Secrétaire IA opticien Nancy : l’assistant qui répond quand l’équipe est au comptoir

Premier appel : un client de Villers-lès-Nancy veut changer de lunettes et souhaite passer pour un contrôle de vue ou pour essayer des montures. L’assistant lui demande quel jour et à quelle heure il préfère venir, puis lui soumet une plage libre. Votre équipe confirme le créneau retenu depuis le comptoir, entre deux essayages.

Le client veut ensuite savoir quoi apporter. L’assistant lit la liste fournie à la mise en place : ordonnance, carte Vitale, attestation de mutuelle, anciennes lunettes ou boîte de lentilles. Savoir si l’ordonnance permet encore un renouvellement reste l’affaire de l’opticien, au magasin.

Quand la conversation dérive vers le remboursement ou le tiers payant, aucun reste à charge n’est promis. L’assistant note la mutuelle du client et transmet une demande de devis, que votre opticien établit après avoir lu l’ordonnance. L’information reste neutre et ne pousse pas à changer d’équipement avant l’heure, comme l’exige la convention nationale des opticiens (Assurance maladie).

Quelques jours après, le même client rappelle : le créneau ne lui va plus. L’assistant ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Il transmet une demande de rappel portant le créneau retenu et celui que le client aimerait, et c’est vous qui modifiez l’agenda.

Si votre magasin fait aussi de l’audioprothèse, ce premier appel peut concerner un premier appareillage, ou le réglage et l’entretien d’une aide auditive déjà portée. L’assistant précise s’il s’agit d’un premier équipement ou d’un suivi et traite la demande de rendez-vous comme les autres. Il n’annonce jamais un reste à charge nul : c’est votre audioprothésiste qui présente le devis, avec l’offre réglementée exigée pour chaque oreille appareillée.

Dans le second appel, une cliente de Malzéville demande si ses progressifs sont livrés, ou si la monture déposée à l’atelier est prête. L’assistant ne consulte ni le logiciel de gestion ni le suivi des commandes. Il note son nom, la référence disponible et le moment souhaité pour le rappel. Votre équipe vérifie à l’atelier puis répond.

Un standard téléphonique opticien Nancy qui sonne dans le vide n’en garde aucune trace. Avec l’assistant, la demande de rappel s’affiche dans le tableau de bord avec son motif, et la personne qui ferme le soir voit ce qu’il reste à traiter. Une plaquette à remplacer, une branche à resserrer, un ajustage : ces demandes suivent le même chemin.

Le samedi, quand les essayages s’enchaînent, ces demandes s’accumulent sans interrompre le comptoir. Chacune porte le nom du client et ce qu’il attend, et l’opticien rappelle dans l’ordre qui lui convient, en commençant par les montures cassées.

Un client qui insiste pour parler à quelqu’un sur-le-champ obtient le transfert vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée. Si l’opticien est en examen de vue, si c’est midi ou si le magasin a fermé, l’assistant enregistre plutôt une demande de rappel. Aucune correction ne se dicte au téléphone : votre équipe la transmet au prescripteur par un moyen confidentiel.

Certains appels n’ont plus rien à voir avec une commande. Un client gêné par ses nouveaux verres ou ses lentilles obtient une demande de rappel de l’opticien. Pour un œil rouge dont la vision baisse soudain, l’Assurance maladie prévoit une consultation chez l’ophtalmologue dans la journée ou un passage aux urgences, pas un contrôle de vue en magasin.

L’assistant ne donne aucun conseil médical et applique vos règles d’urgence. Si elles désignent l’Hôpital Central du CHRU de Nancy ou un ophtalmologue nancéien, c’est cette orientation qu’il transmet, sans commenter les symptômes. Côté audition, une surdité brutale relève de l’urgence médicale selon ameli, et la consigne que vous avez fixée s’applique de la même façon.

L’accueil ne remplace pas le professionnel habilité, et aucun équipement d’optique médicale ne se vend sans opticien habilité présent au magasin. L’assistant prend les appels pendant que l’opticien examine ou ajuste, et lui laisse chaque décision sur l’équipement, le devis et l’urgence.

Pour chiffrer ce que ces appels représentent chez vous, le calculateur d’appels manqués s’adapte à vos volumes. Notre guide sur le suivi des commandes au téléphone revient en détail sur le second appel, et la page dédiée aux opticiens décrit les autres motifs. Le prix est fixé par écrit à l’issue d’un échange de 30 minutes, comme le précise notre page tarifs, et l’index des villes mène aux autres pages.