Auch daraus wird eine Rückrufbitte, mit der Behandlung und dem Zeitpunkt, die der Patient selbst nennt. Der Telefonassistent sieht in keine Patientenakte und schlägt nichts nach, was der Anrufer nicht erzählt.

Wer einen Termin verschieben oder absagen möchte, hinterlässt seinen Wunsch, und der Telefonassistent kündigt den Rückruf aus der Praxis an. Der Telefonassistent verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Bei einer Absage notiert er, ob der Patient einen neuen Termin möchte, damit Ihr Team den frei gewordenen Platz neu vergeben kann.

Schmerzen, eine Hautreaktion oder andere Beschwerden nach einem Eingriff folgen nicht dem gewohnten Ablauf. Für diese Anrufe gelten die Notfallregeln Ihrer Praxis, die der Abschnitt zu dringenden Fällen beschreibt. Der Telefonassistent wendet sie an, ohne selbst einzuschätzen, wie ernst die Beschwerde ist.

Nicht jeder Anruf betrifft einen Termin. Manche Anrufer fragen nach der Anfahrt, nach den Sprechzeiten oder danach, ob Ihre Praxis eine bestimmte Behandlung überhaupt anbietet. Solche Auskünfte gibt der Telefonassistent anhand der Angaben, die Sie bei der Einrichtung hinterlegen; was dort nicht steht, nimmt er als Rückrufbitte auf, statt eine Antwort zu erraten.

Vor einer Entscheidung hilft eine Bestandsaufnahme Ihres eigenen Telefons. Der Rechner für verpasste Anrufe schätzt, wie viele Anrufe Ihrer Praxis heute unbeantwortet bleiben und was das für Beratungstermine bedeutet.

  • Einen ersten Termin zur ästhetischen Beratung vereinbaren
  • Einen Termin verschieben oder absagen
  • Preise erfahren und einen Kostenvoranschlag anfordern
  • Nach der Beratung eine Injektions- oder Laserbehandlung vereinbaren
  • Nach Hinweisen zur Vorbereitung und Nachsorge einer Behandlung fragen
  • Eine Frage zu einer Gegenanzeige oder laufenden Behandlung an den Arzt weiterleiten
  • Eine Nachkontrolle vereinbaren oder das Ergebnis mit dem Arzt besprechen
  • Schmerzen, eine Hautreaktion oder andere Beschwerden nach einem Eingriff melden

Was ClinicAll übernimmt und was bei Ihnen bleibt

In einer Praxis für ästhetische Medizin wird aus jeder Terminanfrage eine Rückrufbitte; im Kalender entsteht dabei kein Eintrag. Erst im Rückruf bestätigt Ihr Team den Termin und überträgt ihn danach eigenhändig in Ihre Praxissoftware. Der Telefonassistent sieht weder Ihren Kalender noch eine Patientenakte.

ClinicAll übernimmt den Anfang des Gesprächs. Der Telefonassistent meldet sich mit dem Namen Ihrer Praxis, fragt nach dem Anliegen und stellt die Fragen, die Ihr Team für den Rückruf braucht. Zum Schluss sagt er dem Anrufer, dass sich die Praxis meldet, und fragt, wann er gut zu erreichen ist.

Auf die Frage nach einem Menschen am anderen Ende gibt es eine klare Antwort: Am Apparat ist „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“. Als Person gibt sich der Telefonassistent nie aus, was in einer Fachrichtung, in der Diskretion und Vertrauen den Ausschlag geben, besonders zählt. Zu Beginn des Anrufs meldet er sich wie Ihr Empfang, ohne sich eigens vorzustellen.

Bei Ihnen bleibt alles, was ärztliches Urteil oder einen Blick in den Kalender verlangt. Ihr Team wählt den Behandlungstermin, der Arzt beantwortet Fragen zu Gegenanzeigen, Vorbereitung und Nachsorge, und den Kostenvoranschlag erstellt die Praxis nach der Beratung. Verschiebungen und Absagen bestätigt ebenfalls Ihr Team.

