KI-Rezeption oder Online-Terminbuchung: was beide für das Telefon Ihrer Praxis leisten

Eine Buchungsplattform passt zu Praxen, deren Termine sich gut in feste Raster fügen: die jährliche Kontrolle, der Sehtest, die Folgeuntersuchung mit bekannter Dauer. Der Patient sieht die freien Zeiten und legt sich fest, etwa abends auf dem Sofa, ohne mit jemandem zu sprechen. Laut der luxemburgischen Website von Doctena richtet sich die Buchung nach der tatsächlichen Verfügbarkeit im Kalender, sodass keine bereits vergebene Zeit erscheint.

Dr. Flex beschreibt auf seiner Produktseite zur Online-Terminvergabe, dass die Buchung direkt in der Praxissoftware ankommt. Am Empfang muss niemand etwas abtippen, denn der Termin steht, sobald der Patient ihn abschickt. Für eine Praxis mit passender Software läuft dieser Weg also vollständig am Telefon vorbei.

Anders sieht es aus, wenn das Telefon wegen etwas anderem klingelt als einem freien Termin. Eine Patientin fragt, ob die Praxis ohne Stufen erreichbar ist, ein Vater will wissen, welche Unterlagen sein Kind mitbringen soll, ein älterer Herr hat noch nie online gebucht. Keine Buchungsseite beantwortet diese Anrufe, und sie kommen oft gerade dann, wenn Ihr Team mit dem Wartezimmer beschäftigt ist.

Die Anbieterseiten zeichnen dieselbe Grenze. Doctena stellt auf seiner Website für Luxemburg keinen Dienst vor, der die Anrufe der Praxis entgegennimmt, und die Preisseite von Dr. Flex nennt weder ein Durchstellen an Ihr Personal noch Gesprächszusammenfassungen. Einen Buchungsweg in mehreren Sprachen führt die Produktseite von Dr. Flex ebenfalls nicht auf.

Eine KI-Rezeption lohnt sich dort, wo das Telefon klingelt, während alle Hände bei Patienten sind. Das betrifft die Einzelpraxis zwischen zwei Behandlungen, den Empfang, an dem eine Person Tresen, Wartezimmer und Leitung zugleich betreut, oder die Mittagspause, in der niemand abhebt. Wie viele Anrufe dabei unbeantwortet bleiben, schätzen Sie mit dem Rechner für verpasste Anrufe, bevor Sie sich festlegen.

Bei diesen Anrufen meldet sich ClinicAll als Empfang Ihrer Praxis und gibt weiter, was Sie hinterlegt haben: Sprechzeiten, Anfahrt, mitzubringende Unterlagen, Ihre Regeln für dringende Fälle. Medizinische Ratschläge gibt der Telefonassistent keine. Vorgesehen ist ein Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist; sonst nimmt er eine Rückrufbitte mit Namen, Anliegen und Rückrufnummer auf.

Was mit einem Terminwunsch geschieht, hängt von Ihrer Praxissoftware ab. Mit Mikrono steht der Termin am Ende des Anrufs in Ihrem Kalender, wie die Seite zur Anbindung an Mikrono beschreibt. Mit XEYEX merkt der Telefonassistent einen Termin vor, den Ihr Team bestätigt. Bei jeder anderen Software kommen Termine als Rückrufbitten an, nicht als Kalendereinträge: Ihr Team meldet sich beim Patienten und vereinbart den Termin mit ihm.

Dasselbe gilt, wenn jemand einen bereits gebuchten Termin ändern möchte. Der Telefonassistent verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Er hält fest, um welchen Termin es geht und welche Zeit dem Patienten lieber wäre, damit der Rückruf kurz bleibt.

In einer Grenzregion zählt neben dem Termin auch die Sprache des Anrufs. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft; jede weitere Sprache testen wir vor der Inbetriebnahme auf Ihrer Leitung. Wie ein Empfang mit mehreren Sprachen umgehen kann, beschreibt der Ratgeber zum Praxisempfang in drei Sprachen in Luxemburg.

Beide Lösungen vertragen sich gut. Wer gern selbst bucht, behält die Buchungsseite. Der Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe entgegen, solange die Leitung geöffnet ist, und notiert das Anliegen. Zu welchen Tageszeiten Ihr Telefon diese Unterstützung am ehesten braucht, zeigt der Ratgeber dazu, wann Patienten in der Praxis anrufen.