Vergleich
KI-Rezeption oder Telefonsekretariat: was zu Ihrer Praxis passt
KI-Rezeption oder Telefonsekretariat: Vor dieser Wahl stehen Praxen, deren Telefon öfter klingelt, als der Empfang abheben kann. Beide Lösungen nehmen Anrufe von Patientinnen und Patienten an, die sonst niemand entgegennehmen würde. Sie unterscheiden sich darin, wer am Apparat ist, zu welchen Zeiten und was danach im Terminkalender steht.
Ein Telefonsekretariat arbeitet mit externen Sekretariatskräften, die für mehrere Arztpraxen zugleich die Patientenannahme am Telefon übernehmen. Sie verwalten Termine und geben Nachrichten weiter, nach den Zeiten und Vorgaben, die jede Praxis mit ihnen vereinbart. Für diesen Vergleich stehen drei französischsprachige Anbieter: Thelem, Cor-tel und Médical Connexion, jeweils beschrieben nach den Angaben auf ihren eigenen Internetseiten.
ClinicAll ist hier die KI-Rezeption. Der Telefonassistent nimmt Anrufe an, die auf der Nummer Ihrer Praxis eingehen, auch außerhalb der Sprechzeiten, und meldet sich dabei als Empfang der Praxis. Er notiert Namen, Anliegen und Rückrufnummer und legt eine Rückrufbitte mit Zusammenfassung im Dashboard ab. Die folgenden Abschnitte zeigen, für welche Praxis welche Lösung passt und wo das Telefonsekretariat im Vorteil bleibt; weitere Gegenüberstellungen finden Sie in der Übersicht unserer Vergleiche.
Für wen welche Lösung passt
Wer zwischen beiden Lösungen wählt, schaut am besten zuerst auf die Uhrzeiten, zu denen das Telefon klingelt. Ein Telefonsekretariat arbeitet in den Zeitfenstern, die Ihre Praxis mit ihm vereinbart hat. Eine Annahme zu jeder Tages- und Nachtzeit gehört laut der Seite von Thelem zu den Kosten eines medizinischen Telefonsekretariats nicht zum Leistungsumfang. Das Werkzeug Erreichbarkeit nach Uhrzeit zeigt, welche Stunden Ihrer Leitung heute ohne Antwort bleiben.
Der Telefonassistent nimmt jeden eingehenden Anruf an, solange die Leitung geöffnet ist, also auch abends, samstags und über Mittag. Wer nach Praxisschluss anruft, weil ein Rezept fehlt oder ein Befund noch aussteht, hört keine Bandansage, sondern eine Rückfrage zu seinem Anliegen. Am nächsten Morgen findet Ihr Team die Rückrufbitte mit Namen und Grund des Anrufs vor.
Das Telefonsekretariat passt zu einer Praxis, die ihren Kalender während der Sprechzeiten ganz in die Hände einer Person legen möchte. Cor-tel gibt auf seiner Tarifseite an, Termine direkt in der Praxissoftware einzutragen, und auf seiner Startseite, dabei die tatsächlich freien Zeiten zu sehen. Davon profitiert ein Kalender, in dem ständig umgestellt wird: kurzfristig frei gewordene Termine, Patienten, die lieber an einem anderen Wochentag kommen, Familien, die zwei Termine hintereinander brauchen.
ClinicAll passt zu einer Praxis, bei der die Anrufe in Wellen kommen: zur Öffnung, nach der Mittagspause, kurz vor Feierabend oder immer dann, wenn alle am Empfang mit Patienten beschäftigt sind. Jedes Gespräch hinterlässt eine schriftliche Zusammenfassung im Dashboard. Ihr Team arbeitet die Rückrufbitten danach in seinem eigenen Takt ab, Anliegen und Kontaktdaten sind bereits erfasst.
Ob der Telefonassistent selbst Termine einträgt, hängt von Ihrer Praxissoftware ab: Mit Mikrono steht der Termin am Ende des Gesprächs in Ihrem Kalender. Bei XEYEX hält der Telefonassistent einen freien Termin fest, und Ihr Team bestätigt ihn. Mit jeder anderen Praxissoftware kommen Terminwünsche als Rückrufbitten an, nicht als Kalendereinträge, und jemand aus Ihrem Team meldet sich beim Patienten, um den Termin festzumachen. Wie weit jede Anbindung ist, zeigt die Seite zur angebundenen Praxissoftware.
Für Praxen in der Grenzregion zählt außerdem die Sprache der Anrufer. Der Telefonassistent erkennt, in welcher Sprache jemand anruft; Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft, Deutsch ist es nicht, und jede weitere Sprache testen wir vor der Inbetriebnahme auf Ihrer Leitung. Cor-tel nennt auf seiner Startseite Französisch, sagt dort aber nicht, ob am Telefon weitere Sprachen gesprochen werden. Rufen bei Ihnen vor allem deutschsprachige Patienten an, klären Sie diesen Punkt mit beiden Seiten, bevor Sie sich festlegen.