Ein Anruf kann auch sofort bei einem Menschen ankommen. Vorgesehen ist ein Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist; sonst nimmt der Telefonassistent eine Rückrufbitte auf. Hilft Ihre Assistenz gerade bei einer Laserbehandlung oder ist die Praxis geschlossen, erfährt der Anrufer also, dass sich Ihr Team bei ihm meldet.

Wie lange der Rückruf dauert, hängt davon ab, was in der Rückrufbitte steht. Sie nennt Namen und Geburtsdatum des Anrufers, die gewünschte Behandlung, seine Fragen und die Zeiten, zu denen er ans Telefon geht. Ihr Team kann dann gleich mit einem passenden Terminvorschlag anrufen, statt das Gespräch von vorn zu beginnen.

Ruft jemand zum ersten Mal an, vermerkt die Rückrufbitte, dass es sich um einen neuen Patienten handelt und über welche Behandlung er sich informieren möchte. Ihr Team kann im Rückruf dann gleich erklären, wie eine Erstberatung in Ihrer Praxis abläuft und welche Unterlagen der Patient mitbringen soll.

Die Rückrufbitten sammeln sich im Dashboard, das Ihr Team zwischen zwei Behandlungen öffnet. Wann sich ein Durchstellen lohnt und wann eine Rückrufbitte die ruhigere Lösung ist, erklärt der Ratgeber Anrufweiterleitung oder Rückrufbitte.

Für ClinicAll selbst gilt dieselbe Klarheit, die Ihre Patienten bei einem Kostenvoranschlag erwarten. Den Preis für Ihre Praxis erhalten Sie schriftlich, im Anschluss an ein Gespräch von 30 Minuten. Wie dieses Angebot zustande kommt, beschreibt die Seite zu Preisen und Angebot.

ClinicAll übernimmt

  • Die Terminanfrage mit den Wunschzeiten
  • Fragen zur Praxis, anhand der Angaben, die Sie freigegeben haben
  • Name, Geburtsdatum und Anlass des Anrufs
  • Die Weiterleitung an den Empfang, wenn er besetzt ist, sonst eine zusammengefasste Rückrufbitte

Bei Ihnen bleibt

  • Jede medizinische Beratung
  • Die Entscheidung im Notfall: ClinicAll folgt Ihren Regeln
  • Das Verschieben oder Absagen eines Termins: ClinicAll nimmt die Anfrage auf, Ihr Team bestätigt
  • Die Bestätigung des angefragten Termins

Seit Mai 2026 am Telefon bei Hubert Vision

angenommene Anrufe
751
verschiedene Anrufer
469
Gesprächsdauer (Median)
1 Min. 54 Sek.
Anrufe im September 2026
173

Hubert Vision, Augenheilkunde, Luxemburg und Belgien · Produktionsdaten vom 31. Mai 2026 bis 1. Oktober 2026 · Fallstudie Hubert Vision lesen

Dringende Fälle

Bei Beschwerden nach einem Eingriff muss feststehen, was Ihre Praxis will, bevor das Telefon klingelt. Der Telefonassistent gibt keinen medizinischen Rat und stellt keine Diagnose. Er wendet die Notfallregeln an, die Sie bei der Einrichtung mit uns festlegen, und keine anderen.

Für Beschwerden der Atemwege nennt die Assurance Maladie auf ameli.fr eine eindeutige Regel: In Frankreich bei plötzlicher Schwellung von Zunge oder Rachen, Stimmveränderung oder Atemnot nach einer Injektion sofort 15 oder 112 anrufen. Nimmt Ihre Praxis diese Regel auf, gibt der Telefonassistent dem Anrufer genau diesen Hinweis. Ihr Team erfährt aus der Zusammenfassung des Anrufs, was der Patient geschildert hat.

Nach derselben Quelle erfordert eine Sehstörung oder ein Sehverlust nach einer Hyaluronsäure-Injektion eine dringende augenärztliche Versorgung. Für diesen Fall legt Ihre Praxis fest, wohin der Anrufer sich wenden soll, zum Beispiel an eine augenärztliche Notaufnahme in Ihrer Nähe. Der Telefonassistent nennt dann diese Stelle und keine, die er selbst aussucht.

