En bref
Pour savoir combien coûte un télésecrétariat médical, regardez moins le tarif affiché que la façon dont il est compté : à l’appel, à la minute, au forfait mensuel ou par plage horaire. Pour comparer deux devis, ramenez-les au volume d’appels réel de votre cabinet, ajoutez les frais de mise en place et les dépassements, puis regardez ce que le service fait de chaque appel. Une demande notée sans suite coûte autant qu’un appel resté sans réponse.
Les quatre façons de facturer un télésecrétariat
La facturation à l’appel est la plus simple à lire : chaque appel pris par le service est compté, qu’il dure le temps d’un nom ou celui d’une longue explication. Elle convient à un cabinet qui reçoit peu d’appels en dehors de ses heures d’accueil. Elle devient coûteuse dès que les patients rappellent plusieurs fois pour la même demande.
La facturation à la minute suit le temps passé en ligne. Un cabinet dont les appels sont courts, comme une confirmation d’horaire ou une adresse, y trouve son compte. Un cabinet où chaque appel demande un motif détaillé et une recherche de créneau paie davantage, même avec peu d’appels.
Le forfait mensuel inclut un volume d’appels ou de minutes, puis facture chaque unité au-delà. C’est le modèle le plus prévisible tant que vous restez sous le volume prévu. Demandez toujours le prix de l’unité supplémentaire et ce qui se passe quand le forfait est épuisé : certains services continuent de répondre, d’autres basculent sur une messagerie.
La facturation par plage horaire réserve une personne ou une équipe sur des créneaux précis, par exemple les matinées de consultation. Vous payez la présence, que le téléphone sonne ou non. Ce modèle se compare plus facilement au salaire d’une secrétaire qu’aux formules à l’usage.
Les lignes que le devis ne met pas en avant
Les frais de mise en place sont la première ligne à chercher. Ils couvrent la rédaction des consignes, le paramétrage de l’agenda et parfois l’ouverture d’un numéro. Un devis qui n’en parle pas les facture souvent plus tard, sous un autre nom.
La durée d’engagement pèse autant que le tarif mensuel. Lisez le préavis, la reconduction et ce qui arrive à votre numéro si vous changez de prestataire. Un numéro qui appartient au service et non au cabinet rend tout départ plus lent.
Regardez enfin les heures couvertes. Un forfait qui s’arrête à l’heure du déjeuner ou le samedi matin laisse précisément les créneaux où votre accueil est fermé. Pour voir lesquels sont à découvert dans votre semaine, l’outil de couverture horaire du cabinet place vos horaires d’ouverture face aux heures où les patients appellent.
Le salaire d’une secrétaire, point de comparaison
La comparaison la plus utile reste le coût d’une secrétaire salariée. Le Smic horaire brut s’élève à 12,31 € selon Service-Public.fr, et le Smic mensuel brut à 1 867,02 € pour un temps plein, toujours d’après Service-Public.fr. À ce plancher s’ajoutent les cotisations patronales, les congés, les remplacements et le temps de formation.
Ce chiffre ne dit pas tout. Une secrétaire présente au comptoir accueille les patients, gère les dossiers et répond au téléphone en même temps, si bien que les appels attendent quand la salle d’attente est pleine. Un télésecrétariat ne la remplace pas : il prend les appels qu’elle ne peut pas prendre. Le guide sur le recrutement d’une secrétaire médicale en Lorraine détaille l’autre option.
Comparez donc à coût égal ce que chaque solution couvre. Une secrétaire à mi-temps couvre ses heures de présence ; un service externe couvre les plages achetées ; un assistant vocal couvre les heures où la ligne est ouverte. La comparaison entre une secrétaire IA et une secrétaire à temps partiel reprend ces différences point par point.
Le coût que la facture n’affiche pas
Le poste le plus cher n’apparaît sur aucun devis : ce sont les appels auxquels personne ne répond. Un patient qui tombe sur une sonnerie sans fin rappelle plus tard ou prend rendez-vous ailleurs, et le cabinet ne l’apprend pas. Pour un cabinet qui vit de ses consultations, chaque créneau perdu ainsi pèse plus lourd qu’une minute facturée.
Avant de signer, estimez ce volume pour votre propre cabinet. Le calculateur d’appels manqués part de vos appels par jour, de ceux qui restent sans réponse et de la valeur d’une visite pour estimer le chiffre d’affaires en jeu chaque mois. Cette estimation donne un ordre de grandeur de ce que vous pouvez consacrer à l’accueil téléphonique.