Beide Lösungen geben Ihnen einen Überblick über die Anrufe. Thelem nennt auf seiner Tarifseite ein Dashboard für die Praxis; ob dort auch Zusammenfassungen einzelner Gespräche stehen, sagt dieselbe Seite nicht. Bei ClinicAll gehört die Zusammenfassung zu jeder Rückrufbitte, damit niemand im Team einen Anruf nachhören muss.
Bei der Einrichtung haben Sie Menschen als Ansprechpartner, die Ihre Praxisregeln mit Ihnen durchgehen. Das Team, das den Telefonassistenten einrichtet und danach Ihre Fragen beantwortet, arbeitet auf Französisch, von Luxemburg aus. Wenn Sie eher zwischen ClinicAll und einer eigenen Kraft am Empfang abwägen, stellt der Vergleich KI-Rezeption oder Teilzeitkraft dieselbe Frage für eine Anstellung.
Im direkten Vergleich
| Funktion | ClinicAll | Medizinisches Telefonsekretariat |
|---|---|---|
| Terminbuchung | ||
| Bucht in der Praxissoftware | Ja, sofern die Praxissoftware es erlaubt | Ja |
| Liest echte freie Termine | Ja, sofern die Praxissoftware es erlaubt | Ja |
| Anrufannahme | ||
| Leitet an das Team weiter | Ja, wenn die Rezeption besetzt ist | Ja |
| Rückrufbitten | Ja | Ja |
| Nimmt außerhalb der Öffnungszeiten ab | Ja | Nein |
| Mehrere Sprachen | Französisch und Englisch geprüft | Nicht angegeben |
| Keine medizinische Beratung | Ja | Nicht angegeben |
| Daten und Nachverfolgung | ||
| Anrufzusammenfassungen | Ja | Nicht angegeben |
| Dashboard | Ja | Ja |
| Hosting in der EU | Anrufprotokoll in Deutschland; Sprache und Telefonie in den USA verarbeitet | Nicht angegeben |
| AV-Vertrag nach DSGVO | Ja | Nicht angegeben |
| Konditionen und Support | ||
| Support auf Französisch | Ja | Ja |
| Ihre Nummer bleibt | Ja | Ja |
| Kostenloser Test | Nein | Nicht angegeben |
| Keine Mindestlaufzeit | Nein | Ja |
| Tarif | Pro Monat | Inklusivminuten | Zusatzminute |
|---|---|---|---|
| Thelem – Professionnels de santé Grundabonnement zzgl. MwSt., keine Anrufe enthalten; Anrufe werden zusätzlich nach individueller Preisliste berechnet | 28 € | Nicht angegeben | Nicht angegeben |
| Cor-tel – Forfait 20 appels 20 Anrufe pro Monat, zzgl. MwSt. | 49,99 € | Nicht angegeben | Nicht angegeben |
| Médical Connexion – À l’unité 1,30 € pro Anruf; Monatspauschale und Inklusivvolumen für diese Option nicht angegeben; laut Anbieter keine MwSt. | Nicht angegeben | Nicht angegeben | Nicht angegeben |
Angaben von den öffentlichen Seiten von Thelem, Cor-tel und Médical Connexion, geprüft am 29. September 2026. So vergleichen wir
Medizinisches Telefonsekretariat: wann diese Lösung besser passt
Sobald ein Anruf den Kalender verändern soll, ist das Telefonsekretariat im Vorteil. Die Terminverwaltung gehört zu dem, was diese Anbieter beschreiben: Eine Sekretariatskraft mit Zugriff auf Ihre Praxissoftware kann einen Patienten noch im Gespräch auf einen anderen Tag legen. Der Telefonassistent verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Wer umbuchen möchte, bekommt also einen Rückruf statt einer Lösung im selben Gespräch.
Eine Sekretariatskraft kann außerdem vom vorgesehenen Ablauf abweichen. Ein unsicherer älterer Anrufer, ein Sohn, der für seinen Vater anruft, ein Gespräch, in dem Rezept, Verspätung und Rechnung durcheinandergehen: Sie stellt sich darauf ein, im Rahmen Ihrer Vorgaben. Der Telefonassistent hält sich an die Regeln, die Sie festgelegt haben, gibt keinen medizinischen Rat und folgt Ihren Regeln für Notfälle. Was darüber hinausgeht, nimmt er als Rückrufbitte auf.
Manche Patienten möchten einen Menschen hören, und das Telefonsekretariat bietet ihnen vom ersten Wort an eine menschliche Stimme. Der Telefonassistent meldet sich als Empfang der Praxis; fragt jemand nach, sagt er, dass hier „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“ spricht, und gibt sich nie als Mensch aus. Wer vor allem eine vertraute Stimme sucht, ist bei einer Sekretariatskraft besser aufgehoben.