Eine schmerzhafte Injektionsstelle, die weiß und dann violett wird, kann laut Assurance Maladie auf eine Nekrose hinweisen; der Patient gehört sofort zur ärztlichen Beurteilung. Ihre Regel kann vorsehen: Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist. Ist eine der beiden Voraussetzungen nicht gegeben, gibt der Telefonassistent den Hinweis, den Ihre Praxis für diesen Fall hinterlegt hat, etwa eine ärztliche Notfallnummer.

Was ein Notfall ist, entscheidet Ihre Regel und nicht der Telefonassistent. Beschwerden, die unter keine Ihrer Notfallregeln fallen, nimmt er als Rückrufbitte auf, mit der Schilderung des Patienten in dessen eigenen Worten. Ihr Arzt beurteilt sie im Rückruf.

Schreiben Sie Ihre Notfallregeln so auf, wie Sie sie einer neuen Kraft am Empfang erklären würden: welche Beschwerde, welcher Hinweis an den Patienten, wer in der Praxis informiert wird. Je genauer eine Regel ist, desto weniger bleibt dem Zufall überlassen, wenn abends jemand mit einer geschwollenen Lippe anruft.

Auch Ihre Ansage außerhalb der Sprechzeiten sollte zu diesen Regeln passen, damit Anrufer überall denselben Hinweis hören. Einen Entwurf dafür erstellen Sie mit dem Generator für Telefonansagen.

Die geltenden Regeln

Für den Empfang einer Praxis für ästhetische Medizin gelten Regeln, die über den Datenschutz hinausgehen. Je nach Land legen sie fest, was am Telefon gefragt, gesagt und versprochen werden darf. Die folgenden Absätze fassen zusammen, was die Quellen für Frankreich, Luxemburg und Deutschland verlangen und wie ClinicAll damit umgeht.

Der Conseil national de l’ordre des médecins verlangt in seinem Leitfaden zum Schutz personenbezogener Daten, die Vertraulichkeit zu wahren und nur notwendige Daten zu erheben. Verwaltungspersonal darf danach keinen uneingeschränkten Zugang zu Patientenakten haben; seine Zugriffsrechte müssen seinen Aufgaben entsprechen. Der Telefonassistent hat gar keinen Zugang zu Ihren Akten und fragt nur ab, was für den Rückruf nötig ist.

Vor einer Hyaluronsäure-Injektion ist in Frankreich nach Angaben der Assurance Maladie eine ärztliche Beratung erforderlich. Der Empfang leitet medizinische Fragen an den Arzt weiter und bestätigt nicht selbst, dass keine Gegenanzeige vorliegt. So arbeitet auch der Telefonassistent: Wer gleich eine Injektion buchen möchte, hinterlässt eine Rückrufbitte, und Ihr Team kann zuerst die Beratung einplanen.

Die französische Berufsordnung, der Code de déontologie médicale, verlangt eine sachgerechte und ehrliche Praxiskommunikation. Erfahrungsberichte Dritter, Vergleiche mit anderen Ärzten und Anreize zu unnötigen Behandlungen sind ausgeschlossen, und der Empfang muss diese Grenzen auch bei seinen Auskünften beachten. Bei der Einrichtung halten wir die Angaben, die der Telefonassistent über Ihre Praxis macht, in diesem Rahmen: keine Werbeversprechen, keine Ergebnisse anderer Patienten, kein Vergleich mit anderen Praxen.

Ebenfalls nach dem Code de déontologie médicale teilt die Praxis vor der Behandlung die vom Arzt bestätigten Honorare und Erstattungsbedingungen mit. Eine einfache telefonische Auskunft oder Empfehlung darf nicht als ärztliche Leistung berechnet werden. Der Telefonassistent nennt deshalb keine Preise und gibt jede Bitte um einen Kostenvoranschlag an Ihr Team weiter.

In Luxemburg verlangt das Collège médical in seiner Stellungnahme zu den Websites ästhetischer Praxen, zuerst das Fachgebiet des Arztes zu nennen und die genauen Diplombezeichnungen zu verwenden. Zudem soll darauf hingewiesen werden, dass die CNS manche Leistungen nur teilweise und andere überhaupt nicht erstattet. Bei der Einrichtung übernehmen wir die Bezeichnungen, die Sie uns geben, und auf eine Frage zur Erstattung sagt der Telefonassistent keine Kostenübernahme zu.