Un appel pris ne vaut pas non plus un appel traité. Si le service note un message à déchiffrer le lendemain, votre équipe doit encore consacrer du temps au traitement de l’appel. Demandez à voir un exemple de compte rendu : le nom, le motif, le créneau souhaité et le numéro à rappeler doivent y figurer.
Ce qu’un télésecrétariat humain et un assistant vocal facturent
Un télésecrétariat humain facture du temps de personnes, réparti entre plusieurs cabinets. Son prix monte avec les heures couvertes et le nombre d’appels, et l’appel est pris par la personne disponible à ce moment-là. Il sait improviser face à une situation imprévue, ce qui reste son avantage.
Un assistant vocal facture surtout des minutes d’appel. Il répond de la même façon au premier appel de la journée et au dernier, selon les consignes que vous avez fixées. Il ne fait en revanche que ce qui a été paramétré : la page sur ce qu’une secrétaire IA ne fait pas en dresse la liste.
La comparaison complète entre une secrétaire IA et un télésecrétariat médical met les deux modèles côte à côte, sur l’accueil, la prise de rendez-vous et le suivi des demandes. Le choix tient rarement au seul prix : il tient à ce que chaque appel devient une fois raccroché.
Comment ClinicAll fixe son prix
ClinicAll facture par établissement et par mois, avec des minutes d’appel incluses et partagées entre tous les agendas du site. Deux sites font deux établissements, même pour un seul cabinet. Les minutes ne sont multipliées ni par praticien ni par agenda, et chaque minute au-delà du forfait est facturée au tarif de la formule.
Quand les minutes incluses sont épuisées, l’assistant continue de prendre les appels. Les formules se distinguent par le volume de minutes et par le temps que notre équipe passe sur vos appels, pas par la voix ni par la qualité des réponses. Les frais de mise en place sont payés une fois, chiffrés avant le début des travaux et séparés de l’abonnement.
Le montant vous est communiqué par écrit, après un appel de 30 minutes où nous montrons l’assistant sur un cas proche du vôtre. Il n’y a pas d’essai : la démo sert à juger, puis la mise en place fait l’objet d’un devis écrit. Durée d’engagement, selon les tarifs de ClinicAll : « Elle est fixée dans le devis écrit, avant la mise en service ; il n’y a pas de formule sans engagement. »
Ce que le prix couvre, appel par appel
L’assistant répond au nom de votre cabinet et se présente comme la réceptionniste virtuelle du cabinet quand un patient le demande. Il note le nom, le motif de l’appel et le numéro à rappeler. Votre équipe retrouve chaque demande de rappel dans le tableau de bord, avec un résumé de l’appel et sa durée.
Pour les rendez-vous, tout dépend de votre logiciel du cabinet. Là où la connexion est en service, le rendez-vous est dans votre agenda à la fin de l’appel ; ailleurs, la demande de rendez-vous arrive à votre équipe, qui rappelle le patient pour la confirmer. Pour un changement, l’assistant ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Les logiciels connectés figurent sur la page des intégrations.
Le transfert vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée fait partie du service ; sinon, l’assistant prend une demande de rappel. Le guide transférer l’appel ou proposer un rappel aide à choisir la règle selon vos horaires. L’assistant ne donne aucun conseil médical et applique vos règles d’urgence.
Côté langues, le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service, et nous validons toute autre langue sur votre ligne avant la mise en service. L’équipe qui met l’assistant en service et répond ensuite à vos questions travaille en français, depuis le Luxembourg.
Les questions à poser avant de signer
Demandez d’abord comment l’unité est comptée : appel, minute ou plage horaire, et à partir de quand un appel commence à coûter. Faites chiffrer un mois chargé, pas un mois moyen, avec le prix de chaque unité au-delà du forfait. Notez séparément les frais de mise en place.
Demandez ensuite ce que devient un appel : un rendez-vous dans l’agenda, une demande de rappel détaillée ou un simple message. Vérifiez ce qui se passe hors des heures couvertes et quand la ligne sature. Faites préciser à qui appartient le numéro et comment on le récupère.
Avec ces réponses, deux devis deviennent comparables, quel que soit leur mode de calcul. Les autres guides pour les cabinets traitent de l’accueil téléphonique, des horaires et des appels manqués, si vous voulez préparer la suite.