Secrétaire IA dentiste Nancy : les appels pris pendant que vous soignez

Tout commence par une patiente de Laxou : sa couronne s’est décollée pendant le déjeuner. Elle téléphone en début d’après-midi, alors que les fauteuils sont pris et que le comptoir est vide. L’assistant décroche au nom du cabinet et lui demande son nom, quand elle est née et comment c’est arrivé.

Viennent ensuite les questions que vos règles attachent à ce motif, dans l’ordre que vous avez fixé. D’après ameli.fr, une douleur dentaire qu’on ne peut plus supporter ou une bouche qui ne s’ouvre plus justifie de voir le chirurgien-dentiste avant la fin du jour. Si la patiente décrit l’un de ces signes, l’assistant applique la conduite écrite pour ce cas, et aucune autre.

Sans aucun de ces signes, il ne se prononce ni sur le délai ni sur la façon de garder la couronne. L’assistant ne donne aucun conseil médical : il transcrit ce que la patiente raconte, dans ses propres termes. C’est le chirurgien-dentiste qui, en lisant la demande, fixe l’urgence.

Quand l’accueil est tenu et qu’une ligne de transfert existe, l’appel bascule vers votre équipe, motif déjà saisi. Dans le cas inverse, l’assistant ouvre une demande de rappel titrée « couronne décollée » et annonce à la patiente que le cabinet la rappellera. Il ne lui donne aucune heure : le créneau, c’est votre équipe qui le propose.

Une dent cassée peut cacher autre chose. Si la chute s’est accompagnée d’un choc violent à la tête, d’une perte de connaissance ou de vomissements, ameli.fr demande d’orienter vite vers le 15 ou le 112. Vos règles peuvent poser cette question en premier, pour que l’orientation passe avant le nom et le numéro.

Ameli.fr traite aussi le cas d’un patient qui respire ou avale avec peine : direction le SAMU au 15, ou le 112, immédiatement. Une dent expulsée, fracturée ou déplacée par un traumatisme relève quant à elle d’une consultation dentaire en urgence, toujours selon l’Assurance Maladie. L’assistant applique vos règles d’urgence telles que vous les avez rédigées, sans aucun tri de son propre chef.

Si vous adressez certains patients à un site du CHRU de Nancy, nommez-le dans vos règles : Hôpital Central, Maternité régionale ou Centre chirurgical Émile Gallé. L’assistant ne cite que l’établissement désigné pour ce motif. Pour formuler ces questions, servez-vous de notre guide sur les appels d’urgence dentaire.

Second appel : un père de Vandœuvre-lès-Nancy dont le fils a un contrôle orthodontique la semaine prochaine, à un horaire qui ne convient plus. Il en profite pour demander ce que sa mutuelle remboursera sur le devis de prothèse qu’il a reçu pour lui-même.

L’assistant relève le rendez-vous à changer, le nom de l’enfant et les plages où la famille peut venir. Il ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Comme il n’a accès ni au dossier ni à votre agenda, il n’annonce aucune place libre.

Sur le devis, ni montant ni remboursement ne sont commentés. La question s’ajoute à la même demande de rappel, à l’intention de la personne qui gère les devis au cabinet. Comme le rappelle sante.gouv.fr, l’accueil ne pose pas de diagnostic et ne propose pas de traitement de lui-même ; tout ce qui touche au soin remonte au chirurgien-dentiste.

Le père veut enfin savoir où en est le traitement de son fils. Pour l’Ordre national des chirurgiens-dentistes, le contenu du dossier ne se communique qu’au patient ou à une personne que la loi y autorise, après contrôle de son identité et de son droit d’accès. L’assistant, qui ne voit aucun dossier, laisse la question à votre équipe, chargée de cette vérification.

Les notes prises au téléphone entrent dans le champ du RGPD. L’Ordre national des chirurgiens-dentistes classe les données de santé recueillies à l’accueil parmi les données sensibles, placées sous la responsabilité du praticien et inscrites à son registre des traitements. Ajoutez l’accueil téléphonique à ce registre avant la mise en service ; notre guide consacré à la confidentialité des échanges téléphoniques reprend ces points.

Dans le tableau de bord, votre équipe trouve les deux demandes, chacune avec son motif et les coordonnées de l’appelant. Elle rappelle la patiente de Laxou, puis le père de Vandœuvre-lès-Nancy, dans l’ordre qu’elle choisit. Aucune n’a créé de rendez-vous dans votre logiciel de gestion : votre équipe l’y inscrit après le rappel.

Ville universitaire, Nancy voit arriver des appels en anglais, et l’assistant détecte la langue de l’appelant. Le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service ; nous validons toute autre langue sur votre ligne avant la mise en service. L’équipe qui met l’assistant en service et répond ensuite à vos questions travaille en français, depuis le Luxembourg.

Le prix figure dans un devis écrit, établi à l’issue d’une conversation de 30 minutes ; notre page de tarifs explique comment. Le poids de ces appels dans votre cabinet se mesure avec le calculateur d’appels manqués, réglé sur vos propres chiffres.

Les autres cabinets nancéiens reçoivent d’autres appels : notre page sur Nancy les présente, de même que la page des médecins généralistes de Nancy. Pour Metz, Thionville et le Luxembourg, passez par les autres villes du site.