In Deutschland behält § 5 NiSV bestimmte ästhetische Anwendungen approbierten Ärzten mit entsprechender Fort- oder Weiterbildung vor, so die Fortbildungsmodule der Bundesärztekammer. Dazu gehören insbesondere ablative Laserbehandlungen, die Behandlung pigmentierter Haut- oder Gefäßveränderungen und die Tattooentfernung. Der Empfang muss an diesen Arzt verweisen, und die Rückrufbitte nennt deshalb die Ärztin oder den Arzt Ihrer Praxis, der die gewünschte Behandlung durchführen darf.

Wie Sie die Schweigepflicht wahren, wenn am Telefon Gesundheitsdaten fallen, beschreibt der Ratgeber zur ärztlichen Schweigepflicht am Telefon. Die Fragen des Datenschutzes beim Einsatz eines Sprachassistenten behandelt der Ratgeber DSGVO und Sprachassistent in der Praxis, und wie ClinicAll Ihre Daten schützt, lesen Sie auf der Seite zur Sicherheit.

Häufige Fragen

Nennt der Telefonassistent Preise für Injektionen oder Laserbehandlungen?

Nein, der Telefonassistent nennt keine Preise. Er nimmt die Bitte um einen Kostenvoranschlag in die Rückrufbitte auf, und Ihre Praxis erstellt ihn nach der Beratung. So teilt die Praxis die vom Arzt bestätigten Honorare mit, wie es der Code de déontologie médicale in Frankreich vor einer Behandlung verlangt.

Kann der Telefonassistent einen Behandlungstermin direkt in unseren Kalender eintragen?

Nein, eine Terminanfrage erreicht Ihr Team als Rückrufbitte und nicht als Eintrag im Kalender. Ihr Team ruft den Patienten zurück und bestätigt den Termin selbst. Möchte jemand direkt eine Hyaluronsäure-Injektion, kann Ihr Team so zuerst die ärztliche Beratung einplanen, die in Frankreich nach Angaben der Assurance Maladie davor erforderlich ist.

Was passiert, wenn ein Patient nach einer Injektion Beschwerden meldet?

Der Telefonassistent wendet die Notfallregeln an, die Ihre Praxis festgelegt hat, und gibt keinen medizinischen Rat. Eine solche Regel kann etwa den Hinweis der Assurance Maladie übernehmen, in Frankreich bei plötzlicher Schwellung von Zunge oder Rachen, Stimmveränderung oder Atemnot nach einer Injektion sofort 15 oder 112 anzurufen. Beschwerden, die unter keine Regel fallen, nimmt er als Rückrufbitte für den Arzt auf.

Erfahren Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja, sobald ein Anrufer danach fragt. Der Telefonassistent sagt dann, dass er „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“ ist, und gibt sich nie als Mensch aus. Zu Beginn des Anrufs meldet er sich wie Ihr Empfang.

In welchen Sprachen nimmt der Telefonassistent Anrufe an?

Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft. Andere Sprachen, auch Deutsch, sind derzeit nicht geprüft. ClinicAll eignet sich deshalb für Praxen, deren Patienten auf Französisch oder Englisch anrufen, etwa in Luxemburg.

Stellt der Telefonassistent Anrufe zum Empfang durch?

Ja, unter zwei Voraussetzungen: Vorgesehen ist ein Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist. Fehlt eine davon, nimmt der Telefonassistent eine Rückrufbitte auf und kündigt dem Anrufer den Rückruf an.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Nein. Den Preis für Ihre Praxis halten wir nach einem 30-minütigen Gespräch in einem schriftlichen Angebot fest. Auch die Laufzeit steht darin: Sie wird vor der Inbetriebnahme im schriftlichen Angebot festgelegt; einen Tarif ohne Mindestlaufzeit bieten wir nicht an.

Hören Sie, wie die Assistentin einen Anruf für Ihre Praxis annimmt

Eine 30-minütige Demo per Video. Wir zeigen die Assistentin live und schauen, wie sie zu Ihrer Praxis, Ihrer Software und Ihren Regeln passt.

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