Für eine Praxis mit wenigen Anrufen erlaubt das Telefonsekretariat eine Abrechnung nach Menge. Médical Connexion nennt auf seiner Preisseite eine Abrechnung pro Anruf, Cor-tel eine Monatspauschale für eine feste Zahl von Anrufen. Thelem führt ein Grundabonnement für Gesundheitsberufe, zu dem die Anrufe nach einer individuellen Preisliste hinzukommen. Wie man diese Modelle nebeneinanderlegt, erklärt der Ratgeber zu den Kosten eines medizinischen Telefonsekretariats.
Auch bei der Laufzeit gehen die Angebote auseinander: Thelem führt auf seiner Tarifseite eine Option ohne Mindestlaufzeit. ClinicAll beantwortet die Frage nach einer kostenlosen Testphase mit „Nein“, und zur Mindestlaufzeit heißt es: „Sie wird vor der Inbetriebnahme im schriftlichen Angebot festgelegt; einen Tarif ohne Mindestlaufzeit bieten wir nicht an.“ Den Preis erhalten Sie schriftlich nach einem 30-minütigen Gespräch, wie die Seite mit den Preisen von ClinicAll erläutert.
Bei den Daten übernimmt die Tabelle die Angaben auf den Internetseiten der Anbieter. Bei ClinicAll liegt das Anrufprotokoll in Deutschland, Sprache und Telefonie werden in den USA verarbeitet; die Seite zu Sicherheit und Datenschutz beschreibt diesen Rahmen. Die für das Telefonsekretariat herangezogenen Seiten nennen weder den Speicherort der Daten noch einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Fragen Sie beides beim Anbieter an, bevor Sie unterschreiben.
Durchstellen kann das Telefonsekretariat ebenfalls: Laut Thelems Tarifseite leitet es Anrufe bei Bedarf an das Praxisteam weiter. Beim Telefonassistenten gilt: Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist; sonst nimmt er eine Rückrufbitte auf. Der Ratgeber Weiterleiten oder zurückrufen hilft, diese Regel für Ihre Praxis festzulegen.
Fallen Ihre Anrufe vor allem in die Sprechzeiten und drehen sich um Terminänderungen, deckt eine externe Sekretariatskraft diesen Bedarf direkt ab. Kommen sie abends, am Wochenende oder in Spitzen, die niemand am Empfang auffangen kann, übernimmt der Telefonassistent. Bevor Sie entscheiden, schätzt der Rechner für verpasste Anrufe, wie viele Anrufe Ihre Leitung heute verliert.
Fragen
Was unterscheidet ein Telefonsekretariat von einer KI-Rezeption?
Beim Telefonsekretariat nimmt eine externe Sekretariatskraft Ihre Anrufe an, zu den mit der Praxis vereinbarten Zeiten, und pflegt den Kalender selbst. Die KI-Rezeption, hier ClinicAll, nimmt Anrufe auf der Nummer Ihrer Praxis auch außerhalb der Sprechzeiten an und gibt Ihrem Team eine Rückrufbitte mit Zusammenfassung. Der Telefonassistent verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt.
Kann eine KI-Rezeption Termine direkt in der Praxissoftware eintragen?
Ja, mit Mikrono: Dort steht der Termin am Ende des Gesprächs im Kalender. Bei XEYEX hält der Telefonassistent einen freien Termin fest, und Ihr Team bestätigt ihn. Bei jeder anderen Praxissoftware kommt der Terminwunsch als Rückrufbitte an, nicht als Kalendereintrag.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Sie erfahren es, sobald sie danach fragen. Der Telefonassistent meldet sich als Empfang der Praxis und nennt sich auf Nachfrage „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“. Er gibt sich nie als Mensch aus, während beim Telefonsekretariat eine Sekretariatskraft am Apparat ist.
Spricht die KI-Rezeption Deutsch?
Deutsch ist nicht geprüft: Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft. Jede weitere Sprache testen wir vor der Inbetriebnahme auf Ihrer Leitung. Rufen bei Ihnen überwiegend deutschsprachige Patienten an, besprechen Sie diesen Punkt mit uns, bevor Sie sich entscheiden.
Wie rechnen medizinische Telefonsekretariate ab?
Je nach Anbieter unterschiedlich. Thelem nennt ein Grundabonnement, zu dem die Anrufe nach individueller Preisliste kommen, Cor-tel eine Monatspauschale für eine feste Anrufzahl und Médical Connexion eine Abrechnung pro Anruf. Den Preis von ClinicAll erhalten Sie in einem schriftlichen Angebot nach einem 30-minütigen Gespräch.
Hören Sie, wie die Assistentin einen Anruf für Ihre Praxis annimmt
Eine 30-minütige Demo per Video. Wir zeigen die Assistentin live und schauen, wie sie zu Ihrer Praxis, Ihrer Software und Ihren Regeln passt.
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