KI-Rezeption oder Teilzeitkraft: wer das Telefon Ihrer Praxis übernimmt

Eine Teilzeitkraft passt zu einer Praxis, deren Telefon sich auf wenige feste Zeitfenster konzentriert und die in genau diesen Stunden auch jemanden am Tresen braucht. Sie empfängt die Patienten, trägt Termine direkt in die Praxissoftware ein und sieht dabei den tatsächlichen Kalender. Beides nennt das Berufsprofil von Appel Médical als Kern der Stelle.

Der Telefonassistent passt zu Praxen, bei denen das Telefon gerade dann klingelt, wenn niemand am Empfang sitzt: vor der Sprechstunde, in der Mittagspause, an den Nachmittagen ohne Sekretariat. Er nimmt jeden Anruf an, der in diesen Zeiten auf ihn geschaltet ist, und legt eine Rückrufbitte mit Name, Rückrufnummer und Anliegen ins Dashboard. Ihr Team arbeitet die Liste ab, sobald es wieder am Platz ist.

Ein Beispiel: Ihre Teilzeitkraft arbeitet montags, mittwochs und freitags bis mittags, die Sprechstunde läuft aber bis zum Abend. Am Dienstagnachmittag ruft eine Patientin wegen eines Kontrolltermins an und erreicht statt der Mailbox den Telefonassistenten, der ihr Anliegen aufnimmt. Am Mittwochmorgen liegt die Rückrufbitte vor, und die Teilzeitkraft vergibt den Termin im ersten Telefonat des Tages.

Wie viele Anrufe sich in solchen Lücken ansammeln, lässt sich vorab abschätzen. Der Rechner für verpasste Anrufe arbeitet mit Ihren eigenen Angaben zu Öffnungszeiten und Anrufaufkommen. Das Ergebnis zeigt, ob eine zusätzliche Stunde Sekretariat oder eine Umleitung auf den Telefonassistenten die Lücke eher schließt.

Die Wahl muss kein Entweder-oder sein. Die Teilzeitkraft bleibt am Vormittag am Tresen, der Telefonassistent übernimmt die Stunden, die ihr Vertrag nicht abdeckt, und in Spitzenzeiten die Anrufe, für die sie keine Hand frei hat. Sitzt sie am Platz, greift das Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist; fehlt eine der beiden Bedingungen, nimmt der Telefonassistent eine Rückrufbitte auf.

Welche der beiden Varianten Ihrem Ablauf entspricht, hängt davon ab, wie dringend Ihre typischen Anrufe sind. Unser Ratgeber zu Weiterleitung oder Rückruf geht die Fälle durch, in denen ein sofortiges Gespräch mit dem Empfang zählt, und jene, in denen ein Rückruf am selben Tag genügt.

Bei der Terminvergabe entscheidet Ihre Software. Mit Mikrono steht der Termin am Ende des Gesprächs in Ihrem Kalender; mit XEYEX, das gerade angebunden wird, hält der Telefonassistent einen Termin fest und Ihr Team bestätigt ihn. Bei jeder anderen Software kommt der Terminwunsch als Rückrufbitte an, nicht als Kalendereintrag; welche Systeme angebunden sind, steht auf der Seite zu den Integrationen.

Für Praxen mit französisch- oder englischsprachigen Anrufern zählt die Sprache. Der Telefonassistent erkennt die Sprache des Anrufers; Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft, jede weitere Sprache testen wir vor der Inbetriebnahme auf Ihrer Leitung. Welche Sprachen eine Teilzeitkraft spricht, hängt von der Person ab, die Sie einstellen, und das Berufsprofil von Appel Médical macht dazu keine Angabe.

Auf Nachfrage nennt sich der Telefonassistent „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“ und gibt sich nie als Mensch aus. Das Team, das ihn einrichtet und danach Ihre Fragen beantwortet, arbeitet auf Französisch, von Luxemburg aus.